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项目执行过程中的注意事项

如果项目启动和项目计划阶段都照搬书本,往往会出现项目执行不力的情况。这就是为什么控制整个阶段对项目经理来说是至关重要的,以使项目达到终点。要在整个过程中保持主导地位,需要注意以下项目执行要点。


项目管理软件


在项目启动和计划之前,项目执行是大多数项目经理坚持的传统项目生命周期模式的第三阶段。虽然有效的项目计划对项目成功至关重要,但能够执行计划则更为重要。完美的项目执行需要控制项目时间、预算、团队管理和涉众管理。

为什么你需要一个项目执行计划?

把项目管理执行计划想象成你自己的闪电战。你可以使用快速的部队、打击战术和大量的机动,以最小的损失和最大的收益将你的项目从a点带到B点。尽管在大多数情况下,错误会悄悄出现,但拥有自己的项目执行计划样本将帮助你将这些错误降到最低。

项目执行过程中的挑战

一个可行的项目执行计划还将帮助你解决通常被称为战略执行差距或挑战的问题,这些问题可能出现在公司层面和项目层面。

战略执行差距,是指组织根据其战略应该完成的工作和根据项目实际得到资金和执行而实际完成的工作之间的区别。

但是对于具体的项目来说,战略执行差距意味着什么呢?知名项目管理作家托德·威廉姆斯(Todd Williams)一本名为《Filling Execution Gaps》的书中,以下6个执行差距是项目经理,中层经理,甚至管理人员在试图指导和管理项目执行时每天都要面对的:

Ο 没有共识
Ο 未参与的执行发起人
Ο 战略目标的不一致
Ο 不可靠的变更管理
Ο 薄弱的公司治理
Ο 有问题的领导

项目执行的注意事项

对于所有这些挑战或差距,如何提高项目执行,以及在成功交付项目的过程中应避免哪些错误?以下有一些基于实践的建议:

不要假设涉众会相互沟通

顾名思义,利益相关者是一群人,他们与你的项目、公司或组织有利害关系或某些特定利益。无论项目成功还是失败,他们都将受到影响。PMI报告称,在56%的失败项目中,沟通不佳是一个促成因素。这就是为什么在项目管理的执行阶段,密切关注涉众的参与和沟通是至关重要的。

在你的团队中明确定义职责和责任  

在制定的环境中,责任将展示团队中谁负责交付什么任务。问责制通常指向对某一决定负责的人,需要对交付成果或失败负责的人。如果项目职责和责任没有在早期明确,那么当你遇到第一个问题时,相互指责就开始了。但问题是,许多人在开始阶段之后就忘记了项目管理的这一部分,这可能会在你最意想不到的时候卷土重来。

典型的项目管理执行过程很少是静态的,一些任务和优先级发生变化,范围得到调整。这就是为什么不仅需要在项目的计划阶段,还要在整个项目的执行过程中定义职责和责任。如果你花时间来沟通谁负责以及对项目的哪个部分负责,那么团队成员就会更容易更有效地沟通和合作。每个人都将知道他们在项目中扮演什么角色,以及他们需要做什么才能看到项目成功。

总结

为了在项目执行计划过程中保持主导位,平衡约束、管理进度,利用现代项目管理软件可以更好帮助团队规划、执行和沟通项目。

8Manage PM项目管理软件,可让你在一个系统中管理计划、成本和实时与团队沟通。8Manage PM项目管理软件还提供了一套项目计划从起初到结束所需的所有应用。可将文档上传到一个安全保密的位置,并制定一个全面的项目计划,以考虑你的预算、资源、工作量等。

然后,便可以用最适合你的格式创建计划,无论是甘特图、工作表还是实时看板。在制定计划并设置基线后,在可自定义的项目仪表板上实时跟踪差异,且在项目执行计划过程中,当团队成员完成他们的任务时,项目计划会自动更新,使你的项目保持在正轨和预算内。具体应用方案,请联系我们获取。
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