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新闻与资讯

项目管理中的供应合同管理技巧

大多数供应合同都包含成本、时间和功能等要素,但为项目签发的合同需要特殊考虑。将项目管理与供应商联系在一起的合同,通常是基于项目在预算内按时完成的共同利益。这种共同利益允许你与供应商建立积极的关系,并在关键任务未履行时给予合同制裁。



风险

如果项目延迟或没有按计划进行,那么它就会给负责人带来风险。如果项目管理人员不得不采取特殊措施来加快工作速度以维持完成日期,项目就会产生额外的成本。理想情况下,主要供应商和负责人分担这些成本。基于共同风险的合同关系意味着双方试图将额外成本降到最低,并尽其所能地完成自己的工作。

责任

虽然你可以将合同关系建立在共同风险的基础上,但各方的责任必须明确。通常合同规定,每个供应商和负责人都要对自己的供应和工作负责。合同必须明确规定,你将履行计划和协调职责,供应商将履行合同职责。

供应

作为项目经理,你为项目所需的商品和服务下订单。最终的合同必须详细说明承包商必须提供的材料或工作、总价格、供应的时间和材料必须具备的特性。虽然合同的其他部分影响合同关系,但供应细节规定了核心义务。

验收

合同是建立良好关系的基础,它规定了供应必须具备的、以便项目管理人员验收的特性。如果项目需要一定数量或重量的材料或有特殊证明的材料,合同必须明确细节。如果员工必须拥有执照或许可证,合同必须列出它们。基于这种合同的合同关系为项目管理提供了明确的基础,以便验收供应或在供应不符合合同要求的情况下拒绝验收。

付款

项目管理的核心义务是按照合同条款进行付款。项目主要部分的典型合同规定了进度付款,例如签订、开始生产、发货、验收和项目完成的具体百分比。良好合同关系的基础是建立付款结构,最大限度地减少供应商的融资要求,同时限制项目管理人员在供应商不履行合同时多付款项的风险。

保修

项目管理的一个关键部分是交付完成负责人所要求功能的项目。项目合同通常规定,主要项目组成部分的供应商必须保证其供应在特定时期满足并继续满足项目要求。积极的合同关系意味着项目管理人员可以在友好的基础上与供应商解决保修问题。

项目管理中的供应合同管理技巧

传统上,项目管理中的合同管理和合同谈判是使用纸张、电子邮件和无组织的计算机文件手动进行的。但是,这通常会导致交易绩效低下、业务关系不佳、运营效率低下、错失机会和利润率低。很明显,这是供应商管理协议的一种无效方式,仍然依赖手动管理的企业应该寻求投资于自动化平台,以改进其流程。

8Manage PM等专业项目管理软件为企业提供合同自动化、可审计的单一事实来源以及项目进度和合同活动的实时视图。

启动的合同应反映目标、进度时间表、项目预算和可用资源,这一点很重要。它们还应反映法规、规范和潜在风险。使用8Manage PM将项目的所有方面相互联系起来,在修订期间提供审计跟踪,并保证在适当的时间与适当的人员进行沟通。

你还可以实现以下好处:

○ 供应商和招标管理
○ 改进出价分析
○ 采购和资源规划
○ 合同变更管理
○ 加强沟通和协作
○ 审计追踪和文件记录
○ 在预算范围内按时交付项目

当你投资自动化解决方案时,你可以利用标准化模板、绩效跟踪和其他功能来帮助你快速完成有利于你的业务的交易。因此,如果你正在寻找一种方法来最大限度地发挥采购供应协议的好处,那么8Manage PM就是你的最佳选择。