什么是项目工作流？为什么它很重要？

创造性工作需要大量的结构，特别是当你想要稳定并扩大创造性工作的规模时。创造性工作或其他工作的“这种结构”由项目工作流定义。

项目工作流可以帮助你绘制一项工作从开始到结束所需的步骤。它的意义在于术语本身——工作流：数据和活动的移动。

如果你想要更好地管理你的公司，理解和制定清晰的项目工作流至关重要。用工作流补充你的创造力和行业专业知识，你将能始终如一地提供一流的解决方案。

什么是项目工作流？

工作流可以被定义为“协调的、可重复的活动模式”。

项目工作流定义了为推进项目而必须交换或完成的活动、职责和数据的顺序。项目工作流通常定义一组可重复的、结构良好的活动。

你可以把看作包含复杂逻辑的高级清单，其中的逻辑用于定义活动的顺序。

理解工作流的一个简单方法是回忆你上次去杂货店的经历。“买两打鸡蛋和一条面包”是一个清单。但“如果面包不到13元，就买两个面包。否则只买两打鸡蛋”，这就是工作流的一个例子，它包含多个基于逻辑的步骤。

什么不是工作流？

工作流的步骤之间必须有一些交互或者依赖关系。如果步骤2与步骤1没有关联，你就不能称之为工作流，充其量称之为清单。

例如，下面就是一个工作流的例子：
①创建微博帖子
②在微博上分享微博帖子的链接

在创建微博帖子之前，你不能分享微博帖子的链接。因此，②直接依赖于①。
 
然而，以下内容不能归类为工作流：
①创建微博帖子
②分享上周在微博上发布的帖子的链接

为什么？因为②与①没有交互。你甚至可以在创建本周帖子之前，分享上周的微博链接。

工作流和流程的区别

总的来说，工作流是面向任务的。工作流定义需要执行的活动以及执行的顺序。

 “流程”更加宽泛，定义一项任务从开始到完成所需的所有数据、决策、报告、通知等。
例如，在内容营销活动中，“写稿子”>“发帖子”>“推广帖子”是个工作流，只是定义了一篇稿子从想法到实际资产必须完成的任务。

然而，在写稿子之前，你必须选择合适的撰稿人。在此之前，你必须收集需求并集思广益制定内容策略。

一旦稿子发布，你必须与公关和社交媒体团队合作进行推广。最后，在发布后，你必须向主要的干系人发送一份报告。

这一系列活动就是 “流程”。流程更深入、更复杂，着眼于产生可交付成果所需的所有步骤(有形的和无形的)。而工作流只考虑从开始到最终交付的浅层步骤顺序。

换句话说，工作流包含在流程中，即前者是后者的子集。

为什么工作流很重要

项目工作流改变项目管理的方式，给你带来结构和秩序。

让我们看看在项目管理策略中采用项目工作流的一些具体的、有形的好处：

1. 改善项目管理：项目工作流定义创建可交付成果所有步骤，让员工知道需要做什么以及按照什么顺序做，并为你的操作构建可预测性和可伸缩性。

2. 更准确的成本和时间估算：项目工作流定义生产流程中的各个步骤，帮助你更好地估算资源和时间需求。更好地估算对健康的机构来说至关重要。

3.更高效的操作：工作流的制定有助于发现低效和冗余，从而让你找到更快、更精简的做事方法，还有助于识别风险，以便采取补救措施进行规避。

项目管理工作流程如果实施得当，可以提高项目执行的整体效率，同时鼓励协作的透明度。最终，这可确保项目保持在预算范围内并在期限内交付高质量的成果。

使用8Manage PM等自动化项目管理软件，你可以确保为你的项目提供最佳工作流程，并最大限度地提高每个项目的投资回报率。

8Manage PM支持你创建工作流的可视化表示，包括所有条件任务和异常。该软件可自动执行大部分体力劳动，使你的工作流程更有效率。自动化还使你可以实时跟踪任务的状态，例如它们是否已完成、待处理或进行中。当截止日期临近时，8Manage会向分配的团队成员发出警报，确保每个人都知道日程安排并保持项目正常进行。

该解决方案还可以让你从同一平台处理案例工作流和项目工作流，而不是针对所有这些情况使用不同的工具。如果你正在寻找一种组织和管理工作流程的方法，请开始使用8Manage PM吧。