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关于电子采购,你需要知道什么

电子采购,又称供应商交换,是指通过网络界面或其他网络化系统对物资、设备、作品和服务进行的采购和销售。

该技术旨在集中和自动化企业、客户和其他价值链合作伙伴之间的沟通,提高采购实践的速度和效率。

它拥有一套创新的功能——所有的设计都是为了提高效率和有效性,降低采购的总成本。

背景

电子采购始于20世纪80年代,电子数据交换(EDI)在那时诞生。EDI允许在业务人员之间共享文件和文档,这在当时是颠覆性的。企业不再需要亲自递送文件,因为文件可以通过电子方式进行发送。

在采购的背景下,EDI允许客户和供应商使用呼叫转移网络发送和接收采购订单和发票,这最终被电子邮件所取代。

上世纪90年代后期,随着各企业专门为供应商开发专用的在线目录,EDI得到了改进。

在现代背景下,电子采购涉及与评估和选择供应商相关的活动,如电子竞价和电子招标,以及你需要从这些供应商采购的东西,包括电子订单和供应商目录。



电子采购的好处

电子采购为你的企业提供了显著的好处,下面列出了最常见的好处:

自动化费劲的任务——在企业和供应商之间,订单竞价和采购订单文档管理、评估和选择供应商、议价、同意和存储供应商合同等任务可以自动化,从而提高做生意的速度,腾出员工做其他任务。

改善采购工作流程——这实现了最终用户的自助服务和通过企业已审批目录进行控制的去中心化,以及更顺畅地处理员工请购单(商品和服务的订购)和供应商付款。

可视化采购行为——电子采购让你的企业了解它的支出。这些数据是无价的,可以帮助你控制不合规(或不规范)的支出,确定供应商整合的领域,或利用采购力协商成本节约。

连接到外部供应链和ERP——实时信息可在ERP或财务系统和供应链之间共享,以便更全面清楚地了解供应商信息和供应商交易。

电子采购如何工作?

电子采购旨在简化常规采购流程。不用手动处理交换合同、发送招标文件和填写供应商准入问卷等任务,整个过程是自动化的。它还融合了采购和财务要素,简化两者之间的业务。以下是电子采购解决方案的关键组件:

供应商管理——指的是采购企业管理供应商信息、沟通、绩效和关系。供应商管理包括获得关于整个供应商数据库的信息、沟通和持续绩效的完整可见性。供应商管理通常包括两个要素:供应商关系管理(SRM)和供应商信息管理(SIM)。

寻源和合同管理——详细说明企业在识别和获得产品或服务时进行的端到端流程。寻源和合同管理套件处理战略寻源活动和合同管理,通常包括电子寻源(电子竞价和电子招标)和合同管理。

采购——描述从供应商处订购产品或服务,直至企业支付所提供服务的费用的端到端流程。采购包括产品订购、供应商要求、预算授权、发货收据和发票处理。采购软件提高了整个采购生命周期的效率、节约、支出管理和透明度。

分析学——大多数用于企业的工具都使用某种分析学平台,电子采购也不例外。通常,分析学允许采购和财务专业人员查看整个企业的支出并采取纠正措施。这通常是通过易于配置的概览实现的,为决策者提供做出明智决策所需的信息。


8Manage SRM具备上面提到的整体和集中功能,可以帮助组织应对无数采购挑战。该解决方案对采购每个环节进行严密的跟踪与管理,从需求到交付全过程实现招采电子化和自动化。

同时,通过建立健全的供应商评价体系,8Manage SRM对供应商行为进行多维度评估,不断优化企业可利用供应商资源结构。

系统实时连通供应商、客户、项目、采购、人事、财务等数据,自动打通各部门之间的信息共享与流通,实现数据的快速传递,大大提高采购效率和采购质量。

当今最高效的采购团队依赖8Manage SRM电子采购系统之类的软件来管理采购流程,还可以解决风险管理和库存管理问题。随着你组织的成长,你的采购平台需要灵活并适应你组织的需求——而8Manage SRM可以做到这一点。联系我们即可免费申请产品演示。

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