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新闻与资讯

强化项目成本管理,推动项目成功

项目管理的目标是使项目成功,满足客户的期望以及企业内部目标的实现。但现实是什么呢?在一项研究报告中显示,接受调查的IT项目中有14%被视为失败,只有57%的项目在最初的预算范围内完成,其他项目超过了最初设定的目标。

这对企业来说肯定不是什么好消息,因为成本超支不仅影响企业的利润,还会影响企业未来执行项目的能力。了解什么是项目成本管理,以及如何有效地进行项目成本管理,可以帮助企业保持在正确的轨道上。在这篇文章中,详细介绍了什么是项目成本管理,它的好处和在它的实施中所涉及的步骤。

项目成本管理

什么是项目成本管理?

项目成本管理是在整个项目生命周期中对成本进行估算、预算和控制的过程,其目标是将支出控制在批准的预算之内。

一个项目要被称为成功,以下内容十分有必要:
-提供需求和范围
-执行质量高
-在预定时间内完成
-在预算范围内完成

因此,项目成本管理是项目管理的关键支柱之一,与制造业、零售业、技术、建筑业等领域都有关系。它有助于创建一个财务基线,项目经理可以根据该基线确定项目成本的当前状态,并在需要时重新调整方向。

为什么项目成本管理很重要?

项目成本管理非常重要,举一个简单的例子,如果你决定建造一所房子,首先要做的是设定预算。当你知道在这个项目上要花多少钱时,下一步就是把高级预算分成子任务和较小的项目。预算将决定关键的决策点,例如:是雇佣一个将构建并交付整个项目的高端设计师,还是一个能够帮助一些元素并能够在较小预算下工作的人;房子应该建多少层;应该使用什么材料等等。

如果没有设定预算,不仅很难回答这些问题,而且一旦项目开始,就不可能评估是否在正确的方向上进行。在大型组织中,由于多个项目的并行、初始假设的变化和意外成本的增加,这个问题的规模进一步扩大。这就是成本管理能起作用的地方。

通过实施有效的成本管理措施,项目经理可以:
-与利害关系人设定明确的期望
-控制范围渐变,归因于与客户建立的透明度
-跟踪进度并快速采取纠正措施
-保持预期利润率,增加投资回报率,避免项目亏损
-为未来项目的基准生成数据,并跟踪长期成本趋势

项目成本管理的四个步骤

虽然项目成本管理被视为一个连续的过程,但它可以被分解为四个步骤:资源计划、成本估算、成本预算和成本控制。它们大多是连续的,但也有可能在项目进行的中途发生一些资源变化,迫使预算进行调整。

1. 项目资源计划

资源规划是确定执行项目所需的资源并将其完成的过程,比如人和设备。资源规划是在项目开始时,在任何实际工作开始之前完成的。

首先,项目经理需要准备好工作分解结构(WBS),查看WBS中的每个子任务,并询问有多少人,需要什么样的技能来完成这项任务,以及完成这项任务需要什么样的设备或材料等等。通过采用这种方法,会得到所有资源的准确和完整的清单,将其作为下一个估算成本的输入。

2. 成本估算

成本估算是对与执行项目所需的所有资源相关的成本进行量化的过程。为了进行成本计算,你需要以下资料:

-资源需求(前一步的输出)
-每种资源的价格(例如,每小时的人员成本、供应商雇佣成本、服务器采购成本、单位材料费率等)
-需要每个资源的持续时间
-假设列表
-潜在风险
-过去的项目成本和行业基准,如果有的话
-了解公司的财务状况和报告结构

估算可以说是成本管理中最困难的步骤,因为准确性是关键。此外,项目经理必须考虑固定成本、可变成本、管理费用、通货膨胀和金钱的时间价值等因素。估算和实际成本之间的偏差越小,项目成功的可能性就越大。

3. 成本预算

成本预算可以看作是估算的一部分,也可以看作是一个独立的过程。预算是在一段特定的时间内将成本分配给项目的某一部分的过程,例如单个的任务或模块。预算包括用于管理意外成本的应急储备。

预算创建了一个成本基线,我们可以用来衡量和评估项目的成本绩效。如果没有预算,估计费用总额会是一个抽象数字,很难在中间加以衡量。对项目执行情况的评估提供了一个机会,以评估需要为项目的未来阶段发放多少预算。
 

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4. 成本控制

成本控制是从基线开始衡量成本差异并采取适当措施的过程,如增加分配的预算或减少工作范围,以纠正差距。成本控制是一个贯穿整个项目生命周期的连续过程。这里的重点是及时和清晰的报告和度量。

与成本基线一样,成本管理计划也是成本控制的重要投入。该计划包含如何衡量项目绩效、偏差的阈值是什么、如果超过阈值将采取什么行动,以及拥有决策执行权力的人员和角色列表等细节。

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8Manage PM现代项目管理软件,提供项目成本管理功能,帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本,各项项目费用,采购订单,开票与回款等。一般的财务系统只协助财务人员在结算期的结账,而8Manage 则专注于为业务人员提供在议价及交易期间所需的实时财务数字;前者基于各种税项的冗长总结,而后者的数据及时且一目了然,实现项目全成本精细化管理。

由于管理项目成本计划,预算和控制非常繁琐,涉及到很多详细的跟踪。利用提供项目成本管理功能的现代项目管理软件来推动项目成功至关重要。想了解8Manage 项目成本管理的更多内容,请联系我们。