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新闻与资讯

如何运用工时表帮助项目管理工作做得更到位?

项目管理是基于知识的现代工作,需要跟踪和处理大量数据,其中包括花在活动上的时间。在咨询环境或代理环境中工作的某些项目团队会根据其使用这些数据的项目时间计费。

不过,精明的项目经理会充分利用严格遵守的在线工时表,以找出优化和改进的途径。工时表的真正价值在于,它们提供了一种简便的方法,可以随时查看团队正在做什么,以及该工作是否正确执行。

正确使用团队的工时表,你可以轻松查看:

-谁在做什么
-哪些活动仍未完成
-哪些活动将超出预定时间
-谁真的很忙,记录的工时很多
-谁记录的工时不是很多,可能有能力承担更多的工作
-项目管理软件中的工时跟踪
-项目管理软件选项通常(但不总是)具有集成的时间表功能。还有许多独立的时间表应用程序,有些可以与较大的项目管理软件集成。

工时表系统通常包含以下数据:

-用户名:这是填写时间表的人。经理可以代表团队中的其他人访问完整的时间表。
-日期:时间表通常会显示一周。通过日期字段,你可以浏览日历并输入特定一周的工作时间。
-项目:时间表可以按项目对活动进行分组,使用户可以更轻松地一目了然地查看到他们所记录的内容。
-活动:分配给用户的未被标记为完成的活动列表。
-每周的天数:时间表的其余列显示每周的天数。把每个活动的工作时间和正确的日子对照起来。
-自动总计:列和行将自动总计,因此你可以一目了然地看到一天或特定活动中工作了多少小时。
-提交:如果已分配审批人,则可以将准备好的时间表发送给审批人进行审核。
-注释:添加注释并将文件上传到时间表条目中,以提醒自己该活动的含义,或记录为什么花费了比预期更长的时间(或更少的时间)。
工时表管理
如你所见,在工时表中你可以获得许多有价值的信息,以帮助你跟踪和管理项目时间。

管理你的工作量

当人们开始跟踪自己的时间时,通常会感到惊讶,因为他们可以准确地看到自己在哪里花费了最多的精力,而且耗时较多的地方并不总是理所当然的。

工时表对于指出为什么你不如想象的那么高效很有帮助,因为工时表会记录你的工作时间,这可以帮助你在一天之内以及更长的时间内(例如一周)更有效地管理你的工作量。

那每周的工时表应该多久填写一次?

关于这一点没有硬性规定,但最好尽快完成,这样就能记住自己的时间花在了什么地方。如果你没有那么多活动,则可以每周一次来进行管理。但如果你一天要进行很多单独活动,那么最好在下班前花几分钟记录下你的工时。

工时表:好还是坏?

项目经理在时间跟踪方面倾向于分为两个阵营:他们要么了解这样做的价值并提供巨大的支持;要么不理解这一点,并认为这样做会破坏对团队的信任。如果你属于第二阵营,那么下面我们将解释为什么你应该重新考虑在项目中跟踪工时。

实话实说,你只能管理你所度量的东西。成功的项目经理随时都知道他们的项目已经走了多远。这些信息有助于他们确定项目是否提前或超出预算,以及是否有可能按时完成。

除非你知道一项活动花费了多长时间,并且可以将其与计划花费的时间进行比较,否则,没有工时表管理,了解项目的性能将会变得更加困难。

如何克服使用工时表的阻力

团队会讨厌使用工时表可能是项目经理的担忧之一。如果以前没有这样做过,那么进行工时记录可能会让人望而生畏。对于许多企业来说,在还没有付诸实践的地方引入工时跟踪是一个巨大的文化变革。

如果你的企业中存在抵制情绪,请先问问为什么会有这样的抵制。这可能是因为:

-他们觉得工时表很费事。
-他们感觉被管得太细。
-他们认为工时表可以用来惩罚没有记录足够工作时间的员工。

解决这些问题的最佳方法是与团队一起坐下来,并解释你为解决这些问题所做的工作。例如,如果他们担心填写工时表会很麻烦,请向他们展示使用在线工时跟踪软件单击和提交的难易程度。

当你知道团队成员为什么不愿意追踪自己的时间时,你可以单独处理他们的问题。

工时跟踪的后续步骤

要想知道工时跟踪是否对你和你的企业有益,最简单的方法就是承诺并开始记录你的活动时间。而保持时间最困难的一点是保持这样的习惯。

如果应用得当,工时表将很快成为团队的常态,完成工时表将是集体取得成功的另一个表现。很快,你就会知道,在没有时间跟踪所提供充足的数据的情况下,如何成功管理运行项目。

用不了多久,你的项目评估能力就会提高,你对按时完成任务的信心得到增强,项目成功率也将提高。

利用现代项目管理和工时表软件

工时表软件对现代企业来说,是追踪时间最普遍的方法。工时表软件与最先进的项目管理软件的互相结合,造就了一套满足你的项目及时间管理需要的综合性工具。

现代项目管理软件(如8Manage PM)和现代工时表软件(如8Manage Timesheet)能根据项目数据自动为每个人生成每周工时表,使有意义的项目时间跟踪更容易,更有效。通过在线填写、审核和统计分析工时信息,8Manage工时表能够有效地帮助项目成员管理个人的工作时间,提高工作效率。


作为一个出色的工时管理工具,8Manage工时表支持多种工时管理类型,能够匹配管理者和个人对工作时间的管理需求。8Manage工时表允许用户通过PC和移动应用程序输入工时表小时数,并生成各种报告以进行分析。系统自动生成资源工时表,项目活动和分配信息推送到工时表页面和APP页面,既方便相关人员查看工时信息,也能及时提醒资源的使用期限。

而对管理者来说,8Manage工时表可以跟踪不同区域、不同部门员工的时间使用情况,包括项目及非项目活动,并通过资源日历管理不同资源的工作时间,实现精细化管理。

对员工而言,工时表将是时间的管理者和监督者,对企业而言,则是管理各种资源的绝佳平台,通过对不同资源的时间管理,进行资源的合理分配,提高项目运行效率。