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新闻与资讯

采用电子招采有哪些障碍?如何克服?

电子招采技术出现至今,已被实践证明可以节约成本和改善供应商战略的执行,但有一些企业仍然反对采用电子招采。本文的目的主要帮助企业了解驱动这种阻力的文化障碍,尽管我们相信随着时间的推移,文化障碍将会消失,因为电子招采的好处已经得到了充分的证明。

采用电子招采其中一个主要障碍是官僚程序,这涉及到一些抵制改变的组织。规章制度死板,灵活性低,阻碍了变更管理的有效性,不利于电子招采的采用。


采用电子招采有哪些障碍


电子招采的推广采用需要多与人打交道,因为很难成功地让员工放弃习惯和既定的做法,从而拥抱创新。然而,员工越年轻,采用电子招采就越容易,也越快。不过,对于年龄较大的员工来说,改变比较困难(例如,在公共部门,员工从使用密封蜡向数字签名过渡非常困难),更具体地说,IT技能的缺乏使他们无法完全应对新技术的功能和优势。
 
另外,企业采用电子招采最大的担心是将人们暴露在危险之中。人们担心工作流程不安全,认为在公司服务器之外存储和管理信息是不安全的。过去,每个买家都认识并与信任的供应商建立更紧密的关系。然而,买家现今在电子市场运营,不得不更加客观地评估来自不同地方的供应商的报价。

在公共部门,主要的障碍是决策流程的长度和官僚机构的僵化。仅仅考虑审批流程或规范定义的阶段和活动已经足够。很多时候,特别是刚开始时,买家认为电子招采平台会限制他们。文化因素制约着招采习惯的改变,尤其是在公共部门。此外,由于公共部门的平均年龄较高,向数字化流程的转变较为困难。因此,变更管理是向电子招采过渡的重要变量。

采用电子招采一个最关键的障碍是买家的企业文化。供应商方面也存在文化障碍,但只要买家转向电子招采,供应商就会跟随。通过实施正确的变更管理和培训策略,买家方面的文化障碍就能克服。

说到底,采用电子招采技术遇到的这些障碍更多是理念、思想和系统整合的层面,而不是来自技术层面。毕竟电子招采要真正发挥作用,不仅取决于企业内部,还包括下游的客户与上游的供应商,尤其是供应商的配合度。

如何成功转型电子招采?


采购部门在企业里是非常重要的存在。要成功转型电子招采,首先企业采购部门应该进行观念上的转变,采购领导者应积极采用新兴技术,制定清晰的数字化战略,并重构采购格局,从而推动这一转型。在这种变革的驱动下,采购部门将重新思考整个部门的组织架构、采购活动、资源分配和相关技能。


另外,推进电子化企业采购,要积极建设电子招采系统,完善电子化企业采购平台的网上交易功能。逐步实现企业业务的互联互通,简化企业招采流程,推动与公共资源交易平台数据共享,提升供应商参与企业采购活动的便利程度。

8Manage SRM电子招采系统

以8Manage SRM电子招采系统为例,借助协同工作平台,能满足不同的招采策略和方法。系统通过全流程电子化,基于大数据的采购经营分析,为企业提供了一个可知、可视、可控的创新招采管理模式。以下是其电子招采的关键环节:

1、寻源到合同

拍卖订单和采购订单的文档管理、供应商的评估和选择、价格协商、同意和保存供应商合同等各项招采任务,都能通过8Manage SRM电子招采在企业及供应商之间实现自动化,有效节省时间,促进交易的达成。

2、供应商管理

供应商管理通常包括供应商关系管理和供应商信息管理这两个环节,涉及整个供应商数据库的信息、互动和持续表现。在8Manage SRM电子招采中,实时信息可在系统和供应链之间共享,从而让企业更好地掌握供应商信息和供应商交易的整体情况。

3、采购到付款

采购到付款由产品订购、供应商申请、预算授权、交付收据和发票处理等流程组成,是提高整个采购生命周期的效率和透明度的关键环节。8Manage SRM让采购人员对具体开支一目了然。掌握这些宝贵的数据,有助于控制不合常规的支出,确定供应商整合的领域,或利用购买力来节约成本。

4、数据分析


8Manage SRM通过内置智能分析系统,能够自动分析各项采购数据并提供统计报表。管理层可以做到实时监控,实现采购流程透明化,减少因数据失误导致的供应链问题。

8Manage SRM电子招采系统集采购、供应商管理、招投标等功能于一体,所有功能都只在一个系统上完成,实现信息共享,避免了不同系统之间数据脱节的问题,操作起来更方便快捷。此外,针对人们关心的数据信息安全问题,8Manage SRM采用国际级最高级别传输加密,为用户数据安全提供最严格的把关,让用户用得放心。

连接、大数据、电子化已经成为招采创新的驱动轮,企业应当迎头赶上,主动融入互联网采购链生态,以期在采购端获取更大竞争力。