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新闻与资讯

项目经验分享:谈谈我是如何管理远程项目的

在过去12年,我一直担任项目经理和顾问,在这个过程中,有做过一些现场项目工作,但基本上95%的时间都在远程办公。新冠肺炎疫情当前,线上远程办公成为项目开展的最佳方式,远程项目管理成为新常态。但远程办公目前在国内普及率偏低,不少项目经理对于远程项目管理还是缺乏实践经验。在这里,我总结了一些关于远程项目管理的建议分享给大家。

8Manage远程项目管理方法

远程项目中,项目团队通常是虚拟的,团队成员分散在各地,项目整体把控难度增加,相信这让许多项目经理都头疼不已。从12年多的项目管理经验中,我认为在远程项目管理中做好以下6个关键环节,能够在一定程度上提高远程项目管理能力,帮助你获得成功。


1.注重项目实践交流


远程项目管理中,交流沟通是项目经理的首要工作,包括处理电子邮件、每周会议和特别客户及团队会议、大会、集会和电话,这些都是项目经理的沟通职责的一部分,对于远程项目经理来说更是如此。


远程项目经理需要与项目团队和客户进行更频繁的沟通,并且以创造性的方式保持联系,定期会议和电子邮件不可或缺。尽管协同定位能力缺乏,但这些定期的项目实践交流能够使所有人保持一致,有助于团队和客户保持高度的信心和凝聚力,推动项目成功。


2. 灵活安排工作时间


通过灵活安排你的工作时间,并且在项目客户需要你的时候提供帮助,那么你就可以在远程项目管理角色中发挥很大的作用。通过远程项目管理,除了增长经验以外,你还会收获能够应付一天不同时间工作的能力,例如在同一时间在北京成功与旧金山、伦敦和悉尼的项目客户一同工作,尽管时区相隔几个小时,你还是有能力处理好,这正是远程项目经理的成功之处。


3. 召开更多会议


疫情期间,与项目团队和客户面对面的交流受阻,但你需要召开更多的会议,而不是减少会议。像往常一样,每周召开进度汇报会议和内部团队会议,但在较长的交流中增加每月一次或每季一次的项目评审会议,进而增加项目的“虚拟”接触点。


虽然项目客户无法近距离跟你“接触”并与你见面,但你可以提供进度更新、讨论和项目健康状况更新,并与他们进行讨论,提供的内容和讨论的次数越多越好。这会增加他们对你的交付能力的信心。同时,频繁的团队会议有助于增强团队凝聚力和配合度,提高线上协作效率。


4. 搭建多个工作区


在家远程办公,随时都有可能被打扰,所以最好在家里或附近搭建多个工作区。在那里,你可以参加电话会议或着手于产品工作需求。我在家里搭建了两个工作区,在屋后露台有一个,在星巴克附近有两个。如果有需要的话,我可以在那里进行高效的线上办公。同时,你要确保移动设备准备妥当,如果有需要的话,你可以在主要办公地以外的其他地方进行电话会议。


5.参加项目启动会议


从第一天起,多产高效且成功地开展项目或与项目客户合作完成的工作,这对项目其他部分来说至关重要。可能只有你、CEO或和其他机构的项目发起人,或者可能是两个完整的团队和团队中间的每个人,但这有助于确保每个人的目标从一开始就保持一致。


启动项目或参与项目都要确保每个人都了解目标、关键日期、角色、所有风险和假设,以及如何处理沟通,制定初步时间表,以便审查项目开展过程中将会出现的变更。这是让项目顺利开展的重要环节,因为你永远不会有第二次机会给人留下良好的第一印象。


6. 拥有合适的远程项目管理工具


由于远程团队成员需要清晰准确的项目信息,以便独立完成各自的工作,并且根据需要与其他团队成员协作完成工作,因此项目数据是否准确以及项目数据完整性是否得到很好的保护非常重要。如果项目数据的输入和输出无用,或者有错误,这对远程项目造成的损害要超过团队成员面对面开展日常会议的项目。


据我观察,市面上大多数项目管理产品都是用于信息记录的工具,在这些工具中,项目数据完整性必须由项目团队自己维护,因此远程项目经理必须仔细挑选适合远程项目管理且能确保项目信息精准可靠的项目管理工具。


最近我发现一款好用的远程项目管理工具——8Manage PM项目管理软件。作为实时交易型的项目管理软件,它通过强大的项目管理逻辑及交易型的行动数据来掌控人员的诚实度,使项目成员及时更新其负责的部分,以此保持项目数据的完整性。8Manage PM实时动态的信息能够帮助项目经理在复杂多变的项目运作和实时环境中及时定位关键问题,做出有效的项目决策。


8Manage远程项目管理工具


以往在我跟远程项目团队的沟通过程中,每当任务指派后,总是得不到及时的反馈,难以掌控项目的进度和实际情况。有了8Manage PM,就相当于为远程项目团队提供了一个实时协作的平台,无论是内部团队成员、管理层还是外部客户、供应商等项目干系人,即使在不同的时间和地点,也能参与当项目当中,进行实时沟通交流,形成业务直通,实现跨级、跨地域的联动性项目协同工作。


远程项目过程中,对进行项目监控,实时把控项目进度是关键。在8Manage PM的总概览中,你可以直观地看到项目的计划进度、费用、质量控制和资源的情况,系统自动跟踪项目的进展状态,并通过不同颜色的指示灯自动预警,能让你第一时间发现问题,并及时解决问题以降低项目风险。


另外,8Manage PM项目管理系统是经过团队式的进度汇报及汇总的,这样能有效确保系统如实反应项目的真实进度。底层任务的完工率由相应的负责人进行填报,各任务有交付物要求,则不允许手动完成,需要交付物负责人将成果进行提交,有评审要求的还需经过评审后方能完成。系统根据底层任务的当前完工率,向上汇总成阶段任务,以及项目层的完工率,通过这种自上而下的机制,确保项目进度数据的真实有效。


总之,使用下来,这是一款优于市面上大多数的项目管理工具,如果你有远程项目管理的需求,不妨一试,点击“8Manage PM远程项目管理软件试用”即可免费体验。