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新闻与资讯

8Manage:如何变革性地加强企业的采购管理能力?

传统采购是企业一种常规的业务活动过程,企业根据自身需要,编制采购物资计划,经上级审批通过,将物资采购回来入库,按需供应。传统采购模式下,企业采购流程往往十分复杂,采购相关的环节全部手工操作,采购效率低下,造成企业时间和人力成本的极大浪费。在传统采购过程中,企业普遍存在以下问题:


1.采购工作缺少监督制衡机制。物资采购负责人掌握着大量的资金使用权,但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里,由一人制定采购计划,又一人去采购物资,缺乏有力的监督和制约机制。长此下去,在采购工作中还会出现不正之风,影响企业正常的物资采购工作。


2.对供应商的管理相对薄弱。目前很多企业的采购工作都需要与供应商维持良好的合作关系,但往往被误解为长期依赖固定供应商,对企业而言,这种情况是很危险的。在采购行为中,长此以往,就会缺乏供应商之间的竞争,不利于企业寻找新的更好的供应商,损害企业的利益。


3.缺乏有效的信息沟通。采购部门作为一个独立的职能部门来开展日常采购工作,与企业其他部门直接接触少,比如销售部、技术部、财务部等。采购人员一般在供应商与物料计划员中发挥传递信息的作用,一旦中间某个环节出现信息理解失误或者没有及时传递信息,将大大影响采购效率以及增加不必要成本。


随着社会的进步与发展,传统采购慢慢演变成现代采购。现代采购运用现代科学的采购技术和方法,通过计算机网络实现信息收集、供应商选择、采购、物流、库存等全过程信息化及网络化,最大限度地满足企业需要,有效降低采购物流成本,提高采购效率。相比于传统采购,现代采购过程更公开化、科学化,把“为库存而采购”转变为“为订单而采购”,节省采购成本。


在现代采购过程中,信息化是重要的影响因素,通过信息化采购管理平台可大大增强企业的采购管理能力。 


1.电子化采购,采购流程实时监控


对于采购过程中“权力滥用”、“暗箱操作”和“腐败”等行为,电子化采购模式可有效杜绝此类不良现象发生。通过准确实时的信息化平台,以完全取代手工操作的管理模式,规范采购流程,对采购活动进行科学、透明化的管理。


从采购申请与审批流程、采购定价(询比价,竞价,协议价)、产品基准价、合同、一站式采购订单、发货/收货/验收入库到发票与付款,对采购每个环节进行严密的跟踪与管理,对企业采购执行过程进行实时监控,能够把采购中人为干预的程度降低。



2.基于供应商考核机制,维护良好的合作伙伴关系


对企业而言,加强与供应商之间的伙伴关系有利于发挥供货体系的最大效能。全面的供应商管理功能,应包括战略寻源与供应商招募及供应商细分管理。提供基于供应商实时交易数据的绩效考核管理,从价格、交付、质量等多个维度对供应商进行综合考评,并基于考评结果进行等级管理,形成优胜劣汰的良好机制。


管理好成千上万供应商,实现企业与供应商建立和维持长久紧密的伙伴关系,让企业始终保持具有高度竞争力和成本领先优势的供应商队伍,保证企业供应链系统的稳定和高效运作。  



3.实时连通各部门信息与数据


传统采购管理模式下,采购是作为单独的部门活动开展,采购业务数据相对独立,使得业务数据的实时连通性十分有限。如果能够把采购有关的所有数据都反映在系统,包括供应商、客户、项目、采购、人事、财务及OA等数据进行实时连通,自动打通各部门之间的信息共享与流通,实现数据的快速传递,将大大提高采购效率和采购质量。


据了解,市场上已经拥有成熟而专业的现代采购管理软件,如8Manage SPM,它不仅能够进行一站式电子化采购,包括采购计划及申请、供应商管理、询比价、招投标、订单、采购报表分析以及供应商在线自助等。对供应商设置了一套严谨的考评机制,更有效、更灵活处理供应商评选和淘汰,应对集中式和分散式采购管理。更能够真正做到数据实时共享,在B/S架构下,用户可以随时随地获知采购进度,实时监控采购过程,无缝对接企业原有系统,使各个系统数据能够实时精准传递。同时允许供应商与招标方在线沟通答疑,很好地解决了因信息传递不及时而产生的各种采购问题。



目前8Manage SPM已经为房地产、建筑、设计、工程、生产、科技、零售等不同行业客户提供专业的实施方案,成功解决采购管理相关问题,帮助企业颠覆传统采购模式,实现信息化现代采购的变革性转变。


当今时代,只有通过信息化手段,将繁琐的采购业务数据处理中解放出来,提高采购效率,真正加强企业采购管理的能力,才能不断迎战复杂多变的市场竞争。


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