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无限极上线时钟系统, 实现“秒级”管理

8Manage工作时间管理系统的上线让无限极的工作效率实现蜕变,总部与 35 家分公司的实时联动工作,信息发布、响应、工作进度汇总“秒内”完成!
该公司使用的8Manage 产品是:
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近年来,养生保健已成为了一种时尚的生活理念。越来越多的人投入养生保健的行列。这催生了保健产品行业的快速发展。无限极有限公司[以下简称无限极是李锦记健康产品集团成员,成立于 1992 年,是香港百年民族品牌“李锦记”旗下的全资子公司。无限极致力于开发、研制、生产及销售传统中草药健康产品,十分重视产品的高科技投入。它以弘扬中华优秀养生文化,创造平衡、富足、和谐的健康人生为使命,创造了独特的企业文化以及独特的健康理念,坚持务实诚信、守法经营,业务持续发展,现已在全国范围内设立了 35 家分公司,28 家服务中心,以及四千多家专卖店,取得了可喜的经营成绩,得到了广大消费者和社会的认同。无限极签约8Manage PM项目管理系统后,实现了总部与分公司的实时联动工作,提升整体工作效率。


无限极是一家业务一体化的集团企业:总部6大部门负责旗下35家分公司的工作指派、进度管理以及汇总。每年,无限极总部需要将上百个指标分解,然后通过邮件、文档将指标下达到 35 家分公司,再通过大量的邮件和文档进行信息收集和工作监督,其中涉及的信息量非常巨大,并牵涉到将近千名员工的参与。然而传统的邮件、文档等工具信息化滞后、透明度低,无法支撑将如此庞大的信息快速地结构化分发和收集,很不利于工作的推进与监督。无限极亟待上线一个实时共享的信息管理平台,改善集团上下的工作协调方式,使总部和分公司之间的信息传递时间缩短,实现信息结构化存放,帮助各方利害关系人快速获得有效信息。


为此,无限极找到了具有丰富信息化建设经验的 8Manage,期望借助 8Manage 项目管理系统提高工作效率及整体执行力。8Manage 从无限极的实际情况出发,基于 8Manage PM项目管理平台为无限极量身打造了“工作时钟管理系统”:通过搭建基于网络的实时共享协作平台,梳理从工作发布到进度反馈、绩效监控全流程的闭合式管理模式;设计以总部关联分公司,总部发布项目下挂分公司执行项目的信息结构,改变过去信息分散、无结构、难追踪的状况,实现工作进度跟踪和实时监控,整体提升公司工作响应效率。

该“工作时钟管理系统”上线,并顺利实施一段时间后,无限极的工作管理水平有了以下质的提升:
 

1. 工作分配阶段:点对点互联  工作响应秒内完成

无限极的总部与 35 家分公司在工作时钟管理系统上搭建了一个点对点的实时互动工作平台:总部的项目负责部门通过该平台将项目进行分解,然后直接向分公司下达工作指令;分公司相关负责人即可实时获得信息提示,并在系统中找到清晰的待办任务清单,快速作出工作响应。同理,分公司接到工作计划之后,也可以将工作进一步分解,分派给相关的工作人员。从工作分配到工作响应的信息传递缩时间短到“秒级”,简化了工作流,并省去邮件、文档的多重流转,不仅大大提高了总部与分公司之间的工作响应速度,也大量减少公司在项目分解、指派、信息收集、汇总等方面的工作量。


2. 工作执行阶段:规划保证合理性  预警提醒按时完成

无限极的项目干系人可以在时钟系统的日程管理模块上进行工作规划以及行程发布,提高同事之间工作的协调效率以及工作安排的合理性;与此同时,领导也可通过查看员工的日程安排,更好地掌握和管控员工的工作安排以及行程,并可及时调整,增强管理力度。此外,时钟系统预警/提醒的功能在项目执行的过程中,能够适时地向工作责任人和其他利害关系人发出提醒信息,帮助推动工作的顺利开展,并降低工作遗漏及出错的机率。


3. 工作汇总阶段:实时数据汇总  高效、透明

无限极借助时钟系统实现了工作指标与项目的有机结合:当分公司进行项目指标进度反馈时,信息实时统计到总部的项目发起部门,清晰明了地呈现项目局部与总体的完成情况。在这基础上,总部根据指标完成的百分比对分公司进行激励或指导,引导项目执行,有效提高了指标完成的比率。


在一家企业前行、发展的过程中,机遇总是与挑战并存。无限极深信唯有把握机遇、直面挑战的企业才能取得胜利,基业长青。在过去,无限极经历并平稳度过了转型期,如今,随着企业的发展壮大,无限极又果断地上线先进的工作管理平台,使总分公司的信息传递时间缩短,实现“秒级”管理,提升整体的工作效率及执行力。此举不仅鼓舞了业务伙伴士气,更凝聚了人心,成为无限极迈向发展新时期的重要标记。


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