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金融家资讯

8Manage 帮助金融家建立了标准化的多项目管理规范,提高了项目信息的透明度,强化了项目的审核机制,实现了资源的最优化配置与动态管理。


背景
金融家資訊是一家知名的金融軟體公司,其主要業務是針對臺灣金融證券/期貨市場開發看盤及交易平臺;其客戶包括各大金控/證券公司、投顧公司、期貨商等機構。金融家資訊內部主要有兩大類專案,一是現有軟體產品的維護專案,一是新產品的開發專案;程式設計師是專案的核心資源。隨著公司規模的不斷擴大以及業務量、專案、人力資源的快速增加,金融家資訊極需一套標準化的多專案管理系統來貫徹公司既有的制度與流程,並滿足資源管理、專案監控、績效評估等方面的需求。

關鍵問題
由於業務量、專案規模的不斷擴大和人力資源的不斷增加,金融家資訊面臨以下關鍵問題:
? 公司既有的制度與流程無執行的標準可依循;
? 專案版本不統一,且因資訊不即時,導致專案管理失序,高層無法即時掌握所有專案狀況,影響對客戶承諾的兌現;
? 多專案同時運作,導致資源衝突時有發生,有效地將關鍵資源(程式設計師)分配至各個專案是金融家資訊面臨的一大挑戰;
? 專案過程難以主動監控,造成專案重工,資源浪費;
? 無法持續追蹤專案問題,影響專案進度及目標達成;
? 缺乏準確可靠的統計資料,無法客觀衡量專案績效和員工績效;
? 專案管理過程中獲得的知識和經驗無法有效傳承與保存,造成公司無形資產的流失。

所需方案
金融家資訊需要一個標準化的多專案管理系統,以貫徹公司既有的制度與流程,通過提升專案效率與品質,提高專案成功率,進而增強客戶信心,提升簽約機率。同時,該方案還需提供資源管理、專案持續監控、問題管理、績效管理等全方位功能支援。

我們提供
博鴻①的諮詢服務及8Manage PM 系統助金融家資訊實現了以上方案,具體而言:
? 8Manage PM 是一個Web-base 的多專案管理與監控系統,可有效進行多專案管理和監控,並提供準確即時的資訊,為高層決策提供有效依據;

? 8Manage PM 提供一整套可自定義的規則和流程控制體系,允許企業根據企業自身及其專案群的實際業務需求自行定義和組合最佳規則與工作流程,有效幫助企業執行既定政策和規章制度,提高專案管理效率和專案品質;

? 8Manage PM 資源管理不僅提供可基於人力資源的技能和可用性自動匹配資源的機制,方便專案管理人員快速定位合適的程式設計師;而且能在資源規劃時立即發現資源衝突點,透過衝突資訊與線上工具,實現資源的最佳化配置;

? 8Manage PM 提供專案主動監控和問題追蹤體制,即時提供專案在進度、資源、品質、成本、問題、風險等方面的最新動態,有效協助專案經理和主管在第一時間發現問題、解決問題,保證專案的正常進展;

? 8Manage PM 提供可自行設定的專案績效衡量指標,透過專案竣工率、專案成員工作量、任務/可交付成果完成狀況及品質等提供精確、詳實的多維度的績效報表,協助金融家資訊評估專案整體績效 、專案成員績效,並可超越專案維度,評估員工月度、季度或年度績效;

? 8Manage PM 提供最佳實踐範本,幫助企業將最佳實踐經驗輕鬆轉化成可重複利用的範本,在專案初期就套用行業/企業的標準規範,保證專案品質,大大減少專案團隊在規劃階段的時間和工作量。

實施效果與績效
通過金融家資訊高層的全力支持及其專案經理的大力配合,輔以博鴻專業的諮詢服務和系統操作培訓,8Manage PM 與金融家資訊的內部流程已整合為一,有效改進了金融家資訊的內部流程,達到了預期目標。金融家資訊內部績效的提高大大提升客戶信心,提升了客戶簽約機率。具體說來:
(1)內部制度與流程具體實踐,專案效率與品質提升20%
    ? 直接導入行業/企業最佳範本進行專案規劃,省時、省力,並直接導入行業/企業規範和流程、保障專案品質;
    ? 以PMO管理方式,進行多專案統一管理與監控,並設定績效指標衡量專案績效,掌控專案成功關鍵因素,提高專案成功率;
    ? 實現內部制度與項目的完全無紙化運作,如:
      a.經由 8Manage 工作流處理 “問題單” 流程;
      b.經由 8Manage 工作流處理可交付成果的評審與驗收;

(2)專案資訊透明度與強化專案審查機制
    ? 無論何時何地,金融家資訊高層與專案經理均可透過瀏覽器,輕鬆地全面掌握專案狀態(要點關注指示燈),即時做出決策判斷;
    ? 進行專案審查會議時,從頭到尾使用一致的系統介面進行討論,可增進專案審查效益、減少會議溝通阻礙,大幅節省時間。
    ? 專案經理可以隨時掌握專案的問題,即時介入問題解決或進行協調、提供協助,大幅減少了因專案問題失控而導致專案風險升高的情況;
    ? 系統提供詳實、客觀的績效評估依據,幫助企業準確評估專案、員工績效;
    ? 以 8Manage 為企業主要溝通平台,企業各項決策基於8thManage 提供的資訊,並在工作會議中,以 8Manage 作為會議的主要諮詢工具;

(3)達到資源的動態管理,實現資源的最佳化配置:
    ? 集中管理資源的工作分配及人力資源的技能和履歷,確保最合適的資源被分配到最合適的專案工作中;
    ? 第一時間檢測到資源衝突的狀況,並提供衝突資訊與溝通工具,協助解決問題;

(4)有效匯集、儲存企業組織過程的無形資產
    ? 集中管理所有專案,提供專案檔案的存放、調閱、版本管控、權限管控等管理機制,為企業組織保存了寶貴的知識、經驗、Know How 等無形資產。
    ? 將具有知識價值的專案檔案納入企業知識庫,作為其他專案的有效參考資訊;
    ? 成功的專案計畫可供新專案複製其架構,也可作為專案範本集中管理、適時編修,隨時供新專案參考及引用。

注:①博鴻,即博鴻國際專案管理顧問股份有限公司,為 WisageTech 的全球戰略合作夥伴。