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优势
8Manage 使用区块链管理项目

填表式电子化系统表面上和以交易为导向(区块链)的系统非常相似,但是从信息可靠性的角度来看,这两种类型的系统有着天壤之别。填表式系统 100% 由人控制,信息在输入过程中和输入后都可被人为操纵,而其他人无法得知。如果人们知道这些管理信息是不可靠的,当他们可以选择诚实面对或隐瞒自己的缺点时,有些人会选择“为了自我利益而不诚实”。

 

为了更好理解区块链项目管理的强大之处,我们必须了解没有采用区块链技术的项目管理的实践状态。

若没有区块链数据存储模式,如今的项目管理信息有多可靠?

项目管理的难处在于不可靠的项目管理信息以及由此产生和促进的人的不诚实。这些项目管理信息到底有多不可靠?PMP 学生可以在课堂上学习到一个项目可以人为地把进度改为 50% >> 60% >> 70% >> 80% >> 90% 完成,也会突然变成 50% 完成,即使没有任何重大的需求变更。这说明项目进度可以是一个又一个谎言加起来显示的结果,知道每个项目成员都意识到没人能说这个项目已经100%完成,或者这个项目必须真实地完成,而不只是改改完成百分比。

如果您仔细检查常用的项目管理工具,您会发现系统记录的是整个项目计划文档,没办法追溯计划 B,C 和 D 何时和如何并入了计划 A。同样地,也经常发生如下图所示的事件。

使用 8Manage,项目管理信息有多可靠?

区块链数据存储模型的可靠性(透明性和可信赖的)是解决上述问题的关键。从数据可靠性的角度来看,使用 8Manage  管理项目活动和使用 CDM/ATM 类似,系统会实时记录现时的状态,余额,廉洁的不可更改的过往交互和交易记录。

8Manage  的工作分解结构(WBS)可实时审计追踪(区块链)每个项目活动或可交付成果。它还能向每个项目成员显示唯一的、一致的、实时精准的项目计划与执行合二为一的信息视图,从而能完全消除由多个版本的真相而造成的误解。

 

8Manage 项目管理信息的高度可靠性使人们保持诚实,这是管理的本质。

项目计划与执行是密不可分的(由系统连接在一起)

如果项目计划与项目执行不一致,就容易产生很多不必要的复杂问题(如下面所提到的那些),并且需要花费不少的人力物力去应对这些问题,以维持项目计划的有效性与项目团队的协作。

  • a)必须确保每个团队成员都即时更新项目中已更改的日期及其可交付成果的依赖
  • b)必须确保每个团队成员都能按要求将可交付成果提交给上级评审
  • c)必须确保每个团队成员都及时评审需要其评审的可交付成果
  •  

    一个项目可能有成百上千甚至数万个日期,依赖和可交付成果,如果计划和执行结果由系统自动连接,实时更新,系统就能自动找出这些麻烦,完全无需人手。

    项目计划与项目执行脱节的另一症状是“同一个项目存在多个项目计划”。此种情况极易造成混乱,使责任划分不再清晰。每个成员都会声称和自己交付状态最接近的计划为正式的计划,导致整个项目无法进行有效而一致的合作。

     

    在8Manage 中,计划和执行是密不可分的,实时同步更新的,一个项目有且只有一个当前计划,所有的责任划分与执行状况一目了然,团队成员可以实时共享唯一的最新的项目进展情况。

    范围与沟通一起管理

    由于人类沟通能力及大脑的局限,人们往往很难通过一次沟通就把复杂的需求交代清楚。8Manage 鼓励并支持采用迭代式的方法来沟通需求,它可帮助项目团队制定需求交付计划,促使尽早开始沟通及理解需求,继而逐步清晰需求,这使得人们有更充足的时间来更有系统性地把需求弄清楚,提高项目成功率。

    8Manage 提供现状调查功能(一种按需定制的实时问卷调查),帮助您有效监测是否存在沟通不畅的情况,及时发现问题,从而快速地采取适当的改善措施。

     

    人类的沟通可以是一个复杂的过程,其成效在很大程度上受沟通者的共同语言、表达能力和分析能力等因素的影响。 8Manage 通过鼓励建立早期的对话、设置规则、尽早发现问题,使相关的参与者有时间去改正问题。

    责任明晰,结果明确,与实际业务交互实时互连(数据真实可靠,不可更改)

    只是把负责人的名字写在项目活动旁边,并不等于清晰的指派和有责任感的承诺。首先要把工作组织好,才能确保任务和承诺的清晰。当一个承诺及其结果会影响到多个人的可交付成果时,那么必须让所有相关的成员都看到此承诺及其结果。

    8Manage 帮助您将项目工作进行自然分解,并能强化执行适当的责任与承诺。当某团队成员更改其承诺时,8Manage 会自动通知其他相关人员。对于可能无法完成的承诺,它会在项目的概览页面发出预警。此外,笼统的承诺(如承诺内容模糊或承诺完成的困难度估算不准确)和过度承诺,也不利于个人乃至整个项目的顺利进展, 8Manage能够帮助您清晰地识别这些不利事件的风险,从而快速做出有效的决策,确保项目的成功。

     

    结果的清晰与明确性(如可交付成果被接受或不被接受),会在很大程度上影响团队对其承诺的责任心。最终结果的糟糕,往往是中间的结果没法进行度量所致。 8Manage 提供以下功能来帮助项目团队进行有效的管理:

    • 设置可交付成果的评审与验收规则
    • 实时提醒负责人参与评审与验收
    • 提供实时概览与定期的电子邮件报告

    若完善了以上管理,责任与结果就会更明确地展现在项目团队面前。

    资源需求和依赖清晰明确

    8Manage 通过以下方式帮助项目团队成员管理复杂的项目:

  • a)使资源与可交付成果的依赖尽可能明确
  • b)自动跟踪间接依赖
  • c)自动监测不恰当的依赖并在需要时警告相关人员(如:一个逾期完成的可交付成果会导致其他可交付成果也逾期)
  • 资源共享与依赖会在很大程度上增加项目的复杂性。基于经济方面的考虑,以及由于某些特别资源的匮乏,同一资源有时会被多个项目共享。而在依赖方面,由于项目的工作分解,使得几乎每个项目都无法避免活动之间或可交付成果之间存在很多的依赖关系。8Manage 让所有资源需求与依赖关系一目了然,帮助项目团队有条理地管理它们。

    能够访问和管理更多外部资源

    8Manage 可让您访问不在您管制范围之内的多源人才。通过使用 8Manage 公开申请功能,您甚至可以让合适的人才主动找上门。

    8Manage 还支持设置数字规则,规定如何审查和验收可交付成果,如何支付资源费用。能够提高您访问和管理外部资源的能力将有助您更高效地管理项目。

    问题与风险自动跟踪与上报

    每个项目都难免有问题和风险,但若问题和风险管理得不妥善,就会导致项目复杂化,甚至令项目停滞不前。8Manage 提供了一个框架,帮助项目团队有效地管理问题与风险,提高项目的成功率。

    问题与风险的管理本身就是复杂的。问题可能是以下中的一种:

    • 1. 非问题(如:仅仅是某些人的错误理解)
    • 2. 缺陷报告
    • 3. 变更请求
    • 4. 需要执行的行动
    • 5. 风险

     

    问题也可能与资源、可交付成果、项目的子活动、项目的父活动甚至整个项目相关。

    风险可能会产生不同的影响:

    • 消极影响
    • 积极影响

     

    风险的发生可以有不同程度的概率(从极细微到极有可能),不同的优先处理级别(从不需处理到必须马上处理)以及不同的处理方法(如:回避、转移、减轻和接受等)。

     

    8Manage 能够帮助您识别风险的概率、风险处理的优先级别及其处理方法。并且,它还能实时汇总所有相关的问题与风险及其解决方法,从而统一有序地管理所有问题与风险。

    实时了解项目及项目成员的绩效

    项目逾期是由某个可交付成果逾期或里程碑延期开始的。由于没有及时发现项目问题或延迟情况,项目有可能需要突然把完成时间推迟几个月,这将会造成很大的损失。当项目计划和执行可清晰拆分时,就能第一时间发现偏差。当系统能实时追踪责任和职责时,就能同时准确洞悉项目成员的绩效问题。

    能够使人们保持诚实,杜绝借口,有效地管理项目成员的绩效,这些是项目管理工具最为重要的特性。

    通过数字规则鼓励和实施最佳实践

    一直以来,标准与最佳实践的方法论都是写在书本或文档上,让人们自己去理解。但是,不同的人理解不同,甚至有人完全误解,再加上验证其正确性有相当大的难度,也难以保证准确,因此标准与最佳实践方法论有不少是名存实亡的。

     

    8Manage 提供项目模板和规则控制,帮助项目团队把最佳的实践定义作为标准流程,并允许项目团队在实际执行过程中以鼓励或强制的方式来规范执行。

    从动态角度和从静态角度看到的事物总是不同的,因此在项目的执行过程中,人们往往会发现某些东西有必要监控却没有监控,而某些东西并非需要严格监控却放在了放大镜下;有些流程有等于沒有,有些则异常笨拙和过分浪费时间。这时候,就需要及时调整相应的规则。8Manage 提供灵活且严谨的机制,帮助管理者快速调整规则,确保项目的有效执行。

     

    如果不将静态的方法论与动态的执行结合起来,标准流程往往看起来很好,但却并不实用。以往解决此类问题的方法,就是给标准流程添加规则,使得相关的文档越来越厚,既不利于阅读,也不利于在项目执行过程中贯彻实施这些指导方针。8Manage 使人们可以同时从静态与动态角度观察事物,把握全面的信息,合理地调整计划,出色地解决了此类问题。

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