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PPM
控制失败的诱因

项目失败最大的诱因并非预算不足,如果项目发起人或项目经理确实认为项目预算不足,他们不会让项目开始。如果项目经理等到项目超支超时才指岀项目预算不足,那时预算问题和管理不善问题已经混在一起,最终导致项目发起人取消项目或被迫增加项目预算。

 

项目失败最大的诱因是项目花费了时间和成本,但利害关系人不满意项目的成果。要避免以上诱因,最重要是控制 (i)需求、(ii)人力资源 和 (iii)项目执行效率。

需求管理

8Manage 需求管理允许你 (i) 识别和编号每个需求,(ii) 清晰每个需求的提出人和负责人是谁以及它的优先级别,(iii) 达成共识需要通过哪些测试,这需求才算实现 和 (iv) 设置需求基线。 无论你使用的方法是敏捷、 PMBOK 或其他,这 4 件事对于需求管理都必不可少,尤其是 (iii)。


1.  坏的需求

使用 8Manage 罗列功能和测试清单。 最好是针对每个需求检查此清单,确保所有项目需求都能顺利完成。


2.  冲突的需求

使用 8Manage 记录和发布利害关系人的需求,安排所有利害关系人都参与的会议,在大家清楚了解需求冲突的情况下解决问题。


3.  未记录的流程

正确的文档是关键。使用 8Manage 记下所有现有的业务流程以及不同用户之间的差异。 将此信息提供给相关的利害关系人和更高的管理层。 如果可能的话,在你的工作职责范围内,创建和维护现有业务流程和操作程序的最新文档库。


4.  改变优先级

你需要一个变更管理流程来记录和宣传每个需求变更和影响。如果你没有系统的流程来处理需求变更,你最终将获得更多变更,因为每个变更都不会对利害关系人造成任何损失,并且会间接鼓励他们不用提前考虑得那么仔细。需求变更并非完全可以避免。但是你必须让人们在项目开始时仔细考虑,并在需求被签署后尽最大努力限制变更。对于不可避免的变更,你必须使用 8Manage 准确记录并公布其影响,以便项目利害关系人了解变更的好处和成本。


 5.  缺乏接触最终用户

在应对这一挑战时,你使用 8Manage 记录和发布所得到的需求资料,你的说服力会派上用场。 向项目发起人展示你的案例并说服他们为什么在工作中观察真实用户并了解每项活动的执行方式至关重要。 这样做还能让你清楚地了解用户在日常工作中面临的问题类型。

资源管理

1. 以合适的成本部署胜任资源的技巧

8Manage 资源管理可以帮助你管理资源的技能,拥有正确的资源和正确的技能对于在预算的时间和成本内完成项目至关重要。你可以在项目中立即识别和分配有能力的资源,可以基于他们的可用性、技能、资格、位置、团队、资源成本率和其他标准,也可以借助企业范围的可见性来选择资源。


2. 降低资源成本的技巧

使用 8Manage 资源管理解决方案将帮助你显着降低资源成本,尽量减少项目中技术不足/技术过度的资源,让你在不影响质量的情况下利用具有成本效益的全国资源。


8Manage 资源管理也可以让你通过适当的容量规划避免最后一分钟的招聘成本。通过让项目工作量与劳动力能力保持一致,最大限度地减少招聘/解雇周期。


3. 提前控制项目成本的技巧

你不希望最后一分钟的预算超支给你的项目制造障碍。为了避免这种情况,你需要预测和跟踪项目的各种财务属性,即成本、收入、利润率和间接费用。8Manage 资源管理解决方案能够帮助你提前采取纠正措施并控制项目成本。


预测和确保不浪费过多容量的技巧

在许多企业中,过多的资源容量遭忽视、浪费,最终用于不计费的活动。


8Manage 资源管理解决方案使用先进的容量规划技术,可以轻松预见过剩的资源。决策者可以提前采取纠正措施,并将计费项目分配给资源。


4. 提高员工生产力的技巧

通过以下方式显着提高员工的生产力:

  • 根据员工的能力和感兴趣的领域分配工作
  • 授权员工从事他们感兴趣的项目
  • 重新培训员工以弥补未来的资源能力和技能差距
  • 建立按需劳动力以降低成本的技巧
  • 在动荡的环境中,有效的资源容量规划能够帮助你针对不断变化的需求来预测未来的资源过剩或短缺


8Manage 资源管理解决方案能够帮助你的公司积极主动地 (从承包商、专业资源供应商、自由专业者、兼职专业者等) 按需雇用劳动力。

执行效率

目前,这 4 代 PPM 都有人用。PPM1.0 仍有人用的原因是 PPM 2.0 的设计局限于当时的科技,数据是“垃圾进,垃圾出”,其数据可靠性不比 PPM1.0 的高,PPM 3.0 则更多是方法论而不是工具。


由于以往的 PPM 有 “垃圾进,垃圾出”的局限,其反映的项目进度可能会与实际情况有很大的差异(如系统反映项目 90% 完成,但实际只有 50% 甚至更低)。此现象在项目管理中非常常见(项目 90% 完成是神话),这表明项目存在项目数据完整性的问题。


8Manage PPM 4.0 使用在线交易处理 (OLTP) 技术,同时应用四眼原则和囚徒困境,成功维护项目数据的完整性。有了项目数据的完整性,项目经理能第一时间找出首个延迟活动的原因并进行补求,不会后知后觉地等到项目 90% 完成是神话出现才进行补求。


项目中每个活动负责人都知道自己依赖谁,当他侦察到自己依赖的人延迟,他会放慢脚步。依赖他的人一旦侦察到他放缓,也会跟着放缓。整个项目就开始产生骨牌效应,进而整体放缓。因此,项目数据的完整性是发挥项目团队有效执行的关键,因为它可以防止骨牌效应放缓的发生。