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Finance
与业务连接的全面财务管理

现今财务管理系统的通病是与业务活动缺乏连通性,而且信息是事后人为地录入系统,导致财务信息严重滞后且不准确, 可以说一年365天有364天都是不准确的, 即使花大量的人手去调整,也才能准确1天(报税的那1天)。如果这些财务管理系统的设计能与实际业务活动紧密联系,像自动提款机的设计那样可以满足实际需求,那么现在大多的财务系统就能帮助管理者看到业务在财务上的绩效,并能在第一时间发现问题。


旧式的财务自动化来自记账员的账本电子化, 而记账员在账本或电子表格的事后录入信息这一习惯,严重地影响了旧式财务管理系统的设计。


随着自动提款机(ATM)的普及和交易系统技术(如直通式处理,即STP)的进步,人们逐渐获得足够的经验去设计与现实业务活动有更高连通性的财务管理系统。8Manage 在设计初期就充分考虑了连通性。使用 8Manage,用户可以实时地查看统一的或个别的报告,如:损益表、资产负债表、企业及其法人实体或业务单位的现金流,以及跨多个国家的成本中心。我们所谈论的不是每周或每月才生成带有详细盈亏信息的损益表,而是每小时或每分钟实时的生成。
按小时生成损益表、资产负债表和现金流报表

现在即使是低端的计算机也有足够的计算能力为企业按小时或按天来生成损益表、资产负债表、应收款、应付款和现金流报告。但导致企业无法按每天、周或月来生成最新报告最重要的原因,是它在业务与操作流程上缺乏财务的连通性。所以,即使现代计算机硬件软件都能支持灵活获取财务信息所需的连通性,但旧式财务管理系统潜移默化的人工交互模式也阻碍了财务连通性的发展。 

使用 8Manage 财务连通模式,管理层可实时查看以上所提到的任何部门/公司/集团的任何财务报告。


系统可以自动地沿着部门/公司/集团(从低层级向高层级)的顺序来实时汇集信息,并同时自动排除公司内部的交易。除了快速生成财务信息,系统还支持实时向下提取信息,譬如:点击损益表中带下划线的库存量,系统就会显示库存量的相关数据。


这种财务连通功能不但是可实现的,而且执行起来比人们所习惯的人工交互模式更简单,成本更低。所以,人们应改变人工交互模式的习惯,利用现代计算机硬件软件去更好地完成工作。

预算&费用管理

8Manage 提供组织机构收入、成本预算和追踪的功能,确保不同组织部门和法人实体之间的财务信息能实时集合和传递;组织部门的收入、成本预算与跟踪记录,能与销售订单、合同、采购订单、项目核算、人员编排与成本、发票、费用报销和支付等相关联。这些预算与实际费用的数字能反映最新的情况,用户点击数字即可实时查看关联的数据。


8Manage 支持全面预算管理概念,并允许各业务部门根据产品的结构和粒度、渠道、运营和细分市场来执行实行部门的业务量、价格和成本估算。预算可进一步分为高、中和低版本,初步预算完成或审批通过后,可每月进行预算预测 (1+11, 2+10, 3+9, …)。

销售收入连通性

8Manage通过以下的交易模式与实际销售活动建立高度的连通性:

  • 通过销售点系统(POS)采集零售交易信息
  • 通过销售订单(包括电话&电子商务订单)采集零售或批发交易信息
  • 通过销售合同采集零售或批发交易信息


实时捕捉所有销售交易信息,并且将即时信息应用到财务运营和业务部门的计划与执行中。这些销售交易信息也会被自动连接到财务运营和业务部门已选择的(如下)销售财务管理工作中。

  • 单个组、部门/地区和企业的收入计划和配额管理
  • 商机的财务和销售过程管理
  • 重复性收入的管理

预测(例如,2+10,3+9,……,11+1)可根据已设定公式自动完成。

市场营销财务连通性

营销策略的创造性,必须要有内嵌的现状调查表去指导其执行。内嵌现状调查可包括电子调查和增量回报管理。
8Manage 以下的市场营销管理模式均嵌入财务连通性:

  • 营销预算规划与跟踪
  • 营销活动(包括 eDM 和电子调查)
  • 营销活动回报管理


通过内嵌的营销财务连通性,8Manage 可以帮助管理层和营销经理追踪详细的回报信息,如:经过电子调查之前或之后的潜在客户、合资格的潜在客户、可推荐的客户、POS 机交易的增长量、新订单/合约收入总额以及品牌知名度的提高。

项目财务连通性

若项目预算的内容、涉及人员、花费项、以及使用者能被实时简单地显示出来,那么项目财务管理就会简单得多。但事实上,多数项目都会发生多个活动共用一笔预算的情况,而且无法辨别超支的预算是源于哪几个活动。如果工时表延迟上交,采购和开支的处理跨多个部门且使用多种货币,情况则会更加复杂。

项目财务管理也深受项目范围及其时间调整的影响。如果不能很好地掌控项目内容和时间,也就无法妥善地控制项目财务。8Manage 支持对项目、高层级活动和低层级活动进行预算和追踪,自动实时地从低层级向高层级汇集财务信息。它能实时处理工时表、采购订单、外包发票和费用报销,并自动实时计算人工和采购成本。8Manage 的内嵌财务连通性不仅应用于项目活动、资源和成果,而且也在项目范围和时间计划中。


通过内嵌的财务连通功能,任何影响项目财务的改动都会自动地被追踪,改动的信息也会被高亮,以便人们了解改动所产生的影响。


以上方法解决了项目管理中如下的关键问题:

  • 太多事情混杂在一起,各方均不清楚财务改动的影响,因此人们往往随意地要求改动,并随意地接受这些改动。
  • 财务信息过于滞后,预算超支情况出现两三个月后人们才开始发觉。
  • 部分项目经理会在项目中投入大量的财务储备,但这通常不奏效。因为储备金有限,加上对项目的范围、时间和改动缺乏控制,使产生的影响远远超出了储备金所能承受的范围。


8Manage 通过利用项目管理中内嵌财务连通性功能实时计算,帮助项目利害关系人解决以上问题。 
采购财务连通性

8Manage 支持整个采购流程,并具有实时财务连通性。部门预算和采购计划能与订单以及发票相结合,付款申请、付款和回报则与部门应付账款和实际支出很好地结合在一起。若相关部门预算不足,采购订单则无法通过审批;而一旦发票和付款请求通过审批,未付款项就会显示在应付账款上。


8Manage 支持以历史价格和CPI调整为根据,建立产品基准价。基准价是用来控制严重偏离价格规范的数据。8Manage能实时统计每个供应商产品的累计价格与相关基准价的偏差;也能实时统计每张采购订单与相关基准价的总偏差;甚至能实时统计每种采购的产品与相关基准价的偏差。从而采购部门可轻易发现单项采购偏差最大的申请人或采购人员,以及从年初至今累计偏差值最大的人员。

存货核算连通性

8Manage 帮助管理原材料、半成品以及成品的订购、储存、加工以及转移到多个站点和仓库。8Manage还支持多货币,并全面展示以下特点和财务连通性。

  • 需求预测
  • 采购计划和采购订单
  • 物流成本计算
  • 收货
  • 退货给供应商
  • 编号追踪
  • 保修期和过期追踪
  • 材料申请、审批和交付
  • 存货转移与追踪
  • 库存盘点与更新


8Manage 支持跨多个仓库的存货核算,并将库存作为流动资产的一部分显示在资产负债表上。
现金管理

8Manage 跟踪所有的现金账目、投资账目、销售订单/合同、采购订单/合同、项目账目、员工工资和纳税账户、发票、费用报销、贷款及各组织部门的支付金额,并按照用户需要汇总信息,实时生成以时间段和组织结构为导向的现金流报表。

8Manage 帮助用户追踪收到的销售单、生成付款申请并获得适当审批。已审批的付款申请会被自动推送到应付账款。8Manage 还可实时地生成各种应付账款报表。

8Manage 帮助用户跟踪销售订单的履行状态、项目进展以及合同规定的付款安排,生成相应的收款发票。与一流的项目管理和交付系统以及自动化的工作流程通知相结合,加快结算进程,提高企业的现金流通。

资产与负债管理

8Manage 支持各部门管理各自不同的资产及负债,并可根据所定义的行政或业务结构实时汇总信息,有助于捕捉、追踪和报告以下行为和变更:

现金账户: 8Manage 支持不同类型的现金帐户,如储蓄、支票、货币市场、定期存款单、现金和零用金,并自动跟踪相应的存款、利息、股息和取款,以及实时计算内部收益率(IRR)。
应收账款: 8Manage 可跟据客户订单、合同上的付款安排以及交付信息自动生成发票,并追踪应收账款。
预付款: 8Manage 支持预先付款、应付和实际支付,并跟踪所有作为流动资产的预付款。
库存: 8Manage 可进行存货核算,并实时重新计算库存值。
固定资产: 8Manage 支持用户定义不同类型的固定资产,并根据选定的折旧方法实时计算折旧值。
无形资产: 8Manage 支持用户定义不同类型的无形资产(如专利、商誉、商标名),并自动追踪账面价值与失效期。
投资: 8Manage 支持对票据、纸币、债券、股票、认股权证、共同基金、期权、期货、外汇、商品期货及企业收购的短期和长期投资,自动跟踪相应的支出与回报,并实时计算内部收益率(IRR)。
借贷: 8Manage 支持用户定义不同类型的短期和长期贷款(例如,销售和员工),跟踪相应的支出、利息、股息和回报,并实时计算内部收益率(IRR)。
应付款: 8Manage 追踪收到的发票,自动生成付款申请。它还跟踪已付款及未付款发票。
工资单: 8Manage 自动根据不同的自定义付款周期来计算各类员工的工资,并自动跟踪应付工资。
负债: 8Manage 支持用户定义不同的短期和长期的债务类型,如应交税费、预计负债、预收收入、应付票据和应付债券,并自动跟踪相应的负债金额、利息和投资回报。
股东权益: 8Manage 支持用户定义不同类型的股东权益,如基金、普通股、优先股和留存利润,并自动跟踪股本金额、股份份额、撤回的股本、撤回的股份份额、剩余股本金额和剩余股份。


8Manage 还支持用户根据部门定义的行政或业务结构实时生成相应的资产负债表,实时汇总从最低部门到指定部门的最新资产与负债信息。

财务KPI以及报表


8Manage 衡量关键绩效驱动因素,如销售收入比例利润和销售收入对总资产的比率以及净资产收益率(ROE)和总资产收益率(ROTA)中的运营业绩。对于流动资产,8Manage 追踪流动资产与负债比率、速动资产(减去存货)与负债的比率以及营运资金与销售额的比率。对于财务实力,8Manage追踪债务股本比率及其杠杆作用。

关于增长,8Manage 根据流动资产与销售收入的比率、留存收益与销售收入的比率以及销售收入的增长来追踪均衡增长。关于财务评估,8Manage 计算每股盈利(EPS)、每股股利DPS以及市盈率(P/E)。
综上所述,8Manage 能够实时生成损益表、资产负债表、应收账款、应付账款以及现金流报表。

除上述所言,8Manage 还可实时生成以下报表:
  • 营销预算、支出和投资回报率(ROI)
  • 销售机会预算和支出
  • 销售订单或合同的预算、支出和损益
  • 采购订单或合约的预算和支出
  • 项目核算
  • 库存核算
  • 费用核算
  • 工资单


8Manage 还提供了点选式的报表生成器,支持用户选择任何字段生成 2D 和 3D 的各种形式的报表,包括表格、柱状图、饼图或趋势图等。