电子文档管理系统

拥有一套强大的电子文档管理系统,既能提高内部效率,又能提升整体业务竞争力。没有什么比成堆的文档和文件更令人分心且沮丧的了。找不到你需要的东西最终可能会损害你的声誉。电子文档管理系统(EDMS)能够确保记录不会丢失,帮助你快速可靠地获取任何你需要的信息或数据。

将重要的技术和业务文件分散在不同员工的电脑和U盘中并不是保护业务的好办法。拥有一个EDMS是存储文档和文件最安全的方法。近年来发生许多引人注目的数据泄露事件,你的企业需要用一个安全的系统来保护敏感的财务信息和可靠客户的详细信息。

功能强大的 EDMS

8Manage 为用户提供强大的电子文档管理系统,具有以下功能:

  • 用户自定义文档类型
  • 支持扫描,文字及文本识别
  • 中央文档知识库
  • 全文检索
  • 文件夹管理
  • 用户自定义导航流程
  • 部门之间,部门内部与公司之间的文档审批流程
  • 知识管理
  • 文档库模板
  • 移动式与手机 App 访问
  • 版本管理
  • 与 CRM,SPM,PPM 及其它电子文档系统无缝结合
  • 同时编辑控制
用户自定义文档类型及字段

文档管理软件

8Manage 支持用户自定义不同类型的文档,例如业务计划,法律文档,工程通知和备忘录等,并且可自定义每个文档类型的控制字段。控制字段可以是文档目的,日期,负责人,成本,风险等。8Manage 支持以下自定义字段类型:

  • 文本
  • 数字
  • 日期
  • 时间
  • 列表
  • 单选
  • 多选
  • 是/否
  • 货币
  • 金额
  • 从1到10打分以及评分对象

用户还可以按需选择某些自定义字段作为搜索条件,并且还可以设置这些字段是否需要显示在页面列表。

中央文档知识库

文档管理软件

8Manage 提供中央文档知识库机制帮助用户存储和管理所有的文档。用户可按需自定义不同的文档库。每个文档库都可以设置其文档的架构和层次以及不同用户对不同文档的访问权限。中央文档知识库帮助用户可靠、安全地存储和管理文档,当每天8Manage系统进行备份时所有的文档都会同步进行备份,用户无需担心数据丢失的问题。

文件夹管理

文档管理软件

8Manage 提供文件夹层级管理机制帮助用户有效地管理和组织每个文档库的文档。文档库的负责人可以利用文档层级功能来组织文档,文档的检阅者可以根据条理清晰的文档层级快速方便地找到所需的文档。

部门内部的文档审批流程

文档管理软件

8Manage 支持用户按需自定义多个文档审批流程,每个审批流程可以有不同的阶段,每个阶段可以有不同的审批步骤。同时,8Manage 还支持用户自定义哪些审批阶段和步骤是平行执行的,哪些是需要按先后次序执行的。并且,如果文档被其中一个审批者拒绝,用户可以设置文档的审批流程从头重新开始或者从被拒绝的审批节点开始。

部门之间与企业之间的文档审批流程

文档管理软件

与部门内部之间的文档审批流程类似,用户可以按需自定义部门之间与企业之间的文档审批流程。不同部门和不同企业的用户可以通过登录系统,电子邮件或者智能手机直接审批文档。

文档库模板

文档管理软件

8Manage 支持用户自定义含有文件夹层级结构和文档模板的文档库模板。这个机制能有效地帮助用户确保文档的一致性与标准性。例如,企业可以自定义项目文档模板,每个项目都遵循这个模板的标准来编写文档,提高了文档的一致性和管理效率。

版本管理

文档管理软件

8Manage 支持文档版本管理,系统会默认检索最新版本的文档。用户也可以根据实际需求检阅任一历史版本的文档。

同时编辑控制

文档管理软件

8Manage 提供文档的检入与检出机制帮助用户有效地控制文档的同时编辑问题。当一个文档被某个用户检出编辑,其他所有用户都无法检出这个文档来编辑,直至那个用户完成编辑并捡入此文档,其他用户才可使用和编辑。

扫描,文字及文本识别

文档管理软件

8Manage 支持不同的扫描和文字识别仪器。同时,我们还为特殊文本模式的识别提供客制化服务,也可以从源文档提取信息与仪器对象进行匹配。

全文检索

文档管理软件

8Manage 支持用户通过全文检索功能来查找所需的内容。用户可定义意思相同的关键词(例如,婴儿和幼小宝宝同义),通过全文检索功能就可以找到所有含有“婴儿”或“幼小宝宝”的文档。

用户自定义导航流程

文档管理软件

8Manage 支持用户自定义文档的导航流程以便有权限的用户可以快速方便的访问所需的文档和处理文档信息。用户可以选择代表每个导航阶段的可视化图标,并且把图标与相应的文档链接,用户点击导航图中的图标即可打开相应的文档页面,用户还可拖拽图标和箭头来设计和更改导航流程,方便易用,极大地提高效率。

知识管理

文档管理软件

8Manage 支持企业按需自定义知识分类和提供强大的知识索引和搜索机制。并且 8Manage 的文档知识库与 8Manage 的其它应用模块如 CRM,SPM 以及 PPM 是无缝结合的,用户不仅可通过文档获取知识,还可通过 CRM,SPM 以及 PPM 的运作获取一站式的知识与信息。

移动式与手机 App 访问

文档管理软件

8Manage 电子文档管理系统基于移动互联网技术而设计,用户可通过移动手机端随时随地访问文档。同时,8Manage 还提供移动手机 App 以便用户不仅可以通过电脑还可通过移动手机查看文档的审批流程,文件夹和文档内容。

实现业务现代化并提高安全性
简化管理、提高生产力、加速增长,所有这些都由 8Manage 来实现。
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