管理项目范围变更的6个技巧

不管是项目需求发生了变化，还是第一轮可交付成果没有完全达到预期，在项目范围定义的初始阶段之后可能发生变化的原因有很多。当这种情况发生时，你需要准备好一个计划来处理最后一刻的范围变更和调整。
 
什么是范围变更？
 
范围变更是指在功能、布局、质量、预算、时间表、责任或项目的其他方面的偏差。
 
通常情况下，范围的变更是由项目经理或利益相关者的谨慎决定造成的。当新的数据或信息出现，为现有战略或计划提供信息时，也会发生范围变更。这些更改内置于大多数敏捷项目管理流程中，是产品开发过程中健康、富有成效的一部分。
 
数据驱动。新的信息或数据驱动的洞察力往往可以揭示出现有工作范围无法实现预期的结果。在这种情况下，改变工作范围是成功的必要条件。
 
预算驱动。简单地说，有时预算会被削减，这就需要在时间和资源投入上有所转变。如果预算增加，也需要重新评估范围。
 
最后期限驱动。也许产品需要提前推出才能击败竞争对手进入市场。或者，也许需要推迟时间表，以便为竞争性更高优先级的项目腾出时间。任何时间线的调整都会导致项目范围的改变。
 
资源驱动。项目资源的任何变化都需要范围的变化来调整利益相关者、所有者、责任等。
 
范围蔓延的发生是由于业务需要或战略转变之外的原因，通常是由计划不周的项目或超出原始声明或工作范围 (SOW) 的范围来定义的。不惜一切代价避免范围蔓延是明智的，以确保你不会为未来的项目树立先例。

管理项目范围变更的技巧
 
不管范围的定义有多牢固，范围变更是项目管理过程中不可避免的自然组成部分。但是，即使范围变更的原因是合理的，它仍然会改变你的原始计划，需要仔细管理以保持项目的正常进行。
 
这里有一些技巧，可以帮助你进行范围变更管理，而这一切要从建立一个适当的流程开始。
 
1.理解并沟通变更背后的需求
 
变更请求可能来自于执行利益相关者、高层领导或客户。不管来源如何，在执行之前，要确保你完全理解利益相关者或客户要求变更的原因。
 
提出问题，甚至更好的是，实施一个流程来确保请求者仔细评估变更。
 
2.记录变更
 
一旦有变更请求，一定要记录下来，即使它最终没有导致范围变更。这个过程还使你能够记录和审查请求，并考虑其他破坏性较小、成本较低或耗时较少的解决方案。
 
通过遵循这个过程，你还能确保有效地将合理的、可实施的范围变更传达给你的团队。
 
3.评估变更并了解其对范围、进度和预算的影响
 
评估请求的更改可以从一些简单的提问开始：
-为什么利益相关者或客户要求变更？
-该变更是否与我们的战略重点相关并保持一致？
-根据我们期望的结果，变更请求是否有意义？
-这个请求是必要的，还是已经是范围内的一部分？
-这个变更的紧迫性如何？
 
这些问题的答案将帮助你评估请求的合理性，并相应地确定优先次序。
 
4.考虑影响，让任何变更得到批准
 
当评估并批准了该请求，它还必须得到你的范围变更审批程序中所列出的执行利益相关者的批准。将请求、范围变更的细节、批准的理由以及其他细节发送给管理团队。
 
如果你决定范围变更没有必要，告知请求者原因。他们可以随时修改其请求并提交新的请求表。
 
5.实施并与团队沟通
 
发生范围变更后，一定要让你的团队参与并告知他们。通过记录请求及其评估，你将能够清楚地证明为什么需要进行调整，并让团队参与变更。
 
6.使用项目管理软件
 
像8Manage PM这样端到端的项目管理软件可以帮助团队更好地管理和控制项目范围变更，并确保项目按计划进行。
 
● 范围变更管理：可用于处理事务、问题、缺陷报告、改进需求等沟通，以及对范围变更请求进行评估和批准。
 
● 知识管理：你和团队可通过8Manage PM记录和共享有关项目范围的信息，以便更快地响应范围变更请求。
 
● 项目敏捷性：8Manage系统具有强大的协作和共享功能，使团队成员可以实时交流和更新项目范围变更。
 
● 自动化流程：自动化处理范围变更请求，并提供通知和跟踪功能，以确保所有人都了解范围变更的状态和进展。
 
● 数据分析：生成实时报告以帮助团队管理范围变更的成本和计划，并提供有关范围变更对项目进度的影响的数据。
 
总结
 
计划外的变化是现代商业的一个可预测的部分。实施一个灵活但以流程为导向的方法来管理范围变更，你可以确保意外的变化不会使项目脱轨。相反，强有效的项目管理可视性将帮助你建立更好的产品并保持业务的敏捷性。