电子文档管理对企业至关重要的4个原因

没有人喜欢处理文书工作。文档管理可能是你最不关心的问题，但如果处理不当，可能会给你的企业带来一些问题。

为什么电子文档管理对你的企业至关重要？以下总结了4个原因：

1、高效

拥有一个良好的电子文档管理系统（EDMS）将帮助你提高内部效率和整体业务竞争力。

没有什么比成堆的实物文件和档案更让人分心。而且，无法找到你需要的东西最终可能会损害你的声誉。

电子文档管理系统将确保记录不会丢失，并帮助你快速、可靠地获得需要的任何信息或数据。

2、成本效益高

尽可能地节约成本是任何一个初创企业的关键，而电子化的文件存储是管理所有记录的一种经济有效的方式。

人工文档管理是一个耗时的过程，将这些内部资源和昂贵的员工时间重新分配到更重要和更有成效的任务上，会有助于加强和建立你的业务。

还有与物理存储相关的成本，特别是当一个快速增长的企业将产生大量文件的情况下。转向数字存储将使你能够经济高效地管理扩展需求。

3、支持良好的合规做法

企业所处的行业类型将决定你在文件和数据存储方面需要遵守的各种规定。

旧文件可能需要保存一定年限，你可能需要证明已遵循某些程序并正确存储了敏感信息。

电子文档管理使你不再担心合规问题，甚至可以设置它以确保在你不再需要记录时以安全和及时的方式销毁文件。

4、保护你的业务

电子文档管理系统是存储文档和文件的最安全方式。近年来有许多引人注目的数据泄露事件，你的企业需要用一个安全的系统来保护敏感的财务信息和受信任的客户资料。

它还具有提供异地备份的附加价值，以防办公室发生任何灾难破坏场所的物理和电子文件。

电子文档管理系统

电子文档管理对于任何企业的行政职能而言都是一项重要资产。如果你的企业还没有电子文档管理系统，尽快开始应用是很有商业意义的。

8Manage为企业提供强大的电子文档管理系统，切实做好业务文档收集、管理、利用，更方便的是可通过PC端和移动端进行快速访问。

8Manage EDMS可作为企业的文件库、知识中心，充分考虑企业业务整合，能够实现以下功能：

1-中央文档知识库

系统提供中央文档知识库机制帮助用户存储和管理所有的文档。用户可按需自定义不同的文档库。所有文档每天同步备份，用户无需担心数据丢失的问题。

2-文件夹管理

8Manage EDMS提供文件夹层级管理机制管理和组织每个文档库的文档。文档库的负责人可以利用文档层级功能来组织文档，文档的检阅者可以根据条理清晰的文档层级快速方便地找到所需的文档。

3-文档审批流程

8Manage 支持用户按需自定义多个文档审批流程，每个审批流程可以有不同的阶段，每个阶段可以有不同的审批步骤。

4-版本控制

系统支持文档版本管理，默认检索最新版本的文档。用户也可以根据实际需求检阅任一历史版本的文档。

5-知识管理

8Manage EDMS支持企业按需自定义知识分类和提供强大的知识索引和搜索机制。并且系统的文档知识库可与8Manage其它应用模块（如CRM，SRM 以及 PPM）无缝结合，用户不仅可通过文档获取知识，还可通过 CRM，SRM 以及 PPM 的运作获取一站式的知识与信息。

总结

在当今竞争日益激烈的市场，使员工高效查询和准备文件，并及时响应客户和合作伙伴的需求，才能成为行业中的佼佼者。使用像8Manage电子文档管理系统这样有效的解决方案，你的企业将能够更好地管理企业文档，改善时间管理并提升业务办公效率。立即联系我们开始免费试用吧。