采购产品和服务的7个有效步骤

在商业中，企业采购通常从识别需求开始，并创建指定所有需求规格的采购订单。当已经有批准的需求供应商时，采购订单将转发给相关采购或财务团队进行采购审批。如果它被拒绝，你会收到一则解释原因的信息。采购订单在获得批准后将转换为采购申请。

采购团队针对没有预先批准的供应商或供应商的采购发出大量 RFQ（报价请求），指定采购订单中提供的参数。检查获得的报价，并选择合适的供应商。之后，采购团队与选定的供应商协商有利的交易并发出采购订单。

当收到购买的产品时，对供应商的发票进行三向匹配验证。采购订单、供应商发票和产品实际交付的比较和验证称为三向匹配。

此阶段验证企业是否向指定供应商下订单，以及供应商是否已根据采购订单交付产品并开具发票。然后比较产品的收据，以验证订单是否按要求收到并开具发票。三方验证完成后，授权供应商的发票并向供应商发送付款。财务部门负责这笔钱的核算。

以下是采购产品和服务的7个有效步骤：

步骤1：确定所有业务部门对产品和服务的需求。

当企业的任何一个业务部门需要从外部供应商那里获得产品或服务时，采购周期就开始了。因此，采购流程的第一阶段是确定和整合企业内各业务部门的需求。这使你能够了解支出领域和类别，利用支出分析来寻找减少成本的机会。

步骤2：列出潜在供应商并进行分析。

在确定业务部门的要求之后，下一步是制定可能提供产品/服务的潜在供应商名单。在这过程使用基本的在线搜索或更正式的措施，如RFP、RFQ和RFI。

这一步主要目的是评估潜在供应商。定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和担保条款以及客户服务是一些评估指标。评估后，将协议授予提供最大价值和最佳市场价格的供应商。

步骤3：与选定的供应商签订合同。

当选择了一个供应商来满足企业的需求时，合同流程就开始了。为了产生最佳的价值，并刺激买方与供应商的合作，签订合同是每个企业的一个关键步骤。这一步需要评估一些重要的因素，如价格结构、工作范围、条款和条件以及交付日期等等。通过详细的合同分析和谈判，可以发现更多减少成本的选择，包括动态折扣。

步骤4：创建采购订单并发布。

下一个阶段是在企业与供应商敲定合同后，创建一个采购申请（PR）。一份PR提供了产品/服务的描述，价格和数量，供应商的信息，以及批准流程。

接受请购单后，财务团队会向供应商发送采购订单，其中包含订单号、付款条件和供应商信息等信息。

步骤5：收到发票后，完成付款。

当供应商收到采购订单时，他会发送一张发票，并附上所需产品或服务的价格。采购团队在企业收到采购订单并开具发票时，对采购订单进行匹配，以保证质量和数量。

根据企业与供应商商定的付款条件，在交货前或交货后发出付款。

步骤6：接收并检查所要求的产品/服务。

供应商根据付款和合同条款提供货物/服务。企业在收货后对供应商进行审核，以确认其是否满足质量要求。

步骤7：做好细致的开票记录。

收到交货后，妥善保存所有的发票是至关重要的，以跟踪支出和公司内部的各种支出类别。

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