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采购订单流程的7个步骤
采购订单（PO）是由买方创建并发送给卖方的法律文件，以确认其购买产品/服务的意图。采购订单帮助企业了解并说明其要求的所有商品或服务。经理可以使用采购订单来跟踪其他相关信息，如数量、交货说明、成本、条款和所需日期。
采购订单流程包括企业创建、批准、验证、管理和跟踪采购订单所采取的所有步骤，从确定需求到交付或销售点。
● 采购订单创建
● 批准
● 派遣
● 有约束力的合同
● 货物交付
● 三向匹配
● 关闭
采购订单流程的7个步骤
1.订单创建
采购订单流程的第一步是创建采购申请。在这一点上，你需要知道正在购买什么、申请的优先级、你的预算、何时需要产品或服务、谁需要批准订单以及供应商。
2.批准
创建订单后，流程的下一步是获得申请的批准。在某些情况下，该批准可能是口头的或通过电子邮件发送。在其他公司，可能需要更正式的行动，如完成文书工作。
审批级别取决于采购金额、公司政策或指南以及供应商的要求。批准还可能需要验证预算或文件，如产品规格或详细工作说明书（SOW）。审批后，请购单变成采购订单。
3.派遣
申请批准后，采购订单将发送给选定的供应商。然后，供应商根据采购订单提交投标。投标的批准基于价格、质量、支持、服务、时间表和与你的业务相关的其他因素。
4.有约束力的合同
中标后，企业和供应商必须就合同达成一致。合同通常包括与采购相关的条款和条件，如所采购的物品附带哪些支持或如何处理任何争议。
5.货物交付
然后，供应商将根据概述的时间表和运输要求生产和交付所采购的物品。企业将核实质量，并将收到的货物与预期货物进行匹配。如果货物不符合要求，可以在这阶段通知供应商。通常，供应商将向采购方发送一份发票，概述价格和付款条件。
6.三向匹配
收货审核通过后，采购方将把采购订单与供应商的采购订单和发票进行匹配。企业应检查以确保所有费用准确无误。
7.关闭
三向匹配通过后，采购订单将关闭。
为什么实施采购订单流程很重要？
一致、可重复的采购订单流程提供了一系列好处，包括增强的控制、可见性和效率。
编制预算
一致的采购订单流程有助于财务部门准确核算所有相关采购费用，并保持预测和预算。
订单管理
已建立的采购订单流程允许你一次管理多个订单，并提供相关活动的可见性，如发货和收货、库存控制和生产计划。此外，一个健康的采购订单流程应该在整个过程中的每个接触点都保持透明度。
财务责任
稳健的采购订单流程将创建现金流的书面记录，并增加一路上货物成本的责任。银行、审计师和法律部门会将其视为企业的资产。
争议解决
在采购订单过程中，在企业和供应商之间创建法律合同有助于确定责任并解决争议。条款和条件已明确说明，详细信息（如保证、担保或其他政策）以白纸黑字列出。
优化采购订单流程的实践
业务不断发展，流程需要不时进行重组，以保持高效和准确。采购订单流程也不例外。
不维护采购订单流程的直接风险包括错误、浪费、超支、预算不足以及最终的高消耗率。
从长远来看，低效或不准确的采购订单流程也会导致你与供应商的关系以及你根据公司需求获取商品或服务的能力出现问题。
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