采购流程中确保质量的7个步骤

采购是一个战略过程，涉及确定、选择、谈判和解决与供应商的合同。一般来说，采购团队会努力获得价格具有竞争力的、提供最大价值的供应品。他们旨在设计确保最高质量产出的采购流程。

采购过程中确保质量的步骤

1.确定需要哪些商品和服务

首先，企业必须确定其对特定项目或服务的需求。这可能是新产品或需要重新进货的产品。在这里，你必须深入了解业务的具体情况。产品详细信息可能包括技术规范、材料、服务特征或零件编号。在这个阶段，最好咨询受采购决策影响的所有业务部门，以确保采购的项目准确反映每个部门的需求。

2. 提交采购申请

当员工或业务组需要采购大量新的供应或服务时，他们会提出正式的采购申请。采购请求通知公司存在需求，以及诸如价格、所需时间框架、数量和采购团队需要牢记的其他重要事项等规格。

3. 评估和选择供应商

有了明确的需求清单和批准的采购请求，接下来就是选择合适的供应商并向他们发送报价询价请求(RFQ)。报价请求是指发送给不同供应商以索取和接收报价的文件。尽可能详细地比较不同的产品至关重要。

4. 协商价格和条款

谈判价格的一个好方法是获取和比较供应商的报价。每个报价都必须经过严格检查，并与其他供应商的其他剩余报价进行比较。当你得到最终报价时，立即记录条款。谈判步骤被认为是确保质量采购过程的关键基础。

5. 检查交付的产品

仔细检查交货是否有任何错误或损坏。确保一切都按照采购订单中的规定交付，并且质量达到或超过预期。这是对质量采购的进一步建议。

6. 进行三向匹配

应付账款应通过比对采购订单、订单收据或装箱单与发票进行三向匹配。三向匹配确保通过采购订单订购的产品或供应商确实交付，并以供应商的发票结算发票。进行彻底的匹配过程将防止未经授权的发票付款，从而节省企业的时间和金钱。

7. 记录保存

记录保存是质量采购过程中被忽视但至关重要的一步。 保留所有文件的清晰记录至关重要——从发票、采购请求、收据、谈判等等。出于多种原因，这些记录可能很有用。它们可以帮助企业在未来以合适的价格重新订购商品，并协助审计流程和计算税收。清晰、准确的记录还有助于解决任何潜在的争议。

以下是质量采购的最佳实践

采购职能是一项高度战略性的职能，需要关注细。企业正在扩大采用简化、有效的采购流程，以确保采购质量。以下是重新激活采购流程的有效技术：

1.集中式文档中心。

拥有一个集中的文档中心是实现高质量采购的关键的第一步。企业正在部署集中采购中心，以整合采购记录并促进在未来采购活动中做出更好的决策。整合从合同模板到操作流程的所有采购文档，确保合同和沟通的一致性。 此外，它可以减少错误并节省时间。集中式文档中心。

拥有一个集中的文档中心是实现高质量采购的关键的第一步。企业正在部署集中采购中心，以整合采购记录并促进在未来采购活动中做出更好的决策。整合从合同模板到操作流程的所有采购文档，确保合同和沟通的一致性。 此外，它可以减少错误并节省时间。

2.过程透明。

在采购的每个阶段实践流程透明度至关重要。流程透明度导致更快的处理、问责制、成本降低和负责任的采购流程。事实上，根据研究，近 50% 的专业人士正在考虑使用采购工具来提高透明度和问责制。

3.采购软件。

自动化采购流程是企业关注的问题。企业正在通过部署强大的智能工具来简化其采购流程，这些工具有助于根据以前的记录评估和确定最佳供应商。现代采购软件，比如8Manage SRM，嵌入了工具，包括基于以下几个指标评估和确定最佳供应商的预测分析：损失、退货、价格、及时交货和质量，简化招标、创建订单和支付供应等步骤。

8Manage SRM采购软件对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，支持电子留痕，还可以使团队更好地分析节省并跟踪供应商绩效。系统帮助企业建立与上下游的连接。采购部门统一在8Manage 平台协同采购工作，采购团队通过可靠的数据、信息和见解做出明智的采购决策，同时保证采购流程中的透明度和问责制。

4.优化库存的数据。

优化库存非常重要，因为库存成本可能非常巨大。物流专家将库存优化成本置于每年 40% 到 75% 左右，具体取决于业务。 此外，企业受到不断推动精简支出的推动， 这意味着关注最佳库存水平是获得优质采购流程的关键。

采购可以在企业的盈利能力和整体成功中发挥关键作用。它包括广泛的相关活动，每项活动都需要关注细节，以确保企业获得最大价值。了解更多8Manage SRM采购软件解决方案，联系我们即可免费试用产品。