项目控制的关键要素、好处和挑战

一个成本高昂、拖延已久的项目与一个在预算内按时交付的项目有什么区别？在许多情况下，答案是良好的项目控制。

什么是项目控制？

项目控制是收集和分析项目数据以保持成本和进度的过程。项目控制的功能包括启动、计划、监控、沟通和结束项目成本和进度。最终，项目控制是衡量项目状态的迭代过程，根据这些衡量预测可能的结果，然后在这些预测结果不可接受的情况下改进项目绩效。

虽然一个项目可能涉及许多参数，如质量、范围等，但项目控制侧重于成本和进度因素，并持续监测其任何风险。

项目控制的主要目标是将成本和进度与最初计划的差异降至最低。项目控制的核心是分析情景并提供建议的监控功能的一部分。项目控制为项目经理引入了必要的现实检查，为项目资源和目标如何随时间变化提供了更基于数据的视图。

项目控制的好处

在大型项目中，各种活动部件可能使其难以与初始计划保持一致。然而，密切监测、分析和监管可以控制这种情况。当正确执行控制时，各种规模的项目（不仅仅是大型项目）都会获得显著的好处。

以下是项目控制的一些关键好处：

-通过使用KPI及时做出决策的能力降低了项目成本
-提高了成本和竣工日期的项目可预测性
-提高对项目各个阶段财务状况的可见性
-缓解项目范围蔓延的能力
-通过结构良好的项目为未来项目提供有意义的基准数据
-在固定价格环境下工作时利润增加
-提高妥善管理和控制项目的声誉
-与项目管理能力不太成熟的组织相比具有竞争优势
-提高项目团队成员的工作满意度

项目控制中的挑战

尽管越来越多地认识到控制是一门学科，但企业面临的问题是：它在内部的实施情况如何？是否按预期带来了结果？这些结果是否一致？

当项目失败时，许多企业最终可能会指责其项目控制的有效性。让我们看看项目团队在正确实施控制方面面临的一些挑战和障碍：

1.高级管理层缺乏承诺和支持

这是最大的挑战之一。控制不仅仅意味着监控，虽然监控是被动的，但控制是指根据分析和报告主动做出决策。因此，如果没有领导层提供足够的权力，这是无法实现的。在没有自主权和支持的情况下，控制者无法实现他们的目标。许多项目控制团队往往人手不足或没有足够的预算来投资于正确的工具。

2.仅将其视为另一种成本函数

由于除非出现问题，否则控制不会成为人们关注的焦点，因此它们可以被视为间接费用。然而，这远非事实。对这一主题进行的一项研究表明，虽然项目控制功能成本占项目的 0.5% 至 3%，但其最佳实践的成本改进范围为 6% 至 20%。企业可以通过培训项目团队和管理人员了解控制的潜在投资回报率来解决这一认知问题。

3.对抗性动态

关注交付和时间表的人们经常以怀疑的方式看待控制和审计等功能。通过建立伙伴关系可以克服的。对于企业来说，将该功能与项目管理的其他领域集成也很重要。项目控制者不是每隔几周或几个月就来一次坏消息的人。相反，这个角色应该和谐地融入到项目生命周期中。

4.手动和过时的流程

即使管理层有足够的支持和团队对控制重要性的认识，实际实施可能无法跟上项目中的艰巨挑战。许多企业仍然使用带有繁琐电子表格的手动流程来尝试跟踪和管理风险矩阵和变更请求。手动操作往往保持孤立并生成不同的数据，而不是整体见解，也不能提供所需的全局可见性。

项目控制软件的作用

项目控制跨越多个流程并与多个角色交互以确保项目成功。他们需要在整个项目期间始终如一地关注细节，其中一些项目可以运行数年。

过去，使用手动方法来监控和评估项目指标可能是可以接受的。但如今，使用自动报告和基于算法的预测来利用最佳可用项目数据至关重要。项目控制对于大型项目的成功以及整个组织的成功来说太重要了，不能让手动流程和错误成为阻碍。

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