采购欺诈：如何及早发现和缓解

采购欺诈是公司必须防范的最古老的欺诈类型之一。当支付程序中存在故意欺骗行为，导致某种类型的财务收益或损失时，就会发生采购欺诈。在典型情况下，当供应商获得高于市场规模的业务，然后授予合同的员工收到某种回扣（现金、礼物或其他东西）时，公司就会蒙受损失。

在本文中，我们将分析采购欺诈的主要类型，如何调查和发现采购欺诈，以及如何防止这类欺诈对你的业务构成威胁。

预防采购欺诈应何时成为优先事项？

当公司规模开始扩大时，应优先考虑预防采购欺诈。对于刚起步阶段只有少数员工的小企业来说，风险很低。这是因为大多数小公司都允许公开沟通和更深入地了解采购流程。当公司处于增长模式，就会开始雇佣更多员工，在多个地点开设办公室，或让多名员工持有公司信用卡。扩展允许增加新的沟通渠道，减少对员工日常活动和采购流程的直接了解。随着公司开始扩张，他们应该考虑如何防止采购欺诈。

采购欺诈的类型有哪些？

1、员工/供应商串通

最常见的采购欺诈类型是，员工以高于需要的成本或更便宜的产品向供应商安排商品或服务。然后，供应商根据夸大的交易条款向员工“回扣”金钱或礼物。

2、利益冲突

当负责供应商选择的员工选择与他们有某种关系的公司时，就会发生这种情况。如果公司进行了适当的投标流程，选定的供应商/供应商符合资格标准，并且该员工声明存在冲突，则可以这样做。然而，现实情况往往并非如此，员工将交易交给家人或朋友作为恩惠或经济回报。

3、假公司

如果员工创建了一家虚假的公司并向其付款，这些虚假的成本就会增加。通常，参与这种欺诈的员工会支付小额款项，以免引起怀疑。如果公司没有将发票与采购订单相匹配的流程，那么就很容易实施。

4、虚高发票/交付不足

在初始采购阶段之后，在收到合同期间，可以通过批准虚高发票或接受交付不足实施欺诈。交付不足可能是工作不合格或未能满足要求。如果员工接受低于标准的材料，那就是一种欺诈——就像他们批准了虚高发票一样。

5、获取合同的虚假陈述

在获得合同时做出或接受虚假陈述是一种采购欺诈。这方面的例子包括歪曲少数承包商或小企业的地位，或供应商做出虚假的合规声明。

如何调查和发现采购欺诈？

在供应商审批链中有更多步骤和更大预算的大公司更容易受到采购欺诈行为的影响，但小企业也应该警惕。要发现采购欺诈，需要注意的是员工有意外的物资、发票不匹配、合同出价异常低以及员工与供应商之间的意外关系——包括社交媒体上的可能联系。

● 材料货物

如果员工从供应商那里收到礼物或经济奖励，那就是潜在的回扣。如果你发现一名员工突然拥有无法解释的物质财富，那可能是有问题的迹象。

● 不匹配的发票

有时，供应商或供应商会创建额外的发票来增加支付金额。这可以独立完成，也可以与合谋的公司成员一起完成。如果团队成员故意接受低于发票约定的工作，他们可能会受到供应商贿赂或部分利润的激励。发现发票与收到或支付的金额不匹配是一个标志。

● 异常低的出价

项目招标过程中，如果有多个出价，但只有一个出价明显较低，这可能表明采购员工希望将工作交给出价较低的供应商，并使其出价具有吸引力。同样，如果迟到的投标人是出价最低的投标人，这可能表明该公司掌握了竞争对手投标的内幕信息，并且正在准备获得合同。

● 员工/供应商关系

当员工的利益冲突未被报告，并且员工通过家庭或其他关系在其中一家供应商中拥有既得利益时，这是有问题的。如果他们对一个供应商表现出明显的偏好，就可以发现这一点。另一个需要注意的是员工和供应商之间意外的联系或关系，例如在工作之外或社交媒体上的联系。

如何防止采购欺诈？

有几种方法可以防止公司内部的采购欺诈。从事采购工作的员工及其主管应接受采购流程和程序以及欺诈风险和道德方面的培训。内部审计师应进行定期审查，寻找与标准实践的异常和偏差。此外，公司应制定举报政策和流程，员工可以通过该政策和流程举报他们怀疑的欺诈行为。

然而，这些针对采购欺诈的审计和举报人保护选项是事后进行的。在这些情况下，损失已经发生，你的公司可能无法挽回损失。如果能够通过降低风险来避免可能的采购欺诈，这将大大降低你公司在该领域的风险敞口。公司应在整个采购过程中实施控制措施并进行欺诈风险评估。

利用正确的技术尽早防止采购欺诈

带有孤立数据的繁琐流程增加了公司在采购欺诈中的脆弱性。使用正确的技术进行欺诈风险评估、公开信息和共享供应商、采购、发票等方面的数据，可以提高采购流程的透明度，降低欺诈风险。

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