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新闻与资讯

关于采购合规,你需要知道这些事

一般来说,合规意味着做你应该做的事。采购合规包括为公司支出管理制定、遵循和执行过程——简单来说,就是确保所有的支出过程都经过公司批准的方针,避免出现支出异常之类的活动。

采购合规往往包括支出采购影响的百分比或对合同的支出数额。当涉及到使用指定供应商时,一些企业会跟踪他们做得如何。

对于什么是采购合规以及如何解决采购合规,每家公司似乎都有自己的定义和重点领域。


采购管理系统


如何优先考虑你的采购合规计划

首先要认识到,并非所有的采购合规问题都是平等的,原因也不是显而易见的。

考虑合同支出百分比和你按时付款的频率之间的差异。不难看出,合同支出的百分比对你的底线有更大的影响。

如何制定采购合规框架

如何开发、计划和实现适用于你的企业的合规框架呢?这里有9个步骤:

1. 了解你在采购合规方面的立场

是否在公司的特定领域存在合规问题?还是各个部门和团队都运转良好,但彼此之间却不共享信息?

2. 为合规优先级排序

如果你生活在临时实践中,可能会有一些突出的问题需要立即解决。如果你的公司高层决定裁员,那么了解每个人都在买什么就成了你的首要工作。

更高级一点,你可能会有可靠的合同,但不是每个人都根据合同购买。

从采购合规目标的商业案例开始——将帮助你识别何时为流程而创建流程,以及何时实际增加价值。

3.研究合规解决方案

○ 也许你需要开发尚未存在的价值驱动过程?
○ 也许你需要与过程相匹配的更好的工具?
○ 还是你需要对已有的工具进行更好的培训?

花点时间研究可以解决给定问题的所有方法——而不仅仅是想到的第一个问题。

4. 了解你的资源

盘点你的财务资源、团队能力和技能、部门内部动态和组织文化。所有这些都将在优化采购合规时发挥作用。

○ 面对强大的业务案例,企业能否迅速采取行动?
○ 人们是否愿意尝试新事物?
○ 是否有某些部门比其他部门更容易合作?
○ 你是否直接控制业务领域?

坦率承认任何障碍或顺利开展的领域。

5. 评估业务的复杂性

仔细检查清单上的每一个项目,并根据影响和难度将其绘制出来。这里的困难可能包括任何可能阻碍项目的东西。考虑一下预算、内部专业知识、需要获得多个利益相关者的批准、成功取决于你无法控制的终端用户,或者在第4条中提到的其他事项。

6. 制定“高价值目标”清单

通常,从你的劳动中获得最大的成果意味着专注于那些具有“高影响,高难度”的事项。这些事项通常需要多个利益相关者之间的持续对话、广泛的尽职调查或大量的预算。

仔细查看那些对预算影响不大的事项。如果没有高昂的成本,通常会有一个有效的变更管理在努力,相应地制定计划。

“低影响,低难度”的事项通常是事后才想到的,不太可能解决这些问题。

7. 定义成功的采购合规意味着什么

现在已经有了一个行动计划的框架,那么请花些时间思考一下采购合规成功应该是什么样子。举个例子,也许你的目标是通过要求所有人将收据提交到相同的电子邮件地址,让你的会计更有效率。而合规的成功可能是他们不再放皱巴巴的收据在办公桌上。

你的目标也可能是通过充分集成数据和过程,从团队和工具的那里获取更多的价值。在这种情况下,你可能有几个目标——合同花费的百分比,首选供应商使用情况等等。

然而,定义成功时要确保其可衡量。

8. 制定时间表

一旦你知道成功是什么样子,就要绘制出达到采购合规目标所需的时间。对于复杂的数据和过程集成示例,时间表将包括诸如实现、培训以及开始看到结果所需的时间等内容。

9. 对自己负责

确保有适当的过程或工具可用于了解如何跟踪你的时间表和目标。如果你还没有这样做过,请进行一次支出分析,提供关于你花费的内容,花费的金额以及和谁一起花费的基线。这将是一个很好的开始。

推出新技术可能是在企业中建立新的合规标准的绝佳机会,并真正将你的团队聚集在一起以实现这一共同目标。现代端到端的采购管理系统,比如8Manage SRM,支持采购到付款整个流程,提供供应商、合同、税务和政策合规性,实时支出可见性以及用于跟踪采购订单、供应商绩效的功能,有效预防采购欺诈,使得跟踪采购合规性的流程更加高效,从而提高了生产力和更多的节省机会。联系我们,即可获取产品免费试用。