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新闻与资讯

当项目超出预算会发生什么?如何避免?

项目失败的原因有很多,其中一个最敏感的原因是超出预算。企业通常会在年初规划资源,并将预算分配给有望创造增长或优化的项目。


项目管理系统


当项目超出预算,由于资金短缺,所有相关人员都会面临挑战,要求更多并不是一件容易的事。

项目超出预算表明控制能力较低,这对经理、领导和更广泛的企业声誉产生负面影响。此外,由于额外费用,成本增加会影响利润率,机会成本会影响生产力,流动性减少会影响财务稳定性。

下面将探讨为什么会出现项目超出预算,以及如何避免这种情况的发生。

为什么会出现项目超出预算的情况?

你可能在项目开始时没有很好的评估,又或者做了糟糕的规划,或缺乏资源管理。你也可能受到不可预见的情况的影响。运行项目时,你需要支付各种费用,这些费用很快累积起来。当各种费用超出项目预算时,你的项目成本就超出了预算。

总而言之,大多数项目之所以超出预算,是因为出现了以下情况:
1) 缺乏风险和问题管理
2) 估算错误和规划错误
3) 范围蔓延
4) 由于缺乏经验,项目管理表现不佳
5) 项目设计问题
6) 缺乏预算问责制
7) 意料之外的项目变更
8) 协调失误(团队成员没有按时完成任务、工作内容重复等)

如何避免项目超出预算?

项目超支会影响项目经理的声誉、企业的生产力、利润和财务稳定性。避免项目成本超出预期,我们可以采取下列9种预防措施:
 
1) 管理风险和问题
2) 良好的规划和估算
3) 解决范围蔓延问题
4) 解决糟糕的项目管理绩效
5) 修复项目设计问题
6) 建立预算问责制
7) 处理意料之外的项目变更
8) 确保团队协调与协作
9) 设置应急储备金或在计算时留下缓冲空间

预算是计划和控制项目的重要组成部分。虽然你可以设法手动创建项目预算,但使用具有预算功能的项目管理软件会更加精确,尤其是管理一个具有大量里程碑和依赖项的大型项目时。

像8Manage PM这样的项目管理系统能跟踪项目生产的所有费用,包括员工、部门、任务和工作项,更全面地监控费用,从而确保项目维持在预算之内。

该软件专注于为业务人员提供在议价及交易期间所需的实时财务数字,让财务信息在机构、合同及项目间保持一致,不出现偏差。而且,8Manage系统实时同步项目进展,支持资源分配及有效跟踪其实际使用率,使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。总之,该系统可确保你最终拥有更精确的项目范围和更精确的预算。

每个企业都希望成功交付项目:能够准确地预测项目成本,并且始终如一地这样做,是实现这一目标的关键。8Manage PM帮助你以有效的方式跟踪和报告预算,详情可申请免费试用体验。