有任何问题,欢迎联系我们

020-38731114

sales_gz@wisagetech.com

欢迎申请 8Manage 产品演示
请填写以下信息,我们将会尽快与您联系。

我愿意接收来自8Manage 的更多产品信息与优惠信息。

申请演示>
新闻与资讯

项目管理的工作量跟踪是什么?有什么用处?

你可以实施什么样的管理控制来确保在计划的时间范围内交付所需的产出?根据进度表进行某种形式的进度衡量绝对有必要。这听起来非常简单明了,但许多项目都犯了典型错误——没有这样的衡量系统。


工时表软件


在使项目走上正轨之前,你必须能够判断它是否处于正轨。引入工作量跟踪系统是迄今为止提供评估的最佳方式,使项目管理团队能够控制进度、做出数据驱动的决策,甚至为未来的项目收集历史数据。

工作量跟踪为什么有用?

工作量跟踪主要是日程控制的管理工具。具体来说,它是衡量在计划活动和非计划活动上花费的时间的过程。这是个关键点,因为它使项目经理能够比较工作分解结构(WBS)中计划项目的实际和估计,从而实现进度控制。此外,它还有助于收集数据,以供规划未来的项目使用。

好处:用数据驱动决策

典型的项目经理在项目开展过程中要面对成千上万的决策。其中一些决策可以根据经验和直觉做出,但许多并不能。这些决策需要建立在准确的事实性数据之上,所有相关人员都能理解并提供支持。根据计划跟踪工作量是提供这些数据的一种方法。

说明这一点的最好方式是举例。项目经理先前作为开发团队的一部分参与特定项目的工作,他发布了用于跟踪目标进展的指标(如开销百分比)。此外,还为每个指标定义了阈值,如果达到阈值,将根据该阈值采取纠正行动。当团队在一个矩阵组织中运行时,人们的时间有许多相互竞争的需求。通过使用简单的工作量跟踪流程,项目经理能够证明已经达到或超过了某些阈值。纠正行动是即时的,不需要无休止的会议来辩论决策/行动的理由,团队知道中途纠正是基于数据进行的,并立即对决策提供支持。项目经理成功获得了团队的支持。
 
可以使用该数据的另一个重要指标是衡量团队必须应对的多任务或上下文切换的水平。任务之间的上下文切换需要时间,平均而言,顺序处理可以让你更快得到结果。这在需要聚焦于特定任务或活动的项目期间尤为重要。
 
管理和影响导致变更的因素对项目的成功至关重要。如果项目经理不能根据数据快速做出中期调整,那么项目注定会失败。孤立地跟踪工作量并不能保证刚才描述的成功场景。目标清晰在决策过程中扮演着重要的角色。如果目标不清晰,决策就会基于第六感和直觉,而这往往因项目经理而异。

项目经理不仅通过使用数据驱动的决策来控制项目,而且数据的使用方式和被视为使用的方式实际上带来了附带的好处整个团队对这个过程充满信心。数据的使用是面向任务的、及时的和果断的,从而导致更好的输入、更好的分析、改进的可预测性和最终的项目成功。

使用具有时间跟踪功能的项目管理软件是一种更流畅、更准确的项目工作量管理方法。8Manage工时表软件的WIP时间跟踪符合现代企业项目管理需求,它提供各种功能,如时间表、工资单、高级生产力洞察、可定制的项目仪表板等,用来管理员工所花时间的产出价值。这也是成本最低且性价比最高的方法。

○追踪和记录员工的闲置时间与使用率,科学分派任务
○追踪员工在项目中的计划与实际工作量,第一时间了解偏差
○实时仪表板查看进度,获取任务管理报告
○自定义搜索与报表,查询结果可导出成Excel或PDF

缺乏 WIP 时间跟踪机制将导致管理者手上缺乏数据,公司的时间成本就这样白白浪费掉。8Manage工时表可以帮助你有效地跟踪和分析公司的工作时间,并规划你的工作流程以实现高效的项目管理。

结论

工作量跟踪对于项目领导来说是必须的管理工具,如果有效使用的话会增加重要的价值。实现有效的流程需要理解典型的障碍以及克服办法。关键信息是关注过程输出而不是工具,确保它面向任务,获得团队支持,最重要的是,对可用数据采取行动,并被看到采取了行动。意识到可能的好处,并积极向团队展示这些好处。最终,由数据驱动的决策所引导的项目进度表应能证明它是值得的。