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新闻与资讯

如何执行一个项目?

项目执行意味着你要卷起袖子,就项目计划中罗列的事项采取行动。简单来说,你要执行这些策略,从而完成项目。

执行是典型项目生命周期的第三步,总共有四个阶段:启动、计划、执行和结束。你可能会认为执行阶段是整个过程中最容易的事情,但实际上很多团队都在执行阶段苦苦挣扎。


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是什么导致了执行差距?

你知道如何为你的项目制定策略和计划吗?当你无法对策略和计划进行跟踪并实现目标时,执行差距就会出现。

执行差距十分常见。导致执行差距的潜在原因有很多,比如目标和时间安排过于紧凑,项目愿景或目标不清晰,甚至缺乏关键参与者的支持。

其中最大的原因之一与项目资源有关。资源是你完成项目所需的物资,可以包括特定部门或团队成员、时间和实际材料。

当计划项目时,我们很容易脱离现实进行思考,就好像只要参与项目,项目就是每个人唯一的焦点。

但在实际项目中,这是行不通的。资源比我们计划项目时所想象的要紧张得多。你必须去竞争或优先安排所需资源,有时你还得等资源。这些瓶颈破坏了你最初制定的计划和时间表。

更糟糕的情况是,这会彻底摧毁你的项目。项目管理协会调查发现,21%的项目因资源有限或负担重而失败。

项目执行策略的实现

如何一劳永逸地缩小差距?你可以用以下策略来推动团队的项目执行力。

1.确保一开始就达成共识

如果你一开始就不明白为什么要这样做,执行起来就很困难。然而,只有55%的项目参与者认为,他们清楚项目的商业目标。

在项目开始之前,你需要让所有人达成共识。从有效的启动会议开始,你可以讨论项目的目标和实现目标的计划。留出足够的时间来回答问题,这样你就能主动解决问题或担忧。

最好创建一个项目协作文档,概述你的项目正在解决的问题、范围和潜在的知识差距。这是一份动态文档,可以随着项目的发展而发展。

毕竟,成功的项目执行并不意味着,你的计划不能随着你的学习和进步发生改变。事情仍然会发生,你需要灵活处理。

2.计划项目交接工作

当你计划跨职能项目时,很容易假设在团队之间移动项目是无缝的,简单的。但现实比你想象的要复杂得多。实际上,有时将项目移交给另一个团队会有很多的摸索。

这是因为其他团队不能立即介入项目。记住,当你计划时间表时,要为交接预留一些缓冲时间。这会给即将到来的团队一点时间来跟上进度。

让其他团队了解项目状态的更新、变更等信息,这样轮到他们接手时,他们就不会盲目行事,也让他们对事情的进展有了一点了解。

3.不要忘记多米诺骨牌效应

你的项目将依赖和竞争有限的资源。这就是为什么你需要在计划阶段发现任务或资源依赖,这样你就可以在过程和时间表中考虑它们。

例如,在你的项目中,是否有一个步骤是在其他前置任务检查完毕后才能完成?这就是任务的依赖。公司的项目专家的日程安排是否真的很有限,而你却受制于他的工作量?这是需要考虑的重要资源依赖性。

积极计划这些事情可以帮助你执行更加天衣无缝的项目,特别是当你考虑项目失败的常见原因时:

-资源预测不足(23%)
-资源有限(20%)
-任务依赖(11%)

你也可以使用关键路径方法(CPM)来确保时间表符合实际。这听起来像是一项艰巨的任务,但实际操作起来却很简单。

总的来说,你需要确定项目中最长的依赖任务行。把它们想象成一排多米诺骨牌。如果在这条关键路径上发生延迟,它将阻碍整个项目。这可以帮助你知道哪里有喘息的空间,哪里需要尽可能地遵守时间表。

4.定期检查进度

你已经制定了项目计划,还分享给了团队成员,现在可以假设一切都会落到实处。不过,你也需要经常监控进度,并在必要时加以纠正。你不仅需要在日历上列出项目启动和总结会议,还需要安排定期的签到。

在这些会议中,你可以处理问题,消除困惑,继续将你的项目推向正确的方向。你也可以询问团队关于项目进展的反馈,让所有人都感觉到自己的价值。

如果你在项目一开始就建立信号和措施,那么这些会议也是个彻底评估进展的机会。

5.正确软件的重要性

很多公司的项目执行活动都是在电子表格、word 文档和电子邮件中离线管理的。如果有一个系统来管理所有这些会怎样?

8Manage PM项目管理软件是一种交易业务系统,它提供了一个框架来管理项目的工作。这样的系统无缝集成了项目的运营和财务,因为它们在执行项目时是相互关联的。你可以从任务和活动的角度以及收入、现金流和利润来管理项目的执行。

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