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9个常见的项目管理挑战及应对方式

尽管有多种资源、项目管理工具、培训材料和灵活的方法,公司还是每年花费数百万元,致力于解决他们面临的项目管理挑战和问题。


项目管理软件


发表在《哈佛商业评论》上的一项研究指出,每六个项目中就有一个项目的成本超过了预估金额的200%,几乎70%的IT项目面临项目逾期。防止这种情况发生是项目经理的工作,但在这样做的过程中,他们面临着许多挑战。

我们列出了项目经理面临的9个最常见问题,并提供问题出现时如何应对的建议。

1. 范围蔓延

对于项目来说,范围蔓延都是一种自然和预期的现象。有时它可能是有益的,但多数时候弊大于利。客户不清楚自己想要什么,需求模糊,这是对经理和项目团队最大的项目管理挑战之一。

如何应对:

在项目规划阶段积极主动地与客户接触,这有助于你获得确切的需求,了解他们的期望。此外,准确规划资源和人才使用也是关键。同样重要的是,不要在项目执行期间接受临时的变更请求,因为这可能会导致延误和成本增加。坚持最初的计划。

2. 缺乏沟通

项目管理中有效的沟通对于项目的成功至关重要。你需要及时和透明的沟通方法,确保所有干系人都参与到过程中。

对于项目团队来说,沟通错误很危险,因为会影响团队合作,导致团队成员之间的冲突,并有可能推迟项目。

如何应对:

项目经理经常依赖市场上各种协作和项目管理软件,用以确保所有人获取最新资讯。项目协作工具不仅使管理人员更容易执行职责,还确保项目和团队内部责任更大的透明度。此外,每周开几次定期、简短的会议对防止沟通不畅大有帮助。

3.缺乏明确的目标和成功标准

清晰度是成功完成项目最重要的要求之一,缺乏清晰度会导致一些项目管理问题。

对项目经理来说,通过设置项目里程碑和质量测试来量化项目进展的方法很重要。除了帮助你的团队取得进展,拥有一套清晰的目标也有助于项目经理在高层管理人员和客户面前捍卫他们的愿景。

如何应对:

制定目标的流行方法,如SMART和CLEAR,可以帮助项目经理从项目一开始就提出一套有效的目标。这有助于克服项目管理的障碍。此外,我们必须记住,没有明确目标是个错误。因此,一旦你为项目团队创建了目标,就要让团队成员清楚地看到目标并加以归档。

4. 预算问题

大多数管理者认为财务问题是有效项目管理的最大障碍之一。通过有效的成本管理,管理者可以避免项目可能面临的各种常见复杂情况,争取更好更快的结果。

如何应对:

绝对有必要采用适当的预算程序并做出符合现实的假设以避免成本超支。计划项目范围时必须牢记手头的预算。否则,预算限制可能会威胁到糟糕预算项目的成功。就像项目管理的其他领域一样,记录是关键。

5. 团队成员技能不足

作为项目经理,你可以创造最理想的环境,但如果团队不具备处理手头问题的必要技能,你的项目注定会失败。这是个巨大的项目管理问题,只有通过适当的经验和远见才能解决。

如何应对:

有效的项目经理预先确定所需的项目管理技能和能力,评估可用的劳动力,确定是否需要额外的人员和技能集。

有效的项目启动计划将处理项目的需求和完成项目所需的资源。这些资源还包括人力技能组件。项目计划将进一步建立在启动文件的基础上。

6. 风险管理不足

有远见地识别潜在的“万一”情况并制定应急计划是项目管理的一个重要方面。项目很少会完全按照计划进行,因为有太多变量可以创造无限的可能性。

如何应对:

如果项目开始失控,项目经理需要提出团队可能采用的替代计划。拥有项目风险管理系统有助于识别风险类型并减轻风险。制定应急计划至关重要。这个计划应该确定所有风险,如果这些风险成为现实,就应该采取行动。

7. 缺乏责任感

当每个成员都感觉到自己的责任并努力履行分配给他们的角色,项目团队就会表现得很好。团队成员缺乏责任感可能会毁掉整个项目。

如何应对:

有效的项目经理给团队成员分配职责,并指导团队朝着成功完成项目的共同目标前进。拥有允许分配和跟踪责任的项目工具是促进问责制的关键。

8. 干系人的有限参与

确保所有项目干系人达成共识,并对项目有个清晰的愿景,对项目经理来说很重要。一个不参与的客户可能会在项目的最后阶段造成很多问题,所以斟酌客户的反馈并在整个项目中保持反馈的更新非常重要。

如何应对:

邀请客户和其他干系人使用你的项目管理工具,这样他们就可以积极参与项目塑造并提供反馈。此外,确保从项目规划阶段开始将所有内部和外部干系人纳入循环。安排与所有干系人的定期会议,并根据需要解决他们的问题。

9. 不切实际的期限

不可能的截止日期是另一个严重影响最终产品质量的项目管理挑战。任何有效的项目经理都知道项目团队的能力,并通过优先安排截止日期和项目任务来协商项目时间线。

如何应对:

在敏捷项目管理中,速度是由所有干系人的输入共同决定的。这在项目规划阶段完成。此外,项目经理必须经常监测最后期限。

这能确保项目执行期间范围蔓延得以避免,或者根据需要修改时间线。

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