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新闻与资讯

项目成功的10条指导方针

项目代表了公司建立竞争优势和提高利润的方式,成功的项目会将公司与那些竞争激烈的公司区分开来。这10个步骤可以作为指导方针,确保项目成功,并将公司带向新的高度。


项目管理工具


1.设定期望:定义项目

通过彻底理解当前状态来开始项目定义:

○与利益相关者一起验证当前状态、项目要求和范围。
○获得高管和关键用户对这些关键文件的认可,为项目团队建立明确的界限和目标。
○明确关键可交付成果的关键日期。
○如果差距分析确定为实现最终愿景需要进行大量更改和努力,则使用分阶段交付方法。
○为项目创建多个阶段,使团队能够避免过度设计。

2.组织起来:创建项目计划

创建项目计划可为项目活动提供路线图,并确定项目是提前还是落后于计划。

将项目工作分解为可操作的部分。把任务定义为较小的工作量,使项目团队更容易理解任务何时完成,将每个任务的责任分配给更少的资源。

给这些任务分配现实的时间。参考过去的项目计划生成准确的估算时效以完成工作。

每周跟踪和沟通项目进展情况。任务完成时间上的收获或延迟会影响其他工作。更新任务完成百分比和未来的日期变更,以保持项目团队和涉众知情。

3.从高层开始:获得高层的支持

确定项目成功所需的行政支持。在此步骤中寻找两种类型的高管:顶级高管和用户高管。

高层管理人员的支持推动用户管理人员的支持,并可以通过参与项目沟通、启动会议和推出会议来激励整个用户社区。他们还批准预算,并确保项目团队获得项目成功所需的工具、培训和资源。

用户执行人员是受影响用户组的团队负责人。如果没有来自用户社区的执行支持,项目的成功将面临风险,用户参与测试、培训和推出活动将不一致。

4. 最佳团队交付最佳结果:项目团队管理

成功的项目需要团队的通力合作。外部资源也是项目团队的重要补充,可以100%专注于手头的项目,而不需要同时兼顾其他职责。

为项目团队挑选最有才华的人,使用合适的项目管理工具。了解现有的公司流程和工具,使内部候选人成为优秀的团队成员。此外,内部团队成员成为项目的拥护者和变更推动者,确保项目完成后继续取得成功。

使用诸如8Manage PM这样专业的项目管理工具,可以有效管理到团队实时发生的事情,让团队知道该做什么,从而更方便地进行协作,并且项目管理者可以透明地了解流程以保持项目顺利运行。

5. 为不可避免的事做准备:风险管理

风险管理明确侧重于识别风险和降低风险的可能性和影响。在项目过程的早期,通过头脑风暴来讨论项目的业务、法律、技术和组织风险。将此工作的时间构建到项目计划中。让业务、法律和技术领域的功能专家参与进来,以识别尽可能多的潜在风险。

除了识别风险本身,还要识别可能增加风险发生概率的触发器。这些触发器是风险发生的早期指标,可以帮助项目团队减轻风险对项目成功的影响。在头脑风暴会议期间,还要收集风险症状,以帮助及早识别风险的发生。

6. 坚持计划:范围管理

既然计划和团队已经就位,保持专注是很重要的。记住最终目标,并在项目的整个生命周期中实践范围管理。

建立并严格遵守范围变更流程,范围的所有变更都需要项目团队的批准。这包括从任务列表中添加和删除。

对已批准的可交付成果或日期的变更需要项目团队、涉众和行政部门的批准。如果与范围文档中记录的涉众和执行人员的协议处于危险之中,那么项目团队有责任在决定采取行动之前提出这些建议的更改并获得一致意见。

7. 执行计划:质量保证

可靠的质量保证计划和方法确保项目可交付成果满足涉众提出的要求。有了适当的计划和完善的质量保证技术,最好的运行项目应该预期准时和预算内的质量交付。

让质量保证(QA)团队尽早参与计划和风险管理阶段。在整个项目中安排评审和审计,以便在时间线的早期识别质量问题,以便可以将修复工作作为正常操作的一部分创建,这样项目质量和时间不会受到影响。

8. 传播消息:尽早和经常沟通

建立一个沟通计划,作为初始项目计划的一部分。根据整个项目团队的输入,确定要交流的消息、这些消息的接收者、负责制作消息的团队成员、用于发送这些消息的媒介以及消息传递的简洁和及时性。

项目状态的更新可以保证项目的进度和利益相关者的参与。随着努力的进展,可能会在范围和时间上有小的变化。直接项目团队之外的人的所有权意识随着信息共享的水平而增长。

9. 获得用户接受:变更管理

第一步是确定变更中涉及的所有涉众。即使是受到变化影响的一小部分人也会在整个组织中产生连锁反应。向所有利益相关者展示他们从中得到了什么。

○不要吝惜分配给用户关于新工具和过程的时间和资源。
○生成关于新过程和工具集的易于使用和理解的文档。
○创建备忘单,帮助用户将新方法集成到他们的工作中。
○通过设置清晰的、可实现的截止日期和多个进度检查点来确保变化持续下去。
○通过工作会议支持用户,当用户组将新方法应用到他们的业务时,项目团队可以提供过程和工具专业知识。
○通过跟踪新工具和过程的使用来度量遵从性。

10. 认证结果:衡量项目成功

一旦项目完成,结束项目与客户满意度调查。了解从用户的角度是如何看待项目的。了解项目可交付成果,如何满足用户需求、项目团队沟通的质量以及良好的用户时间管理的指示,有助于项目团队在未来的工作中做得更好。编译并向项目团队和发起人分发经验教训,以验证工作。

最后的话

一个项目的成功,离不开以上的步骤,如若在项目计划和执行期间,利用合适的现代项目管理工具配合管理团队也是个不错的注意。如8Manage PM,可以保持每个人在同一页面上,并在整个项目过程中保持持续的沟通。系统能实时跟踪项目信息,真实准确反映项目情况,诚实明确划分责任,自动检测项目质量及风险,对项目成功交付有很大的帮助。