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新闻与资讯

项目管理中范围蔓延的五大原因

在项目管理中,范围蔓延是一件可怕的事,可以在任何项目中发生,浪费资金,降低满意度,并导致预期的项目价值不能被满足。大多数项目似乎都受到范围蔓延的困扰,并且项目团队和干系人一直为此感到沮丧。


项目管理工具


本文介绍了范围蔓延的五个最常见原因,以及项目专业人员(项目经理和业务分析师)可以做什么。问题及其症状是从项目发起人的角度提出的,而解决方案是从项目团队的角度提出的。这种独特的组合提供了新的见解和控制范围的方法,可应用于任何类型或规模的项目。

什么是范围蔓延?

范围:项目将产生的内容(产品范围)和产生它所需的工作(项目范围)的范围。项目管理知识体系指南(PMBOK指南)第四版提到范围是项目中产生的产品、服务和结果的总和。通常使用范围说明和工作分解结构(WBS)进行文档化,这些都经过项目发起人批准。

范围蔓延:为新产品、新需求或未经授权的工作(即超出商定的范围)添加额外的特色和功能。

PMBOK指南将范围蔓延描述为“添加特色和功能(项目范围),而不处理对时间、成本和资源的影响,或者没有客户审批”。

项目变更不可避免,因此范围蔓延的可能性也不可避免。也许这就是驯服范围蔓延如此具有挑战性的原因。

我们并不是说项目不需要额外的功能或工作,也不是说范围蔓延的发生仅仅是因为需求的改变。关键是变更是否得到授权。如果范围扩大被批准,那就不是范围蔓延。

范围蔓延有什么问题?

通过处理产品中未经批准的功能,项目团队就会把时间花在未经批准的变更上。这些变更的合并工作通常须在最初的时间和预算估计内完成,从而为范围的批准部分留下更少的时间。这或许意味着被批准的功能无法完成,最终产品也无法获得特许。或者,可能意味着完成范围内的授权部分将发生时间和成本超支。

范围蔓延是如何发生的?

项目范围蔓延的发生方式有很多种。发起人级别的高管通常不希望参与每个决策。所以,项目团队做出决策。有些变更请求是很小的,或者看起来很小,所以项目团队对它们采取行动,而不是遵循正式的变更管理过程。不灵活或繁琐的变更控制过程也可能导致未经授权的范围增加。

由于各种原因,项目团队可能希望通过添加未被要求的功能来超出预期并交付“更多的价值”。当提出附加功能的请求时,IT管理人员经常无法协商更多的时间和预算,因此范围蔓延。

范围蔓延的原因

常见的五大原因有:
-模糊或未细化的范围定义
-缺乏任何正式的范围或需求管理
-收集产品需求的流程不一致
-缺乏赞助和利害关系人的参与
-项目运行时长

管理范围蔓延的有效手段

许多项目管理的挑战,尤其是范围蔓延,都可以通过功能强大且高效的项目管理软件来克服。8Manage PM可以成为你的解决方案,帮助你管理范围并使你的项目保持正轨。

从项目的规划阶段就让所有利益相关者都在同一页面上对于更好地应对范围蔓延至关重要。8Manage PM这个项目管理工具让你从一开始就清楚地了解你的项目。

-实时跟踪项目进度、资源和绩效;
-提供多个视图来可视化项目;
-团队可共享所有项目相关信息;
-创建变更控制流程来审查和批准合理的变更;
-可以访问强大的报告以做出数据驱动的决策。

像许多其他工作场所问题一样,避免范围蔓延需要清晰的沟通、管理期望以及明确定义的通往预期结果的路径。将这些作为优先事项将在此过程中为你和你的团队节省大量时间、精力和金钱。