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新闻与资讯

8Manage:如何正确使用工时表管理项目?

当你管理具有许多不同资源的项目时,工时表管理是必不可少的。其提供了工作量概览并允许更好地监控项目,对项目经理和员工都很有用,还有助发现项目管理的好处。


工时表管理


什么是工时表?

项目中的工时表是一个图表,允许项目经理查看每个团队成员的工作量、他们分配的时间以及每个项目活动的剩余时间。 一旦团队成员验证了“工作时间”,项目经理就可以将其整合到项目日程中,然后自动重新计算完成活动的剩余时间。

工时表对项目经理的好处

1、确定项目团队成员的可用性

使用工时表,你可以轻松地在可用性最高的团队成员之间分配工作量。分配给每位员工的任务在时间上都有明确的标识和量化。 项目管理得到简化,同时保持有效。

2、监控用户的进度以预测可交付成果的延迟

工时表记录了有关项目完成期间发生的任何延误的有价值的信息,例如 执行任务时出现意外困难,员工因紧急会议而缺席或缺勤。工时表可以更轻松地重新分配工作负载以补偿这些延迟,从而满足最初的截止日期。

3、从花费在项目上的时间估算项目的成本

工时表是估算项目成本的绝佳工具。 每个元素都根据花费的时间进行评估; 因此,能够在项目执行期间的任何时间将预测与现实进行比较,从而促进了项目的管理。

工时表对员工的好处

1、确定一段时间内的工作量

对于员工来说,就每项任务所花费的时间而言,工时表是一种有效的自我调节手段。 通过了解一段时间内的工作量,还可以更轻松地提前计划。

2、及时了解项目每个阶段花费的时间

定期更新工时表可以让员工在截止日期前准确跟踪他们的工作进度。 它可以表明主要项目活动和/或每项特定任务所花费的时间。

3、预测任务的延迟并将其提交给项目经理

通过工时表,员工可以实时通知项目经理正在取得的进展。 在出现延误的情况下,经理可以更改工时表或将紧急任务重新分配给可用员工。

如何创建工时表?

有多种方法可以创建和使用工时表。最简单的是纸质工时表,但会引入诸如丢失时间表和难以搜索的档案等问题。

电子时间表可以在 Excel 表格中制作,可以节省时间。但是它可能无利可图,因为需要花费更多时间来输入数据和通过部门管理工时表。

最好的选择是工时表管理软件,可实时显示你团队的记录时间。8Manage PM将工时表软件与尖端的项目管理软件结合在一起,提供一个全面的工具来满足你的项目和时间管理需求。

○项目与非项目工时管理

企业通过8Manage工时表软件可自定义项目与非项目的工作类型,企业可根据不同类型追踪员工的时间、闲置时间与使用率,让企业员工在项目中的计划与实际工作量,第一时间了解偏差。

8Manage PM将人员的工时表与财务费用核算关联,并不仅仅是工资单,可以实时了解项目成员与项目绩效,项目赚钱亏钱一目了然。

○资源日历管理

资源日历是管理资源的关键工具。8Manage支持资源类型,资源组甚至每个资源按需设置相应的资源日历以定义他们的工作时长和假期。上司可查看其下属的日历及假期,通过日历可了解资源工作安排,或直接在日历页面下派工作。

○自动生成任务和项目工时

在每个工时周期 8Manage 会为每个资源自动生成工时表。加上 PM 模块,8Manage 可以自动地把资源在工时周期内的任务和项目活动推送到工时表页面。

如果资源已被计划分配或已分配到项目活动,8Manage 会自动把计划分配或已分配的时间信息推送到工时表页面,以便资源快捷方便地查看所有的工时,提高效率。

○自定义搜索与报表

8Manage工时表提供强大搜索机制,企业可按资源、部门、工作时长、项目、工作类型、某一时段及审批状态等不同条件查找所需的工时信息,实时搜索与查看,查询结果可导出成Excel或PDF。

工时表管理是使项目取得成功的关键组成部分。项目经理需要准确监控项目的时间,以降低成本并保持进度。你的工时表软件做得越好,对你的项目就越好。