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新闻与资讯

8Manage:集中采购如何改变你的组织?

每个组织都有很多方面,你的组织也不例外。会计、销售、市场营销、业务开发、客户支持、生产和开发等。


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组织中的许多部门通常通过合作来生产客户需要的产品和服务。不同部门需要不同的工具和物资来配合完成他们的工作。

如果你的公司正在采购,那么理想状态下,有个系统来帮你处理日常运营。要做到这一点,方法有两个——集中采购和分散采购。在本文中,我们将探讨集中采购和分散采购的用例以及它们是如何工作的。

什么是集中采购?

集中采购是一种模式,在这种模式下,组织的某个特定部门负责获取整个组织需要的物资。这个部门负责与供应商联络、供应商寻源、合同管理、风险分析,以及从供应商那里获得所需物资的每项工作。

从本质上讲,在集中采购中,指定的采购部门充当组织内部不同部门和人员与外部供应商之间的联系桥梁。

采购部门从组织内部收集订单,并决定如何最好地从其建立的供应商网络中提供这些订单。

集中采购的关键本质是,所有的采购任务都委托给一个部门,甚至是代表整个组织进行管理的人员。

什么是分散采购?

分散采购将采购物资的权力直接放在各部门的员工手中。员工可以获得资金或支付卡,他们可以使用这些资金或支付卡订购供应品,在批准前很少或不进行审查。

为什么选择集中采购而不是分散采购?

这仅仅是因为集中采购为您提供了更多的可见性和对公司开支的控制。相反,分散采购为浪费、欺诈和异常支出创造了充足的空间。

以下是分散采购相关的缺点,你应该在决定是采用分散采购还是集中采购时牢记于心:
○ 异常支出
○ 重复采购和管理费用
○ 糟糕的供应商关系
○ 把时间浪费在重复的花费上

虽然分散采购为您提供了更简单的跨组织采购体验,但它为资源的浪费和管理不善创造了无可比拟的机会。

集中采购的好处

集中采购的主要好处是,它将您的采购集中到一个地方,在那里很容易管理费用,节省成本,并限制由于欺诈和异常支出造成的损失。集中采购的其他好处包括:

1、减少管理费用

采购不是一件简单的事。

在采购供应品的同时,通常还会出现其他职责,如确保供应商的供应质量、最小化供应商风险、水电费,甚至潜在合同。想象这样一种情形:您组织中的员工都在做出这些承诺,而您遇到了问题。

集中采购将几个小额采购捆绑在一起,将它们组合起来,以减少整个组织需要的运输、库存管理、风险分析和质量监控等间接成本。

2、批量折扣节省成本

在集中采购模式下,采购部门汇集相同的订单,发送给能够提供最好折扣的供应商。因为采购部门的订单量大,这会带来更好的折扣。供应商提供供应商数量折扣,以锁定未来的业务,这合情合理。

3、改善供应商关系

分散采购赋予员工所需的预算和主动性,以确定他们认为有用的东西,并立即采购(在一定限度内)。无论是软件订阅还是实物供应,员工不需要签署冗长的合同就能支出。

由于大多数以这种方式进行的采购都是一次性的,而且不在任何合同下做出,分散采购往往是纯粹的交易。

员工只是简单进行采购,没有与供应商建立任何长期关系。即使他们愿意这样做,但这是不可能的,因为每个员工或部门带来的业务量不值得供应商花费时间和精力。

在整个组织中,大量资金用于采购物资,但不可能将其与有利的供应商关系联系起来,也不可能协商批量折扣。

这种情况随着集中采购模式的出现而改变,供应商关系是长期培养的,双方都能从中受益。

4、采购流程的高级控制

如果组织中的各个员工都能随意支出,那么你可以确定一个结果。无数的失误将会出现,因为费用可能会被夸大,采购重复,甚至错误,不必要的费用可能会产生。

将所有采购置于一个控制源之下,可以简化整个组织的采购管理流程。

这样,你就能更清楚地了解现金是如何流出你的组织的,你就能高水平地管理它,从一个控制源控制流入你的组织的供应品数量和质量。

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5、节约在采购上的时间

在整个组织中,当员工在分散模式中进行个人采购时,这种方式似乎更简单、更容易管理。但当你考虑在无数微交易中损失的时间,这对你的组织来说就是净损失。

集中采购将采购合并在一起,进行大规模管理,节省管理采购和大量交易的费用所需的时间。

6、消除异常支出

异常支出意味着,员工在与供应商签订的现有合同之外进行采购。

这在运行分散采购模型的组织中非常常见,因为通常没有简单的方法来跟踪或理解组织与供应商之间的所有合同。因此,员工从他们能找到的最方便的供应商那里采购。

合同表现不佳,甚至可能因你的组织没有达到合同中规定的最低订单数字而受到处罚。

集中采购消除了员工在规则或现有合同外采购的风险,因此在发生之前就能防止异常支出。

现代采购管理工具

无论你选择集中式还是分散式采购模式,现代采购管理工具8Manage SRM都可以提供帮助。该系统旨在帮助各种规模的企业在一个一站式平台内管理采购。使用8Manage SRM,你可以:

○在线电子招投标
○轻松管理采购申请
○所有供应商数据的360度视图
○积极确保对采购KPI进行监控
○允许供应商接受多种付款方式

这类现代采购管理工具对于有效地采购商品和服务比以往任何时候都变得至关重要。从长远来看,将为你的企业从流程中消除了成本,增加经济效益。