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面向制造团队的 5 个项目管理工具技巧

产品从概念到生产是一项复杂的工作。这其中有很多利害关系,在此过程中也会出现很多问题。例如,存在上市时间和质量控制问题,你必须考虑供应链、全球团队、国际贸易问题、法规、产品开发阶段等等。


项目管理工具


令人惊讶的是,仍然有许多团队使用静态电子表格管理所有这些活动部件。即使有制定时间表的系统和工具,它们往往不太灵活,无法解释当今全球市场中弥漫的不确定性。

项目管理+制造=完美匹配

然而,制造业可以从项目管理的理念中受益。生活中很少有事情是不能项目化的,制造环境由许多开始、中间和结束组成。毕竟,一个产品是由许多项目和考虑组成的,包括:

○ 设计一个新的工业设计产品
○ 生产准备
○ 管理变更订单
○ 改进流程
○ 缩短上市时间

这些考虑事项中的每一个都受益于一些基本的项目管理最佳实践。当然,如果考虑整个流程,你可能会有些畏惧,不过可以从一些可行的小事开始。

以下是在你的团队中整合项目管理过程的5个建议:

1、建立需求

在任何项目中,首先要做的事情之一是定义项目是什么,以及需要做什么。这是通过收集需求来实现的,这些需求包括可交付成果、时间线、质量期望等细节。

不管采用什么方法,设定目标和建立这些需求是项目向前发展的第一步。这也会鼓励团队聚在一起提前考虑工作,定义里程碑和可交付成果,并考虑最后期限。在这个练习过程中要尽可能的详细和彻底,因为这会对你的未来的项目管理有益。

每个项目,无论是在制造环境还是其他环境,都会涉及需求和目标。创造以目标为导向的文化很重要,这是将项目管理融入你的团队的第一步。

2、选择方法论

一旦你设定了目标或目的地,就会有很多实现方法。在这种情况下,方法论是有用的。

管理项目的方法论是一种定义明确的方法,涉及你和你的团队如何完成任务。你可以创建自己的方法论或采用现有的框架——从敏捷和瀑布到关键路径和精益。你还可以在项目管理知识体系指南中查看项目管理协会提出的方法。

在当今以敏捷为中心的环境中,有许多人认为方法论有局限。有些人认为,将你的团队从方法论中解放出来会使你在目标实现中更加灵活和敏捷。我相信方法论仍然有一席之地,因为它为你的组织提供了一个处理大家都熟悉的工作的框架。管理工作的方法或流程有助于创造一种人们可以无畏地处理项目并完成任务的文化,它还培养了一种共同语言,用来谈论如何实现你的目标。

有许多方法论和方法可以用来管理项目,所有这些都为制造团队所用。使用对你的团队更有意义的、更符合组织工作处理方式的方法。例如,精通精益制造的组织倾向于采用精益方法进行项目管理。其他制造团队已经熟悉“瀑布”;那些严重依赖自动化和IT系统的人可能会选择敏捷。六西格玛是另一种流行的工作管理方法,专注于流程改进。

选择要实现的方法论,不要让它限制你的工作。相反,将其用作您可以更改以满足组织不断变化的需求和目标的方法。

3、使用项目管理工具

一旦你选择了一种方法或方法论,同时很好地掌握了你的需求和目标,下一步就是选择正确的工具来进行管理。

合适的工具有助于你完成项目的所有流程,可以帮助你和你的团队收集所有需求,建立时间表,创建预算,跟踪进展,管理干系人和资源,并确保你在范围和预算内准时完成工作。

在选择正确的工具时,要确保它容易上手。因为制造是一个动态的环境,所以要选择一个足够灵活的工具,可以随着环境的变化而变化。8Manage PM是一个很好的例子,它是一个动态的业务管理工具,项目执行与实际业务同步更新,能够跟踪帮助制造团队的记录,实时了解项目成员与项目绩效。

4、跟踪进度

项目管理的一个重要好处包括对项目工作的监控。这个过程与检查你的进度有关,确保你在轨道上按时交付,在范围和预算之内。

当团队不能准确跟踪他们的工作进度时,结果可能是灾难性的。提前计划你的工作可以为你实际执行工作提供一个路线图。如果你不跟踪自己的表现,你就不知道自己是否偏离了轨道。因此,你不知道需要做哪些调整。强有力的项目计划和可靠的时间表会提醒你何时超出预算或截止日期,否则就来不及采取行动了。在制造过程中,当上市时间和成本可以决定你的产品在市场上是否成功时,糟糕的计划可能会毁掉一个项目。

使用具有时间跟踪功能的8Manage PM项目管理软件是跟踪项目进展的一种强有力的方法。这类工具让你可以轻松判断自己在实现里程碑和目标方面的表现。

一旦开始跟踪进度,你很快就会看到所有调整项目管理方法的机会:你的制造项目会逐渐变好,同时你会开发适合组织文化和工作方式的项目管理风格。

项目管理工具

5、实施风险管理流程

风险是你在它们变成现实之前就能识别出来的问题。风险管理就是制定计划应对如果最坏的情况发生了该怎么办,然后在问题真正发生时进行处理。

没有进行风险管理的制造团队——或者没有进行风险管理——可能会面临从延迟、质量问题到取消生产等一系列问题。即使是波音这样的老牌公司也曾被发现在重大项目上管理不善。

实践风险管理让你和你的团队识别所有可能出错的事项。下一步是根据影响和重要性对风险进行优先排序,最重要的是,为每个风险分配一个负责人。

为问题做计划是让你和你的团队讨论项目管理的一个极好的方法,特别是当你决定采取行动,以免风险变成真正的问题。与其他项目管理过程一样,8Manage PM这样的协作式项目管理工具可以帮助你,使整个团队在计划和管理风险方面保持一致。

总结

在运营和制造专注于大规模生产的情况下,开始生产新产品、改进流程、在制造孤岛之间实现更好的沟通,甚至结束产品生产的艺术都是项目。通过在你的组织中实施项目管理,你的流程、产品和工作环境也将得到极大改善。