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敏捷项目管理规划的6条可行建议

你的客户和团队成员依靠你敏锐的项目规划能力来提供有价值的工作——无论是出席人数众多的会议、及时的网络安全补丁还是吸引高层人员的福利方案。虽然计划很重要,但对客户来说最重要的是更快地获得承诺的价值。换句话说,项目规划和项目交付同样值得关注。


敏捷项目管理规划的6条可行建议


许多因素阻碍了更快的交付。一项对650名专业人士进行的研究发现,这些原因通常可以分为三类:

○ 与沟通相关的问题(分散、虚拟团队的增加)
○ 与人员相关的挑战(未经培训和未经认证的项目经理)
○ 与流程相关的问题(低效的工作协作和太多不同的工具)

该研究强调了由协作效率低下造成的时间损失,近25%的受访者估计,他们的团队每个月在非生产性的工作上浪费超过20个小时,导致错过项目截止日期(54%),降低项目质量(35%)和项目超出预算(26%)。

然而,在使用恰当工作管理工具的敏捷项目管理环境中,比如8Manage PM软件,你可以领导你的团队解决复杂的问题,并探索不断的改进,从而使价值不仅可以在预期的时候交付,而且可以在截止日期之前交付。敏捷的迭代特性意味着项目交付总是可以被推进到更高的阶段。

因此,如果你正在开始一个项目,或者希望提高当前项目的效率,这里有6条切实可行的建议,可用来简化项目规划,优化项目交付,并超越你的竞争对手。

1、定义清晰的方向

开始一个项目可能很困难——着眼于大局、规划目标并决定实现方式并不容易。但如果没有明确的方向,就很难开始一段旅程。

无论你的项目是为即将到来的活动创建一个促销活动,设计一个促进健康的应用程序,还是简化库存实践,首先你必须确定成功是什么样的,是更多的参与者,更多的意识,还是更多的成本节约。你还需要考虑过程中潜在的障碍,哪些团队成员负责什么可交付成果,以及过程如何向客户推出。

接下来,你应该与干系人一起审查目标。审查的目标应该是预期的管理——不要过度承诺或过度推销项目的最终结果。你在项目规划的实践中投入得越多,这个过程就会变得越简单、越有效。

2、计划但保持灵活性

我们都知道,“精心安排的计划”很容易出错。敏捷环境中的项目规划不会以牺牲总体目标为代价来严格遵守计划。相反,它对不可避免的变化具有适应性和响应性,比如范围的变化、时间线的修改或市场条件的变化。

里夫斯(Martin Reeves)和卡洛(Rodolphe Charme di Carlo)为《哈佛商业评论》撰写的一篇文章中写道:“在一个新兴行业或最近被颠覆的行业不断变化的条件下,严格的计划可能会成为成功所必需灵活性和适应性的束缚。举个历史上的例子,东欧集团的中央计划经济没有给哪怕最简单的变化留下适应空间,例如需求变化。这不可避免地造成了商品的短缺和过剩。”

敏捷的迭代过程允许你定期调整长期计划,同时坚持在较短时间内完成的详细计划。从长远来看,哪条道路最能让你实现目标?

3、按优先顺序排列工作

哪些工作需要立即关注,哪些工作可以等待?即使是最有经验的项目经理,也无法对项目的优先级进行排序。好消息是,熟练掌握这一关键的决策技能可以加速将价值交付给客户和干系人。以下是解决优先级问题的方法:

○ 把任务分解成一个个步骤,然后为具体的任务设定最后期限。有条不紊地完成这些步骤会给你的团队带来动力。

○ 利用队友的特殊能力来做出特定的决定。例如,你是否清楚价值分析项目所需的审批?你是否纠结于应该面试哪些销售经理来打造一个销售平台?倾听跨学科团队成员的意见——他们是各自领域的专家。

○ 击退虚假的紧迫感。你可能需要与干系人进行澄清对话,他们对你的项目应该如何进行以及任务应该以什么顺序完成有自己的想法。与这些干系人进行优先级讨论可以让他们感到更有控制权,更不可能让你在实现目标的过程中偏离轨道。

○ 使用强调紧急和重要任务的四象限时间管理网格,使决策更容易。

4、使工作可见

谁在做什么,情况如何,什么时候完成?创建所有任务以及谁负责完成这些任务的可视化清单,进而管理团队的工作量。这种有条理的目录可以帮助你更容易地看到障碍,如稀缺资源,你可以通过重新分配任务或缩小项目范围来解决这些障碍。

敏捷项目管理工具,如数字看板或物理看板,可以让所有团队成员很容易看到工作流程。看板显示哪些任务还在积压中,哪些在处理中,哪些已经移到“已完成”。

敏捷项目管理规划的6条可行建议

5、管理团队的工作量

项目经理的角色是适当地分散项目的工作量和资源。把这些信息放在一个简单、集中的8Manage PM平台上会帮助你评估团队中每个人的承诺和能力——不仅仅是在你的项目上,而是在所有的计划上。

8Manage PM在线工作管理工具包括概览、看板和甘特图,它们说明了项目的进度。这些工具不仅节省时间,激发更有效的协作,而且它们的可视化功能将你的目标放在前面和中心位置。

这些工具还使我们更容易看到瓶颈的位置,以及哪些队友可以自由地负责一些额外的任务。这种对关键可交付成果、时间表和进度的共享观点将帮助你更快、更客观地做出与工作量相关的决定。

6、实时监控进度

敏捷项目管理通过鼓励对项目进度的持续监控来帮助团队保持响应。

使用8Manage PM的实时概览、自动化报告、看板和其他敏捷项目管理工具进行定期跟踪,使所有团队成员能够在几秒钟内看到状态更新,从而意识到他们应该将注意力集中在哪里或转向不同的优先级。

关键绩效指标(KPI)的开发有助于对项目进展的持续监控,帮助项目经理将范围声明转变为可测量的目标。团队中的每个人都应该能够清晰而简洁地阐明项目的KPI,以便所有干系人都能感受到意识和控制。

能够清晰地表达目标,并看到项目完成的速度,这不仅可以表明你的团队完成所有里程碑的情况,还可以在障碍变得太大而无法掌控之前发现它们。

敏捷规划是一种新的、灵活的方式来组织未来的项目并适应不断变化的需求,而不会产生浪费。


敏捷规划的结构和迭代工作方法使其成为产品团队和各个行业的完美补充。一旦你了解了如何使用和维护此方法,它只会通过添加与之匹配的工具(例如8Manage PM)而变得更好。