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新闻与资讯

PMO如何识别预算不足和超支?

项目经理的职责之一是管理项目预算。这包括,估算初始预算(在大多数情况下或至少审查初始预算),创建每月预算计划,跟踪进度(实际)支出,然后重新预测所需的预算(称为完工尚需估算,简称ETC)。



不幸的是,虽然一些项目经理非常擅长估算和管理预算,但其他人却不是很擅长。这是个可能导致大量预算不足或超支的问题,对组织来说也是不利的。

许多进度报告中,ETC等于预算减去实际支出。这清楚地表明项目经理不是重新预测,他们只是让ETC成为预算和实际之差。这通常会导致低于或超出预算。

其他问题出现在初始预算不正确的情况。通常有合理的理由,比如预算建立在一些高水平的假设之上。不幸的是,大多数项目经理都希望保留超额预算,“以防万一”,除非预算需求随着更多分析的完成而大幅上升。虽然这为项目经理提供了安全级别,但也给组织带来了机会成本。

成本趋势分析

PMO对预算提出独立挑战的简单方法是采用成本趋势分析。在这里,可用历史数据(每月实际数据)预测未来的消费趋势。虽然不是100%准确,但可以说,历史月度支出更能预示未来的支出,该支出数月或数年前在计划中制定。

如何提供帮助?

PMO可以实施简单的流程,将趋势分析应用于从项目收到的定期报告意见书。这允许对项目提交的ETC与趋势分析的预测进行比较。如果存在很大的偏差,PMO可以与项目经理会面,讨论偏差原因。如果存在增加每月支出的可信理由,比如刚刚增加的X个新资源,PMO会对ETC感到满意。然而,如果没有可信的理由,应该鼓励项目经理退还一些多余的预算。

尽早发现预算使用不足,将允许预算用于其他变更方案。识别超支将允许早期干预,从而避免超支。

项目预算不是静态的,你的项目预算将在整个项目中进行审查和恢复。使用8Manage PMO,你的项目可以保持在预算范围内,并且你的团队的日程安排不太可能超负荷。最重要的是,借助8Manage PMO资源规划功能,你可以随时查看每个人的工作内容。

○ 提供了为多个项目规划资源的工具
○ 实时跟踪和更新您的资源容量
○ 提供团队工作时间表和资源可用性的高级视图
○ 实时预测你的资源容量并跟踪项目预算
○ 具有项目报告功能,以帮助推动数据明智的决策

你还可以在8Manage PMO上计划预算、增加费用,然后使用资源管理功能来分配资源、劳动力、小时费率,这些都会自动添加到你的项目中。

总结

使用成本趋势分析将确保PMO提供价值并向上移动成熟度曲线。它将帮助组织避免在预算超支和不足方面的成本错误。

随着项目和组织变得越来越复杂,专门的 PMO 可以帮助你在范围内按时交付项目,并在此过程中为你节省大量精力。通过正确的投资,它还将帮助你扩展项目并最终达到并超越你的业务目标。