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新闻与资讯

5个行动,让你的PMO快速增值

认为PMO没有增加多少价值,还经常被贴上增加官僚主义的标签——虽然这种看法完全不真实,但任何负责设立 PMO 的人都需要意识到并积极管理这一点。

管理这一点的其中一个重要方面是尽早交付价值。然而,大多数利益相关者不会准备等到 PMO 实施项目完成后才能看到价值——特别是如果他们担心 PMO 可能永远不会增加价值。因此,聪明的 PMO 经理需要一个“游戏计划”来将一些早期的胜利放在记分板上。



下面是PMO可以采取的快速展示价值的行动。

1、项目列表

在许多没有中心PMO的组织中,很可能没有所有项目的单一列表——没有项目清单。因此,高级管理人员很难准确理解哪些项目是活跃的、谁在运行它们、预算等等。这可能导致管理部门定期进行应急措施演习,以试图发现正在发生的事情。

PMO可以带头建立并维护所有项目(活跃的、完整的和正在进行的)的中央登记册。确保清单包含每个项目的关键方面:

○项目ID
○项目名称
○项目描述
○分组(如适用,即业务领域/功能/国家等)
○项目发起人
○项目经理
○项目预算
○项目效益
○开始日期
○结束日期
○状态(活跃、未启动、完成、取消等)

如果可能的话,最好将所有项目写在一页纸上,并将总数添加到所有预算/效益栏中。你可能还希望按分组再按状态排序。

2、标准报告

如果你已经完成了行动1,高级管理人员会乐于知道项目的完整列表。然而,这很快会让他们想知道每个项目的进展情况。

通过定期实现标准状态报告(理想情况下基于现有格式),你很快就能以一种常见、一致的方式向高级管理人员提供所有项目的状态。单独提交的文件应该用来生成一个全面的、使用通用的红色、琥珀色和绿色(RAG)评级系统的仪表板,以便能够快速识别有挑战的项目。

再次努力将仪表板放入仅包含高级管理人员所需信息的单页中。在可能的情况下,你可能想把项目列表和仪表板结合起来,从而节省大量时间。

3、定义RAG水平

如果你让项目团队在没有指导的情况下设置RAG状态,那么很可能出现的情况是(事实上是肯定的),所有人都会对构成红色、琥珀色和绿色的元素有自己的看法。这给高级管理人员带来一个问题,有些项目应该报告为红色,却可能报告为琥珀色,其他项目应该报告为琥珀色,反而报告为红色。

PMO可以定义RAG设置的标准,并与所有项目团队进行沟通,进而快速解决这个问题。设置必须清晰、准确,没有多少解释的空间。这有助于确保在类似的基础上跨所有项目设置RAG。

4、联系人列表

由于不清楚应该就每个项目甚至是PMO联系谁,很多时间可能会被浪费掉。建立一个项目经理、发起人等列表,清楚确定的项目,将提供简单而有效的方法,识别应对问题的合适人选。该列表还应该包括其他关键联系人(包括PMO)。

5、指导委员会/管治时间表

活跃的项目很可能会有指导委员会。还可能会召开项目的总体管治会议。这些会议在什么时候举行、提交资料的日期、论文发表的日期等方面常常混淆不清。

PMO可以构建和维护所有会议的列表,以便轻松看到会议何时举行,对项目团队来说重要的是,看到何时需要准备好文件。

总结

对于PMO来说,尽早交付价值很重要。执行上述内容,特别是项目和报告清单,将迅速增加价值,增强一切尽在掌控之中并正在取得进展的信心。这将增加你在实施PMO的其他方面时继续获得支持的几率。

PMO 工具为中层管理人员提供支持,帮助保持项目正常进行,并确保每项行动都符合监管规则和标准。使用正确的 PMO 解决方案,可以轻松避免运营风险、有效预算和监控生产力。

 

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