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新闻与资讯

PMO项目监控与跟踪

项目监控和项目跟踪是项目管理办公室(PMO)职责中非常重要的方面。事实上,无论PMO是否到位,都必须进行项目跟踪。

为什么需要项目跟踪和项目报告?

这样做的原因是为了确保项目正在取得进展,并在交付的轨道上,这需要一种机制来监控进展。如果不这样做,赞助商和组织会盲目地相信项目将在商定的日期、在分配的预算范围内交付指定的内容。我相信你会同意这是个非常大的“信心跳跃”。

这也应该是项目经理的最优先事项,实际上,监控进度是他们工作描述的一部分。如果没有跟踪,项目经理如何知道项目是否会交付,以及是否需要干预。



什么是项目监控和项目跟踪?

用最简单和最纯粹的术语来说,项目跟踪就是监控项目的进展,评估项目是否取得了正确的进展,以便实现商定的目标或结果。这通常是通过使用专业的项目状态报告来实现的。

报告必须清楚准确地说明截至报告日期的项目状况。这应该包含告知性的、直接的执行声明(“电梯演讲”),传达状态、导致非绿色状态的关键问题/风险,以及所需的行动。

应该跟踪和监控什么?

拥有可追踪的有形指标非常重要。这应该包括:

○ 整体的RAG状态

之前的报告周期以及当前的报告周期。这将显示总体趋势开始恶化的地方。

○ 预算

这应该包括计划/预算、实际完成和预期完成。这将提供项目是否超前或落后于预算的细节。你还可以在预算中添加红色、黄色或绿色(RAG)状态,以提供可视化的表示。

○ 里程碑

重要的是包含一些重要的里程碑,以便根据目标日期监控进展。这是来自项目计划(进度表)的高级基线。如果里程碑正在实现,你可以监控进展,然后瞄准威胁。实现这一点的方法还是使用RAG报告。这使得关注需要注意和干预的里程碑成为可能。

○ 本周期成绩/下周期计划成绩

这允许将上下文添加到项目的进展情况和下个周期的预期中。好的项目经理会用它来庆祝成功。包含计划好的下个周期可以确保项目经理和团队做超前思考,而不仅仅是关注当前的活动。

○ 关键风险、假设、问题、依赖

它应该包括三大问题和风险,以及负责人和计划缓解措施。报告应指出在何处需要对项目进行升级以解决问题。跟踪这些内容有助于尽早识别将影响交付的事件。

谁应该负责项目监控和项目跟踪?

项目经理——他们的工作是监控项目进展,进行干预,并对赞助商和干系人进行评估。
赞助商——他们的工作是确保项目在预算和商定的时间范围内交付需求。
PMO——他们负责监督交付,确保准确报告并对计划的偏离提出建议。

PMO的智能项目跟踪和监控

如果你想提升PMO的价值,你应该:
○ 实施良好、清晰、专业的项目报告
○ 就如何完成报告提供明确的指导方针
○ 审核提交文件并检查质量和一致性
○ 与项目经理召开会议,对报告进行审查、理解和质疑
○ 发布报告日历
○ 通过PMO概览、趋势和重点领域为高级管理人员提供高水平的概述

永远不要低估陈述的力量

虽然高质量的内容是项目监控和项目跟踪最重要的输入,但不要低估具有良好视觉指标的专业设计报告的力量。如果忽略这一点,一份好的报告就会被认为是低质量的报告,这不公平。因此,请确保你有外观专业的项目报告和概览。如果你没有时间或者不擅长设计,可以通过购买一套行之有效的项目管理模板来快速跟进。

PMO软件

在讨论 PMO 工具时,需要涵盖很多方面:对 PMO 软件的需求广泛而复杂。PMO 需要基本的项目管理功能,例如任务管理、工作流管理和规划工具,以及更高级的项目组合功能。

以下是 PMO 不应缺少的一些基本技术功能——所有这些都包含在8Manage PMO中。

实时工作

任何成功的 PMO 软件的第一步都是实时工作。8Manage PMO是实时更新的,可以在发生时看到正在发生的事情。团队知道该做什么,更方便地进行协作,并且你可以透明地了解流程以保持项目顺利运行。

投资组合视图

PMO 有很多项目需要管理,而且这些项目大多数是相辅相成的。8Manage PMO包含单个项目管理所需的功能,并且所有单个项目的信息会实时自动地聚合到 PMO 层,确保数据的实时性和准确性。


你可以在一个屏幕上查看所有项目,以便能够快速注意到它们之间的关系。系统有多个项目视图,包括概览功能,你可以在其中获得所有项目的高级视图。通过有关状态、任务和时间表的自动报告获取更详细的数据。

多项目资源管理

8Manage资源管理功能可按照区域、部门、项目群、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时,系统实时跟进资源的计划分配,实际分配和实际使用情况,以更好地管理和调用资源。

一旦 PMO 成立并开始使你的项目受益,你就会发现它是整个组织不可或缺的一部分。它有助于支持成功,并为可能无法始终看到全局的项目经理提供概览,使他们能够为公司和团队更好地工作。