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快速理解和建立PMO的方法

设立项目管理办公室(PMO)是组织控制和监督项目的常见方式。

PMO到底是什么

简单来说,PMO是另一个部门,像财务部或人力资源部那样。它的职责是为如何管理项目和监控项目进展制定标准。

标准可以包括强制性的项目模板,也可以包括如何实施项目的规则。例如,必须遵循哪些审批流,应该包括哪些项目干系人,以及其他规则。

此外,PMO通常有专门的人员负责收集项目状态数据,并为管理人员创建进度报告。

PMO的职责

PMO的职责包括:

○ 定义项目管理的标准和规则
○ 监控和审批项目
○ 提高项目成功率
○ 提供有关项目管理方法论和标准的培训
○ 创建相关文档和模板


快速理解和建立PMO的方法


为什么要建立PMO?

当你计划建立一个PMO,你第一个要问的问题应该是:我的目标是什么? 通过建立PMO,我想改进或实现什么?

建立PMO的原因包括:

◇ 提高整体项目成功率。如果你的公司有许多项目失败了,超出预算或延期,那么这就是建立PMO的一个很好的理由。

◇ 设定公共标准。如果每个部门都有自己一套模板,并遵循自己的项目方法论,那么跨职能项目就很难成功。PMO可以定义部门必须遵循的公共标准。

◇ 确保符合业务策略。公司运营项目的原因是他们需要创新。他们必须不断创造新的产品或服务,这样他们才不会走向破产。一旦你明白这一点,你就明白了为什么让项目成功如此重要。PMO可以充当监督人员,确保项目交付业务价值。

建立PMO

建立PMO会是个漫长的过程,这不会是个容易的过程。你必须获得人们的认可,克服巨大的阻力。建立PMO的步骤如下:
◇ 步骤1:确定目标
◇ 步骤2:雇佣团队
◇ 步骤3:定义指标、项目执行规则和标准
◇ 步骤4:培训你的组织

第一步:确定目标

首先,明确PMO应该实现的目标。为什么你要关心目标?目标将影响PMO的后期塑造:需要用标准来规范哪些部分,需要哪些模板,应该衡量哪些关键数据等等。

第二步:雇佣团队

建立PMO,你不需要一个大团队,也不需要从外面雇佣人员。

有经验的项目经理可以为你建立整个PMO。只有当PMO承担了它的日常工作(管理项目、审查项目提案、培训第一次做项目管理的经理)时,你才会真正需要一个更大的团队。但另一方面,你真的需要更多的人,否则PMO很快就会成为瓶颈。大型组织的PMO通常是这样组成的:
— PMO主任
— 项目和程序经理
— 项目控制员
— 其他项目支持角色,如行政助理

PMO主任领导该部门。项目和规划经理通常不属于PMO,而是职能组织的一部分。项目控制员从项目中收集进度和成本数据,并且收集报告。

第三步:定义指标、项目执行规则和标准

第一步是定义适当的指标,从而对项目进行分类。指标允许我们快速将项目分配到不同的类别中,这反过来简化每个项目类别的特定规则设置。

常见的项目指标:
○ 项目预算大小
○ 影响因子
○ 战略相关性
○ 项目持续时间
○ 风险因素

最简单的指标是项目预算大小。毫无疑问,一个拥有3000万元预算的项目应该比一个100万元的项目在处理和控制方面更严格。3000万元的项目可能需要经过董事会的审查和批准,而100万元的项目可以在业务单位级别上签字批准。

另一个非常有用的指标是项目影响或复杂性。有些项目只影响一个领域,比如金融。其他项目对销售、市场、财务和物流等一系列流程有影响。项目对组织的影响越大,项目失败造成的破坏就越大。这就是为什么复杂的项目必须比只影响一个领域的项目遵循更严格的规则。

为你的组织选择正确的指标以及合适的项目分类非常重要,因此请确保你在这个主题上花一些时间。

当涉及到为项目执行定义规则时,请确保以易于理解的格式记录这些规则。项目执行规则应包括:

○ 待提交的文件和模板
○ 必要的QA行动,如进行风险评估或执行干系人分析
○ 必须遵守的重要期限
○ 项目审批流程的描述
○ 其他培训材料或项目模板的链接

我不建议你从头编写项目标准手册。在你之前,其他成千上万的公司已经做到了。询问其他公司是否愿意与你分享他们的策略。他们可以删除文件中包含机密信息的部分,并将文件传递给你。

第四步:培训你的组织

一旦你为组织中的项目管理设定了基本规则,就该让每个人都达成共识了。列出所有利益相关者和你必须为新流程培训的人员。 这可能会是一项巨大的工作,因此如果有人可以帮你接管部分培训,那就太好了。培训应包括:

○ 主管和团队经理
○ 程序经理和项目经理
○ 流程负责人和管理人员
○ 项目管理人员


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