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成功分配多项目资源的7个重要技巧

项目失败的首要原因不是因为缺乏才能或技能,而是糟糕的项目管理实践。资源管理和合理的资源配置是项目管理的关键要素,对项目的成功起着决定性的作用。
 
如果资源分配不当或管理不当,那么它必然会导致项目的失败。虽然这在单项目环境中是正确的,但在多项目环境中影响非常大。
 
多项目环境下资源分配的挑战
 
在理想的情况下,你应该有一组明确定义的资源(员工和设备),用于特定的项目。一旦该项目结束,你将把整个团队转移到下一个项目。然而,实时资源分配是非常复杂的。

多个项目
 
大多数企业,不管性质、规模和行业如何,都会同时进行多个项目。多个项目环境已经成为今天的标准。在多个项目环境中进行资源分配的方法与你在单个项目环境中使用的方法有很大不同。
 
有限的资源
 
企业有足够资源为每个项目充分配备人员的日子已经一去不复返了。随着竞争的加剧和繁忙的最后期限,今天所有的员工都必须同时处理多项任务。例如,如果你的业务中有10个并发项目,那么很可能这些项目之间共享资源。这意味着,你的员工在多个项目中工作,必须同时处理多个任务。
 
重叠和冲突
 
跨项目调度资源会带来一系列不同的问题,因为你在不同的团队中拥有相同的团队成员,并且由多个项目经理监控。当项目优先级重叠时,就变得更加复杂了。这不仅导致资源分配冲突,而且影响了输出质量和项目交付进度。
 
压力和倦怠
 
当团队之间不断争夺资源时,可能会导致你最好的(需要的)资源感到压力和耗尽。
 
项目间资源切换
 
作为资源分配的负责人,你必须在不影响项目时间表和资源分配过多或不足的情况下,不断地将资源从一个项目切换到另一个项目。这不是简单的工作。
 

避免与良好的资源配置冲突



 
下面与你分享成功配置资源的7个重要技巧:
 
1、让所有管理人员参与资源分配

在开始在项目之间分配资源之前,请将所有团队领导和项目经理召集在一起。让他们说明他们正在处理的项目的资源需求。从所有人那里获取有关如何管理资源冲突的想法和意见。
 
协作——你的团队经理可能对如何处理任务和共享资源有一些创造性的想法,以便所有项目都能按计划完成。

让这个初始规划会议成为一个没有任何批判性评估的地方。如果经理表示他/她分配不足,那么请相信他们,而不是提供你的反馈。与所有团队负责人一起制定计划并调整工作量,以便正确地开始资源调度和分配。

2、努力消除项目之间的资源重叠
 
不断地将资源从一个项目转移到另一个项目会降低员工的效率,因为他/她没有时间完全专注于一个项目。例如,当你将一个按需资源分配给项目A五天,项目B五天,项目A三天时,实际上,该资源在两个项目上都有未完成的工时。
 
一项研究表明,当被打断时,员工要多花25%的时间来完成一项主要任务。为确保员工不失去生产力,请尝试消除从一个项目到另一个项目的重叠和不断转移。

如果你要在项目中途转移员工,请确保其在进入下一个项目之前已完成整个模块(一大块工作)。
 
3、提前计划活动高峰时段
 
所有项目都有不同的繁忙时间。例如,开发团队在交付阶段会有更高的需求和需要更多的资源,而开发团队在测试阶段的资源需求会减少。另一方面,对于测试团队来说,反之亦然(测试期间的资源需求较高,而构建阶段的资源需求较低)。

除此之外,项目结束时间对所有团队来说都是忙碌的时间,因为每个人都试图在项目完成前结束最后的活动。密切关注项目预计上线的时间,这样就不会有两个团队同时需要相同的资源集。

在确定不同项目的交付时间计划时,尽量错开交付计划,以免项目的高峰活动时间重叠。仅将交付计划延迟一周,就会在资源分配上产生巨大的差异。

4、让资源按优先顺序工作
 
让我们假设有一个人同时从事两个不同的项目:项目A和项目B。他在项目A中的工作优先级低,而他在项目B中的工作优先级高。对于这个人来说,在项目A(低优先级任务)上工作,而在项目B(高优先级任务)上耽误其他所有事情是没有意义的。

确保所有资源在处理低优先级任务之前完成高优先级任务,即使两者有相似的交付计划。
 
5、避免超负荷
 
一个资源不可能在项目的整个生命周期中以100%的效率工作。虽然这似乎是显而易见的,但大多数管理者在分配资源时没有考虑到这个简单的事实。每个人(即使是最敬业的员工)都需要在项目进行期间有一点休息时间。
 
有些时候,人们由于个人原因无法以100%的效率工作。大多数管理者在为单个项目分配资源时,只分配了多达80%的资源时间。但当涉及到多个项目时,他们最终会按照最大容量(100%)分配资源。

要实事求是,目标是在各个项目中分配80%的资源。通过这种方式,你可以将资源用于任何紧急任务,而不会打乱整个计划。
 
6、缺勤计划
 
在分配资源时,大多数管理者没有考虑到缺勤——无论是有计划的缺勤还是突然的缺勤。确保在分配时考虑到每个团队成员的休息时间。当团队成员计划开始工作时为他们安排工作,你可能会打乱多个项目的日程安排。当一个团队成员突然缺席时,有一些资源作为备用分配给紧急任务。
 
7、使用支持资源管理的现代项目管理软件
 
项目资源管理最好通过使用现代项目管理软件来处理,例如8Manage PM,它支持跨多个项目的资源共享和冲突解决。


当资源共享发生时,即使只是在两个项目中共享两个资源,它的复杂性也很容易超出项目经理的记忆力和她的电子表格或笔记所能处理的范围。

8Manage PM强大的报告可以轻松发现过度分配的资源,还能帮助你识别资源的实时可用性,以便你可以将紧急任务快速分配给正确的资源。

系统向所有管理人员提供实时资源可用性和时间表,因此每个人都知道谁在做什么、何时工作以及其他详细信息。这样,资源就可以在没有任何冲突和延迟项目的情况下进行调配。

使用上面提到的7种简单但有效的技巧,有助你解决多个项目之间的资源分配冲突,并始终掌握项目进度。