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成功采购的关键——透明度

采购过程应以公平和透明的方式进行。现代采购制度中最重要、被广泛接受的基本原则是公开竞争——采购市场的自由准入。

此外,采购过程应该开放给公众检查和审查,使其成为一个透明的过程。

什么是商业透明度?

透明度通常被认为是一种运作,通过这种方式其他人很容易看到执行了什么操作。商业透明度意味着开放、沟通和责任。

因此,我们可以得出结论,采购应基于保证公平的规则和非歧视的竞争条件。

一般来说,透明的采购制度确保所有团队成员以及合格供应商都有接触所有系统要素的平等机会,包括采购方法、法规、评价标准、技术规范、供应商权利等。



采购透明度的好处

你可能想知道,为什么采购透明度如此重要,尤其是对中小企业而言?保持采购做法的透明度在许多层面上都至关重要。如今,采购透明度是发挥部门和公司的成本节约潜力的关键。透明度的其他好处包括:

1. 不再重复

通过采用透明的采购政策,你可以最大限度地减少商品的重复采购。有了可视化的意识,重复的请求会被彻底监控,因此可以避免。

2. 更好的记录管理

在多人可随时访问记录的情况下,记录通常会得到更好地组织和管理。有了定义明确的系统,每个人都能在任何时候访问必要的信息。总的来说,透明度有助于提高每个参与者的效率。

3.批量采购

在透明的采购系统中,首席采购官有可能批量采购。来自不同部门的请求和采购订单可以合并为一个订单。这样,他们将减少运输成本和单位成本。到货后,将一定数量的产品分发到需要的地点。

4. 定期改进

正如经常发生的那样,采购过程背后的人对他们所拥有的并不满意。透明度是增加问责制和提高绩效的一种方式。透明度意味着总有人在监视。

5. 降低成本

在你们公司的采购部门,你对谁在购买或审批什么越了解,你就越能识别可以节约和提高效率的领域。

你也更容易确定谁倾向于规避公司政策,调查为什么会这样,然后制定计划让他们无法规避。

6. 先进的战略规划

透明度的提高使你有能力为你的公司增加更多的战略价值。你将能更好地回答会计专家的问题,甚至是CEO的问题。

当有人问你为什么支出超过了本季度的预算时,你可以解释在哪里,以及为什么。这会让你成为有价值的信息持有者,让你在讨论如何让公司盈利时拥有发言权。

如何获得采购透明度

促进公平采购的最佳机制之一是采用合适的采购软件,这会使你的整个业务流程更加透明和有利可图。

当下,像8Manage SRM 这样的现代电子采购软件,可以使部门内的采购量透明化,这对企业来说非常重要。

8Manage电子采购系统可以让供应商即时同步参与,采购双方实时协同,规范流程,使采购更高效,是企业在招标采购中值得推行的方式。

系统帮助企业构建供应商寻源、预选、招标发布、选标到招标分析等一站式流程,通过职责分离及电子留痕,有助开展更公开透明的采购活动。8Manage系统还提供欺诈侦查功能,帮助企业追踪采购过程中是否有潜在的欺诈成分,有效杜绝腐败,从而在供应链中节省更多的成本。

因此,你最好使用一些SaaS应用程序,并在你的竞争对手做出这个决定之前在你的团队中建立透明度文化。

总结

总之,透明度是组织内采购成败的关键因素。每个首席采购官都知道,实现一流的绩效需要控制和利用公司众多的业务操作。人们可以在任何给定的时间查看或检查,甚至可以返回并审查流程、订单和支出,这会极大地改变环境。透明度提供更好的团队表现,提供所有人都能看到的改进。

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