有任何问题,欢迎联系我们

020-38731114

sales_gz@wisagetech.com

欢迎申请 8Manage 产品演示
请填写以下信息,我们将会尽快与您联系。

我愿意接收来自8Manage 的更多产品信息与优惠信息。

申请演示>
新闻与资讯

如何公平、平等地对待投标参与者?

在采购过程的各个阶段都应考虑到公平和公正。代理机构需要了解他们的行为将如何被投标参与者和潜在的投标参与者理解。例如公正和不偏不倚:
 
◇不要从事任何有违公平和透明选举过程目的的行为。

◇识别并积极管理实际的和感知到的利益冲突。

◇让所有感兴趣的投标参与者平等地获得同时提供的信息(其他投标参与者的商业机密除外)。

◇向所有潜在的投标参与者提供个人的附加信息或澄清,如可行,应以书面形式提供,无论是纸质的还是电子的。

◇如果截止日期被延长,在最初公布的截止日期和时间之前的足够时间内,向所有潜在的投标参与方提供一份延期通知。

投标方投入时间、精力和资源准备和提交投标答复。作为回报,他们有权期望在采购过程的每一阶段都得到公平待遇。任何形式的偏见都可能危及采购的完整性。如果投标参与方怀疑投标存在偏见,从而导致拖延和预算中未预料到的财务成本,他们有权提出投诉或采取法律行动。


如何公平、平等地对待投标参与者


处理现有和以前的供应商

投标参与方可能与某一机构有现有关系,例如,根据现有或以前的合同。在采购过程中,这可能会使其他投标参与方产生一种感觉(无论是真实的还是感觉的),即当前或以前的供应商具有优势。代理机构需要了解目前或以前的供应商获得竞争优势的可能性,并管理这种情况。
 
例如,一个机构有一个维护合同。现任承包商对所需的服务有特别的了解,并与工程处建立了良好的关系。在重新招标服务时,其他可能参与投标的人士可能会觉得无法有效竞争,因而不愿参与。
 
挑战在于为所有参与者创造一个公平的竞争环境。考虑以下策略:
 
◇独立的职责,因此没有人参与或能够影响招标过程中管理当前或以前的供应商。
 
◇采用有效的信息披露和市场参与过程。在投标文件中包含有关需求的详细(非机密)信息(包括性能数据,如数量或需求水平)。
 
◇确保现有合同包含有效的转移条款。这通常要求现任承包商向政府和通过政府向其他投标参与者披露信息。
 
◇如果现有承包商是唯一的投标参与方,应制定一项评估资金价值的策略——例如,通过制定基准、为比较目的准备可靠的标前估价和公开书评。
 
◇确保现有合同下的知识产权足够广泛,使机构能够获取和使用该知识产权。
 
◇行业参与和合作
 
在开始招标前,与招标对象行业进行有效的合作和接触,可以提供以下好处:
 
◇有更多的创新解决方案的潜力。
 
◇对解决方案的质量更有信心。
 
◇减少过渡风险,因为招标参与者参与了工程处制定解决方案的工作。
 
◇工程处有更多机会平衡服务范围、质量和预算需求。
 
◇在竞争压力下,使入围的投标参与者更好地专注于改进和同意解决方案的方法。
 
然而,行业参与和协作方式可能会导致诚信风险,例如:
 
◇提供的信息可能与招标文件不一致。
 
◇投标参与者可能不会收到相同的信息、澄清或指导。
 
处理这类廉洁风险的策略包括:
 
◇确保所有提供的信息、澄清、问题和回答的细节都被记录下来,并尽快分发给所有投标参与者。
 
◇必须出席简报会或现场视察,并以书面形式确认所有参加者的出席。书面材料不能涉及谈话中提到的“细微差别”。
 
◇避免机构代表与投标参与者在简报会前或会后进行非正式讨论。
 
◇与标书参与者的互动会议通常是在答复截止日期前与每位标书参与者进行一对一的会议。通常这种形式的合作包括工程处与投标参与者互动,以检验适合目的的项目构想。这种测试使投标参与者确信他们提交的答复符合招标要求,并且该机构有可能接受。当采购涉及设计(例如设计和建造)或要求创新时,交互式会议是有用的。

交互式会议应精心安排,最好有一个廉洁顾问(外部或机构)参与。

通常情况下,在互动环节中讨论的内容不会与其他投标参与者分享。但是,如果原子能机构在会议期间披露任何新的资料,它应确保与所有投标参与方迅速分享相同的资料。在一届会议之后对工程处的要求所作的任何更改都必须以投标文件增编的形式通知,并立即印发。

投标后面谈
 
投标条件应说明评标小组是打算与所有投标参与人面谈,还是只与入围的投标参与人面谈。机构通常利用这个机会提出问题,以更好地了解投标答复。
 
为确保投标后面试过程的公平性:

◇所有合格的投标参与者都应有平等的机会参加投标后面试。

◇所有参与投标者应有同等的面试时间。

◇投标参与人不得更改或提高其提交的回复的价值。

◇面谈不应用于价格谈判。

◇双方的适当代表应参加面试,并应保留讨论内容的书面记录,并将副本转发给投标参与人。

与首选或入围的投标参与者进行谈判
 
任何谈判的目标都是为原子能机构取得最好的结果。谈判可以集中在答复的任何方面,如价格、合同条款和条件、设计或完成时间。
 
在这种谈判中,原子能机构不应对其要求的性质作出任何重大改变,或允许一个优先参加投标的国家改进其反应,使其他参加投标的国家认为如果给予同样的机会,他们也可以作出同样的反应。
 
如果有两种或多或少相同的反应,进行竞争性谈判是可以接受的。只有在招标条件允许的情况下才进行竞争性谈判。在任何此类谈判中,平等对待投标参与者。
 
谈判可能采取最佳和最终报价过程的形式。最佳和最终报价是向所有投标参与方或所有入围的投标参与方发出的正式请求,表明他们是否能够改进自己的反应。最佳和最终报价程序是可选的,只有当招标条件保留了机构要求它们的权利时,才应提出要求。

如何公平、平等地对待投标参与者
 
平等对待参与最佳和最终报价过程的投标参与者,并遵循标准的诚信做法,如平等获取信息、平等准备答复和记录过程的时间。最佳和最终报价过程不是改变投标要求或对任何投标参与者有利或不利的机会。
 
使用现代电子投标软件
 
除了教育和政策执行外,利用现代电子投标软件增加透明度、同时性和可追溯性,将有助于改善公平和平等对待投标参与者的情况。

8Manage SRM电子招投标系统,帮助企业公开和公平地选择和确定投标供应商的入围名单,控制资格预审过程,创建评估矩阵,并管理电子密封投标报价。所有利益相关者都可以以标准化、可比较且可报告的方式访问实时、完整的招投标信息。

8Manage电子招投标解决方案所带来的透明性和可访问性,使你能够在伙伴关系层面上与供应商合作,以期获得长期的共享利益。咨询适合你的电子采购解决方案,点击申请演示即可。