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新闻与资讯

如何应对许多项目的范围蔓延问题?

以下是导致项目范围蔓延的一些最常见原因:

◇ 项目可交付成果缺乏清晰性
◇ 项目需求定义不明确
◇ “想法”最后一分钟定下来或可交付成果变更
◇ 干系人不参与或不理解工作量水平
◇ 对项目细节缺乏沟通
◇ 某些干系人天真且贪婪

如何避免项目范围蔓延?

任何变更、附加请求或新需求都会给项目经理带来一点项目压力。但是,如果你做了尽职调查,也真的阅读和理解了你的范围,还基于该范围制定了计划,并与你的团队和客户进行了彻底的审查,你就能轻松避免范围蔓延。

结构合理的项目管理流程的最初步骤,将为你和你的项目开辟一条通向成功的道路。不要羞于停止谈话并说:“让我先看看范围/计划,然后再和你联系。”不要指望(或被指望)把每个细节都记下来——尤其是当你负责一个以上的项目时。所以,慢慢来,不要急于立即答复,永远记住可靠的回应会有最好的效果。


如何应对许多项目的范围蔓延问题?


理解项目需求并与客户保持一致

以所定的目标为起点。确保你真正理解客户的目标和需求。从一开始就保持一致,这对防止范围蔓延有很大的帮助。

创建详细的项目计划并坚持执行

如果你从一开始就有明确的计划,那么避免范围蔓延就容易得多。所以,花点时间列出从项目开始到结束你需要采取的每一步,按时并按预算完成。甘特图提供了很好的可视化工具,可以随着工作的进展构建计划和监控范围。

不要让你在计划中投入的所有工作都因为屈从于每个新问题和请求而付诸东流。计划的第一个版本是你的基线,你不能只是编造这些东西!如果你做得对,你是基于你的估计和范围。当然,计划可以改变,但将第一个计划作为基线,通常会在新范围开始出现时,帮助你争取更多时间或更多预算。坚持计划,并将其作为项目的路线图。

不要害怕说“不”

对客户说“不”可能看起来很可怕,但有时这是帮助客户实现目标的最好方法,也是防止范围蔓延的有力工具。如果你收到一个将使项目偏离轨道的变更请求,那么你可以拒绝。把它定位为对话,而不是宣言。清楚地解释变更将如何对项目产生负面影响,讨论继续进行项目的最佳方法。

讨论变更如何影响项目进度

错过最后期限通常会造成影响,无论是对你的资源计划、下一个交付,还是最后期限。当变化正在发生时,把事情说出来,这会帮助每个人了解什么受到影响。与你的团队和干系人一起回顾你的基线计划,讨论意外的变更将如何影响未来的截止日期和整个项目进度表。然后一起决定如何前进。

包含更改范围的流程

如果你在较大的组织中,你可能需要完成一系列审批,确保团队中的每个人都同意计划或时间线的变更。在小型团队的小型项目中,我们通常很容易接受所有人的意见,并继续做出变更。在这种情况下,你可能会考虑创建与特定对话或范围变更相关的“书面记录”。

为范围无关的变更编写变更请求不是一件坏事。相反,这是一种很好的方式,可以确保没人会对通过电子邮件或口头达成的协议反悔。好的范围变更请求包括:

◇ 变更描述
◇ 变更方法
◇ 计划/时间线的影响
◇ 风险
◇ 费用(如适用)
◇ 签名(总是需要)
◇ 提升你的项目管理技能

如何管理项目范围蔓延?

有时候,不管你做了多少计划或准备,范围蔓延还是会发生。当它发生时,重要的是记录一切并与你的团队和干系人沟通。

让我们来看看项目出现范围蔓延时,如何进行管理。

1、优先考虑沟通

作为项目经理,你是所有项目工作的主要沟通点。如果项目范围开始改变,要积极主动,向你的客户和干系人发出警告。讨论变更如何影响项目和预算。

2、版本控制和报告

不是每个项目变更都会导致范围变更。有时会发生意想不到的事情:有人生病了、干系人失踪,无法提供反馈等。如果计划变更(而且很可能会变更),一定要跟踪这些变更。不要在没有通知所有相关人员的情况下,试图更新时间线。要用多种方式进行沟通。

3、更新项目状态报告

在常规状态报告中,你应始终报告当前的时间线状态,因此这是报告你对计划所做的更新的完美地点。你可以选择复制计划中的笔记,或者附上计划以供回顾和讨论。

4、注意或在项目需求文档中添加变更

在整个项目中,项目需求文档是为你的团队进行审查/修改和检查而创建的。不要忘记回头查阅并保持实时更新,因为文档有时可能会被淹没在项目中。

避免范围蔓延的一个很好的方法是使用项目管理软件,比如8Manage PM,可以帮助你管理范围并使你的项目保持正轨。

 8Manage PM项目管理软件

你和团队可通过8Manage PM的变更管理模块来处理事务、问题、缺陷报告、改进需求等沟通。在系统中,变更请求可以按照严重性进行区分,可以排入不同的优先级别队列,以便控制访问权限,也可重新分配优先级或转移变更请求。

8Manage实时跟踪项目所有状态,不但能记录变更,同时还通知利益相关者。变更的影响信息和变更请求永久关联,这样可帮助项目人员作出更加有效和准确的决策与衡量。

在这个时代,事情的变化比你说的要快,在进行一个项目时适应变化的可能性是完全有意义的,无论其规模如何。项目范围蔓延虽然通常是不可避免的,但使用正确的工具和正确的态度也很容易控制。