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为什么项目绩效是竞争优势?

企业常常会执行一些项目——他们相信这些项目将对组织有利,只是最后却未能如愿。 结果,组织浪费了大量资源,包括时间、金钱和人员——执行无法产生投资回报的任务。

项目管理是组织和执行项目所涉及任务的一个成熟领域,无疑是成功开展项目的关键,但它还必须伴随有项目绩效管理要素,这是确保战略成功的更大流程 。


为什么项目绩效是竞争优势?

 
项目绩效管理基础
 
项目绩效管理是创建、实施和管理有助于组织绩效及其战略的项目的过程。项目绩效管理不是专注于任务执行,而是着眼于更大的前景。
 
它集中在三个方面,以确保每个项目产生商业利益:
 
● 将项目与策略相关联。需要注意的是,不可避免会有一些项目超出了你的策略范围,但是你的大部分项目组合应该直接与你的策略相一致。
 
● 跟踪你的项目在一段时间内的表现。通过跨部门和所有组织级别执行各种任务来执行项目。许多组织使用策略软件来确保他们始终朝着目标前进。
 
● 检查项目完成情况以获得改进。当一个项目完成时,必须检查项目目标是否实现,哪些任务进展顺利,哪些任务可以改进。
 
项目绩效管理的好处
 
项目绩效管理如何给你的企业带来优势?持续执行对战略目标没有贡献的项目不仅是浪费时间和资源,而且还会削弱你的组织保持竞争力的能力。

积极管理项目以使其与战略保持一致(并执行得很好)的组织意味着,在以直接有助于组织福祉的方式分配资源方面,他们比许多竞争对手都做得更好。 他们明智地支出,提高了盈利能力,节省了时间,并减少了浪费。

有了定义好的管理和报告流程,你就可以跟踪和调整这一过程。如果你在这些项目上花费了大量资金——有时多达组织预算的20%–30%,允许项目偏离路线来满足部门需求而不是组织目标,会降低你逐步实现这些较大目标的能力。没有适当的项目绩效管理过程,低绩效项目可能成为常态。

项目绩效管理阶段
 
即使一个项目在预算和范围内按时完成了目标,这也不足以宣告它成功。一个成功项目的真正衡量标准是它是否满足该标准,以及它是否真的有助于战略业务目标。要超出管理技术要素的范围并在战略上保持项目的正常进行,请执行以下六个步骤:

步骤一:理解业务案例
 
大多数组织都有超出他们能力范围的项目。项目的提出往往不是为了组织的利益,而是为了某个特定部门的利益。
 
因此,每个项目都需要一个定义良好的商业案例:为什么要这样做?在这个阶段,你还应该考虑你所提议的项目的替代方案,以及你的提议是否会产生最大的价值。
 
为了简化这个步骤,创建一个可以跨项目使用的“业务计划”模板,概述每个项目的目标、成本和时间安排(包括人员时间的间接成本),并展示每个项目将如何随着时间的推移产生更好的结果。在执行阶段要经常检查该文档。
 
步骤二:定义项目目标
 
目标为项目提供了明确的方向,确切地说明了你希望他们完成什么。对项目真正支持的内容要实事求是。一些组织制定规则,防止项目与两个或三个以上的目标相关联(以保持项目的重点)。许多市政组织要求部门将项目与组织当前的KPI联系起来,以显示对项目的投资将如何推动长期结果。这样,所有获得资助的项目都以透明的方式与战略明确地联系在一起。
 
步骤三:建立数据点来衡量结果
 
关于项目管理的“三重约束”被讨论过很多:时间,范围和成本:

◇你在每个里程碑的最后期限内做得怎么样?
◇完成率是多少(在任何给定的时间)?
◇你在你的预算费用在项目的这一点?
◇ 项目将解决所有你想要的组件?
◇项目进展如何?

这些数据点应该始终是你的性能管理过程的一部分,并且你应该能够轻松地跟踪它们。但除此之外,还会有一些根据项目试图改进的目标而改变的措施。业务环境变化很快,所以必须不断跟踪所有数据点的进展,不仅仅是项目驱动的度量。
 
步骤四:分配里程碑、行动项目和截止日期
 
虽然一个项目可能只有一个项目经理,但与达到不同里程碑相关的任务可能由不同的个人拥有。无论你使用敏捷方法还是瀑布方法来进行项目管理,项目中的小步骤都需要得到很好的管理。
 
这些项目中的截止日期可能有导致重大中断的依赖关系。例如,如果没有数据库的基础,你可能无法向软件添加新特性。准备项目中的所有步骤并理解它们之间的相互关系和依赖关系(如果存在的话)是值得的。

 项目里程碑
 
步骤五:召开会议检查进展
 
永远不要认为项目会顺利进行。定期会议是一个很好的方法,可以解决问题并检查与单个项目和项目组合相关的进展。

你还需要创建管理报告来显示进度。报告应该包括项目的开始和结束日期,完成百分比,到目前为止的花费,以及项目中的任何关键步骤和检查点(里程碑)。有时,通过甘特图是显示此信息的最简单方法。
 
单个项目的会议应该相当频繁地举行,甚至根据项目的不同,可以是每天或每周。大型的组织会议通常每月或每季度举行一次,讨论战略背景下的项目。
 
步骤六:做期末项目评估
 
无论是什么项目,最后都要做一个总结,这表明您你已经从项目实施转移到“照常工作”。例如,如果你考虑到总会有新的软件版本和要添加的新功能,那么软件实施可能会陷入一个永无止境的项目中。你的项目团队需要对何时停止项目以及将软件管理移交给销售和营销团队有明确的界限。

在每个项目结束时,将项目总结和事后审查放在一起是很有帮助的。
 
衡量项目绩效管理的成功
 
在每个项目完成时衡量它们的结果,并每个月或每个季度查看你的项目组合。当项目完成时,跟踪其有效性和事后审查,并利用这些信息改进未来的项目。当你查看投资组合时,应该是在更大战略的背景下进行战略调整和有效利用资源。创建一个表格,以帮助指导你的审核,考虑项目流程的每个步骤。

可以预见,你的绩效管理系统的方法会随着时间而改变。
 
你的绩效管理系统将随着时间的推移而改变,这是可以预料的。你的领导想看到什么信息?它可能与你在上一个项目中介绍的内容有所不同,你可能需要根据不同的受众进行调整。这很正常,你应该做好适应的准备。
 
这也适用于你正在使用的工具(理想情况下是软件)来执行这个过程。它应具有足够的灵活性,以适应你的需求,同时作为你在整个组织中收集的所有战略数据的枢纽。

以下是8Manage PM项目管理软件可以帮助提升组织绩效管理的几种方法:

○ 计划和执行结果由系统自动连接,实时更新
○ 在每个项目的生命周期内跟踪成本并根据基准监控预算
○ 为团队成员明确定义角色和职责;
○ 通过灵活的计划功能确定工作优先级并增加工时计算
○ 通过适当的资源管理和工作负载监控,保护团队免于超出其能力的工作
○ 衡量和跟踪利润率和现金流量
○ 设置关键绩效指标以跟踪跨项目和单个任务

 8Manage PM项目管理软件

结论
 
一个组织的竞争力在一定程度上取决于它成功完成项目的能力。绩效管理过程确保项目不仅在技术意义上保持盈利,而且在战略意义上保持盈利,因此每个项目都推动组织的改进。
 
开发综合方法将项目与业务战略相结合,然后对其进行良好跟踪和管理的公司,可以更好地实现其目标,因为他们可以将高层次的战略愿景提炼为切实的行动。这是驱动高性能组织前进的动力——并使他们在竞争中脱颖而出。

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