如何更好地管理项目问题？只需这8个步骤！

项目过程中，问题总会发生。如果想让你的项目取得成功，你需要有一个计划来快速有效地应对任何出现的问题。这是最佳实践问题管理流程的一部分，也是良好项目管理的核心要素。
 
什么是问题管理？

问题是指在项目过程中出现的任何影响计划的事情。问题可能是以前定义的风险，也可能不是。你要避免的是集体项目失忆症，问题出现了但从未得到解决。当问题得不到解决时，它们会以另一种方式重新浮现。

项目中的问题管理始于一个计划，该计划定义了管理和控制项目中出现的问题的活动和业务规则。

 
项目问题的类型

对于问题管理，你需要做的第一件事是识别问题，可以分为四个类别：
 
① 主要问题——可能阻碍项目进展或成功完成，需要立即关注的问题。
 
② 机遇——并不是所有的问题都是不好的，有些问题可能会提供不可预见的机遇。
 
③ 关注——不是一个大问题，但它是你需要注意的，因为它可能会发展成需要关注的东西。
 
④ 情境——是另一个可能是关注点或主要问题，但从情境角度发展的问题。这些问题的一些例子包括供应商的工作人员问题、技术故障、材料短缺或延误以及极为成功的晋升。
 
管理问题的步骤
 
问题管理是一个很大的话题，也是每个项目经理在他们的项目中都必须处理的问题。
 
与风险不同，问题不是一个潜在的，而是此时此刻正在发生的。
 
管理问题与管理项目没有什么不同，都需要过程和计划来实现战略。以下步骤将帮助你建立一个框架来控制项目中出现的问题。
 
1. 创建注册表
 
唯一的开始方法是识别问题并将其收集到文档中，这样你就可以开始响应并跟踪解决问题的进展。最好是在线创建一个协作文档。你可能以同样的方式管理风险或更改，你希望通过在日志或注册表中跟踪问题来管理问题。如果没有一个流程或工具来报告这个问题，它就会在项目的混乱中消失。你需要报告问题并通知其他人，以便其他人可以确认问题是否仍然存在。
 
2. 及时报告
 
时机是很重要的。如果允许报告延迟，你就失去了解决问题的机会，因为问题变得太大而无法修复，或者需要大量资源以致于破坏了项目。沟通是关键，必须开放渠道，以便将信息尽可能快地传递给正确的人。如果你及时报告，则最好及时解决。在一个已知的问题上耗着就是自找麻烦。
 
3.日志的问题
 
确保人们知道谁可以记录问题，并且他们这样做了。如果没有人记录问题，那么问题就会被遗漏。这会让你的项目出现更多裂痕，直到最终崩溃为止。你要详细记录这个过程，即使是很小的细节。这对你来说可能微不足道，但它可能是解决问题的关键。另外，日志提供了存档工具供将来使用。
 
4. 分配行动
 
在行动旁边写上名字，这样就能明确界定责任。只有当拥有明确的所有权（负责识别，跟踪和关闭问题的人员）时，问题才得以解决。你需要有专人负责处理所有与该问题有关的所有事情，并且直到问题解决后才能继续工作。 问责制在问题管理中至关重要。

5. 监测进展
 
想知道人们是否在跟踪他们的行动项目？定期验证状态吧。问题的现状是至关重要的区别。如果问题已解决，但资源仍在不必要的工作，那就是另一个问题。还要经常通知项目所有人，为避免将不必要的资源分配给问题，你需要完全透明。每个人都必须知道问题的现状，才能最有效地工作。项目仪表板可以让每个人都知道问题状态。
 
6. 评估影响
 
定义升级规模，并确保所采取的行动得到衡量。但请适当的升级。你不希望将所有资源都放在只需要少量资源的地方。也就是说，你也不想制造任何不必要的障碍来阻碍项目的快速恢复。

7. 批准决议
 
确保问题被标记为“已解决”后再次检查。虽然有问题的所有者，但必须有人管理这个过程，以便他们可以检查工作并确保其与组织的总体项目和战略目标相一致。只有当所有的事情都安排好了，这个问题才能解决。
 
8. 关闭问题
 
这是最后一步了。将已解决的问题从列表中移出，关闭问题。

问题管理既是管理单个问题的生命周期的一个事务处理过程，又是一个决定应解决哪些问题，对这些问题应用的资源以及对企业造成的风险的决策的投资组合管理过程。因此，项目管理软件8Manage PM提供强大的机制可以帮你实时管理问题：
○识别问题
○分析问题
○提出问题解决方案
○系统地跟踪问题
○关联问题与WBS/活动


系统的自动化审计跟踪功能可让你始终掌握最新进展，并提供详细数据以向利益相关者介绍问题解决方案。8Manage 的实时仪表板可生成有关各种项目指标的报告和图表，以便你更好地做出决策。

另外，在线的项目概览可以监视你的问题，你可以将其分配给团队成员，他们通过系统对正在处理的问题进行评论反馈。想了解更多有关8Manage PM如何协助你解决项目问题的信息，请联系我们申请免费演示。