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新闻与资讯

如何通过看板系统大幅提高生产力?

我们都有过这样的经历:努力提高生产力,并改善我们的工作方式。如果你正在寻找方法来限制从同事的“在制品”情况处受到的影响,同时期望取得更好的成绩,那么你可以尝试使用看板。
 
什么是看板?
 
看板是一种可视化工具,有助于大量信息的轻松传达,使流程管理和工作流变得更容易,这两者对于帮助业务顺利开展非常重要。

看板使用卡片、显示列、颜色、图标和其他视觉指标,帮助人们更好地理解和记住信息。大多数使用看板的团队都会开发自己独特的配置。


如何通过看板系统大幅提高生产力


为什么使用看板?
 
看板可以帮助你和你的团队:
▪ 最小化耗功(例如部分完成的工作、额外的功能、任务切换)
▪ 确保快速响应变化和问题
▪ 掌控你的任务
▪ 跟踪活动并优化每个活动所花费的时间
▪ 专注于最重要的任务       
 
如何构建和使用看板?
 
从你目前正在做的事入手,确定项目/产品开发的主要阶段。最简单的看板包含3列:
▪ 待做
▪ 进行中
▪ 已完成  

看板如何提高生产力?
 
1、限制在制品(WIP)
 
对于每个特定的活动,限制价值流(即看板揭示的流程)中每个步骤的任务数。在每个阶段将它们从一栏拖拽到另一栏。这样,团队就不会超负荷,而且可以轻松识别瓶颈。你可以在便利贴中添加其他信息。例如,提及谁是活动的负责人,以及具体行动持续了多少小时。
 
使用看板,你可以直观地看到工作如何在系统中流动。针对你的产品构建具有代表性的看板,同时限制在制品,你很快就会看到工作何时不在系统中移动。例如,如果工作在某个阶段开始堆积,那么是时候深入研究造成瓶颈的可能原因。
 
2、明确的规则和准入标准
 
规则是团队的承诺,即将工作拖入下一列之前,完成特定的活动列表。为任务和活动识别和定义规则和准入标准。确保特殊任务也能很好地整合到流程中。

当团队发现改进系统的机会,这些知识将“写进”看板。这样,你就可以轻松捕获和保存组织性学习。看板向利害关系人明确传达期望,帮助你解开误解,建立更多更强大的信任关系。
 
3、管理活动流程
 
监控和衡量活动的周期时间。周期时间表示工作项从开始到完成所花费的时间(不包含任务在看板上的等待时间)。这个间隔是从工作项的角度来衡量的,它是否在等待什么都无关紧要,周期时间还是会过去。
 
因此,你应该在项目任务进入“进行中”列时,开始测量周期时间,不要提早。
 
4、反馈与持续改进
 
团队应该谈论哪些有效,哪些无效。根据看板,确定瓶颈并找到解决问题的方法。如果允许团队退后一步,检查他们如何利用资源和劳动力,他们就能轻松发现新的机会。

创新的看板系统

在急于提高生产率和保持同步方面,看板可以轻松实现这一目标。直观、简单、易懂,一眼就能提供大量信息,看板无疑是你和你的团队乐于使用的工具。

创新的看板系统的一个很好例子就是8Manage 看板。它摆脱旧式固化的企业管理软件的束缚,采用可视化及有广度、深度和智能化企业管理功能,能够快速提升你及团队的业务能力。
 

8Manage Scrum 看板


8Manage 看板为不同类型的企业提供了针对他们特定需要工作的不同看板,具有更大的灵活性。开拓性的系统也使复杂的工作流能够得到适当的组织和优先排序。这样有助于提高团队协作的透明度,混乱也更少了,每个成员可以更好地操作和交付。

除了现代企业管理软件必备的高度可视化和易学易用特点外,8Manage 看板另一个创新之处在于具备业务流程和数据的高度结构性和完整性。整个工作的完成进度、遇到的问题、完成时限等情况都实时跟踪,一目了然,既方便了管理者进行统一管理、协调,又对工作承接人产生一定的心理压力,这样才能有效减少团队马虎偷赖和腐败等问题,有助工作迅速推进。

否则,不良行为就会受到碎片化数据和不良数据的保护,等同于鼓励人们不负责,甚至是不诚实,从而削弱项目管理者的判断能力和管理能力,使企业的效率和竞争力不断降低。

可以说,采用8Manage 看板,可以最大限度的趋利避害,更大程度地发挥团队每一个人的能力和潜质,大幅提高生产力,实现1+1>2的巨大效益。如果你想了解更多8Manage 看板改善工作流程和效率的方法,请联系我们获取。