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新闻与资讯

8Manage:如何确保你的项目支持你的战略?

你的项目是你战略的核心——它们是真正完成事情并取得进展的地方,也是花费时间和金钱的地方。那么,你如何确保你的活动与你的战略目标相一致呢?

确保你的项目支持你的目标

每个积极的目标/目的/结果都至少需要一个项目——这是显而易见的。你未来的目标可能还没有“开始”,这也没关系,但是任何“积极的”目标都必须有能够实现目标的项目——否则你就没有真正在实现目标。如果你的目标比较大,你可能需要在项目下有子项目来更好地表示你打算如何交付工作。


如何确保你的项目支持你的战略


项目必须实现目标——对于每个目标,你都必须确保,如果做好了所有项目的交付工作,就会实现目标。如果不能保证,你需要查看项目组合,并确定你的差距。

项目不应该“重叠”或冗余——仔细查看每个目标和策略下的项目组合。一般来说,如果没有某个特定的项目,你不可能完全完成一个目标——如果可以的话,认真考虑一下你是否真的需要这个项目,也许把精力花在别的地方会更好。

你必须准备好移除或缩小项目的范围。同样,确保你的项目在目标范围内或目标之间没有“重叠”,即重复工作。

每个项目都必须与一个或多个目标有明确的联系——即使它与一个目标没有直接联系(例如,它是一个目标下的母项目中的子项目),它也必须清楚地支持你试图实现的目标。如果你能从你的项目和KPI中划出一条清晰的界限,这将是一个很好的契合度指标。

请注意,偶尔你可能会发现,你有一个清楚地展示战略价值的项目,但不符合一个特定的目标——这可能是一个信号,表明你需要重新审视你的目标,并确保它们本身给你正确的覆盖范围。

确保你的项目真的发生

每个项目都必须有实际的资源——时间、金钱、技能,这些可能是实际交付项目的最重要元素。这意味着你必须有:

- 超前预估项目需求超前。确保你所提议的每个项目都至少有一个高水平的时间、成本和资源预估。你会发现,当你开始尝试并确定优先顺序时,这会带来回报——等到无论如何都要去做的时候,将会面临更多的时间压力。

- 项目的预算是真实的。它属于哪个团队?这是谁的预算?对于一些组织来说,一切都来自于一些人和一些钱,而在另一些组织,你可能有一个复杂的运营成本/资本支出请求流程。不管怎样,如果不在某人的预算之内,你可以保证它不会发生。

- 项目时间表必须与你的目标一致。我们经常看到这种情况:在管理层会议上设定一个目标,然后过一段时间,有人会想出实际需要做什么,创建项目……而且时间安排也不合理。有些事情必须改变,不管是项目还是目标,咬紧牙关,确保它改变——如果你不改变,你的计划就会变得不切实际,这意味着它不可信,也意味着它不会有用。

- 每个项目都必须有一个关键的责任人。有人需要对项目的交付感兴趣,他们需要对项目的启动和交付负责,他们需要有权力完成所有这些工作。只有这三件事都能做到,这个项目才会发生。

- 避免运营项目进入你的战略计划,反之亦然。你要保持你的战略计划的重点。这意味着你需要避免让运营项目和活动悄悄进入计划,因为这会分散你的关注点,并影响战略项目的交付。同样,你需要防止那些应该在战略计划中的项目,映射到目标中,滑入到操作计划中,并且在你跟踪进度时变得不可见。

确保你掌握一切

- 从战略上管理你的项目。每个目标都有它自己的项目组合,然后还有贯穿整个战略计划的项目组合(在更大的计划中,你甚至会考虑不同业务领域、部门等的组合)。不要忽略全局——正如整体战略管理过程强调整个战略执行的治理过程一样,这同样适用于在整个投资组合中对项目组合进行战略管理。

- 在整个投资组合中战略性地为项目划分优先级。变化肯定会发生,如何处理它将严重影响你计划的执行——当内部或外部环境、可用资源、战略需求等发生变化时,你需要根据目标的需求,在整个计划中战略性地为项目划分优先级。

- 让项目和目标相互告知。战略计划需要生存和呼吸。有时,这将是自上而下的变化,由你想要实现的目标(或你想要如何确定目标的优先级)的改进驱动,但你必须为项目实施的现实和你从实际操作中学到的东西留出空间,反映在更高层次的计划中——即使只是保持目标时间表的最新和准确。你的项目与计划的其他部分越孤立,你的计划就越不真实。

战略性地管理你的项目组合及其管理方法

我们在这里重点介绍了战略项目管理的要素,它涉及到设计和管理正确的项目组合,以实现你的目标,从而交付你的战略。这绝对与项目组合和计划管理领域有关——根据你的组织结构和实践,这种项目组合管理肯定是你的项目组合和项目管理过程的一部分。我们并不是在引入一个平行的或可替代的概念,它只是在这个过程中必须发生的关键功能之一。

利用现代项目管理软件

一些现代项目管理软件,比如8Manage PPM,支持战略项目管理,可以帮助你在计划阶段和执行阶段使项目与战略保持一致。

8Manage PPM


▪ 项目计划与执行合二为一


在8Manage PPM中,计划和执行是密不可分的,实时同步更新的,一个项目有且只有一个当前计划,所有的责任划分与执行状况一目了然,团队成员可以实时共享最新的项目进展情况。

▪ 与实际业务交互实时互连

8Manage PPM帮助你将项目工作进行自然分解,并能强化执行适当的责任与承诺。当某团队成员更改其承诺时,8Manage会自动通知其他相关人员。对于可能无法完成的承诺,它会在项目的概览页面发出预警。

▪ 资源需求和依赖清晰明确

8Manage PPM通过以下方式帮助项目团队成员管理复杂的项目,让所有资源需求与依赖关系清晰可见:
-使资源与可交付成果的依赖尽可能明确;
-自动跟踪间接依赖;
-自动监测不恰当的依赖并在需要时警告相关人员。

结论

企业可能擅长制定战略和进行项目管理,但如果不把两者联系起来,就会始终无法达到目标。具有成熟PPM实践的组织始终如—地将单个项目结果与更大的战略目标阴确匹配起来。通过提高项目管理能力,企业可以占据有利地位,更好地执行战略并在严峻的商业环境中获胜。