8Manage：浅谈数据分析对采购管理的重要性

分析和信息管理的进步为采购组织的决策能力打开了全新世界。提高采购绩效取决于其能否最大限度地发挥数字化工具的价值。尽管技术有多种方法可以改善采购的各个方面，但是数据分析是可以真正释放新能力的领域之一。

数据分析在采购中的重要性

采购分析不仅在管理采购功能方面，而且在整个组织中都起着重要作用。当你开始自动化更多的采购流程，你将不可避免地开始创建更多数据。随着这些数据的累积，它会建立大量的信息，这些信息正等待被深入研究。这些信息可以提供市场情报、支出可见性、降低风险、优化价格，甚至可以帮助选择供应商。

 
通过采购数据分析了解战略性未来

采购数据分析到底是什么？它的核心是收集所有采购数据，并使用它们进行预测、发展见解并制定计划以增强采购流程的过程。

传统上，采购数据存在于筒仓中，并由不同的技术应用程序和结构隔离。数据难以提取和保持更新，主要用于结构化报告中，例如供应商KPI或不频繁的支出分析练习。此外，为采购提供明智的选择、管理风险和发现机会领域，往往要求员工具有使用内部和外部来源的数据进行复杂分析的能力，而这种能力并不总是存在于采购职能部门中。

现在，技术的进步使得在全球范围内利用数据成为可能，并且被认为是采购职能中必不可少的。新数据聚合和数据挖掘工具可以帮助了解过去，有助于通过预测未来行为来降低成本并节省成本。采购人员可以利用高级商业智能（BI）工具来识别新机会并跟踪节省机会。

稳健的支出策略=更明智的采购和决策

采购组织了解，要为业务提供卓越的支持，就需要通过预测性和规范性分析来展望未来。它必须通过简化、改进和集成数据和信息管理来向前发展其分析功能。通过采用新工具以及更改数据的存储、使用和显示方式，它所提供的各种分析都可以得到扩展。

表现最好的采购团队一个常见策略是采用在线仪表板，团队成员可以访问该仪表板，并且可以为每个用户完全定制。例如，CPO（中央采购办公室）可以登录并立即访问全球支出报告，包括每天24小时的上个月的高级绩效指标。 或者，区域采购经理可以在两年内找到并分析特定类别的采购趋势，这可能会导致在影响下增加支出或降低供应风险。

异常支出需引起重视

异常支出一直以来都是采购组织的麻烦领域，因为它很难衡量，也很难确定原因。通过详细的支出可见性流程，企业现在可以跟踪和量化不良支出习惯。大部分企业的大多数类别的合规性水平在60-75％之间。那些在经验和合规方面处于领先地位的企业（E＆C负责人）拥有更多的合规流程。

总体而言，企业常常为异常支出感到苦恼，但是有多种方法可以利用高级分析和数据来推动对批准的供应商的合规性并减少损失的节约，包括：

▪ 集中合同管理流程，并在购买时提供对首选供应商合同元数据的实时访问
▪ 确保正式的企业范围内的主数据策略和合同管理流程能够为合规性监控所需的交易信息提供可见性
▪ 定期审查非订单采购的交易活动，以了解是否违反首选供应商政策
▪ 制定企业合规性和节省成本的目标，以鼓励采用

采购数据分析从哪开始

你可通过以下几种不同的方式来使用采购分析：

-采用数据驱动的方法选择供应商；
-比较供应商的实时定价和可用性；
-全面了解所有支出；
-分析采购数据以支持全面的采购策略。

支出可见性的好处本身就有严格的过程。一流的企业首先要了解如何捕获和合并所有现有支出数据，然后填补未捕获的支出数据的空白。奠定强大的数据和分析策略的基础是实现支出可见性的最关键组成部分——最终在将来提供灵活性，以新的、更具战略意义的方式利用数据。

利用现代电子采购软件

数据分析在采购管理中的应用，离不开系统平台。使用现代电子采购软件是最简单的开始方法。8Manage SRM现代电子采购软件支持上述所有功能，能够满足数据分析在采购管理中的应用需求。

1、采购成本与预算

严格控制和管理好采购成本才能获得战略性的竞争优势。8Manage SRM可自动计算基于 BOM（物料清单）的采购成本，自动校验采购预算，核对无误的预算才能提交给上级审批，并且可以根据不同的成本及预算总额设置不同的审批流程。


系统还可以自动获取生效的报价信息统计预测的采购成本，所有账目实时汇总，清楚明了。

2、采购产品清单

8Manage电子采购可实现全方位的采购产品库管理，每个产品的采购历史及采购价格，并且根据供应商的报价与历史采购价自动识别产品的基准价，自动计算每个报价与基准价的偏差。

采购负责人提交采购申请给上级审批的时候，系统会自动附上供应商与基准价的偏差信息，以供管理者更快捷深入地了解采购的每个关键要点，快速做出准确的决定。

3、采购定价过程管理

采购价格的监控是整个采购过程的关键。8Manage根据企业的不同需求支持不同的定价方式，帮助企业以高效的方式获取采购价格。

系统自动按预设条件识别基准价，并自动计算每个报价偏离基准价的程度，帮助企业准确快速地了解物料价格的波动。

4、采购产品交付把关

8Manage SRM提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，及时解决交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。

交付时，系统可自动生成质检结果与质检单，并根据质检结果自动统计货品的合格率及退货率。


在8Manage电子采购信息平台上，通过信息资源共享获取各种数据，使得采购部门的账目、资金流动、物资管理等方面的数据具体化起来，利于监督管理，很好纠正了以往账中存在的账目不清、资金漏洞问题的产生。这就有效控制了物资采购成本，减少了不必要的浪费，提升了企业的经济效益。伴随着大数据的不断深入发展，数据分析在采购管理中的运用也将更加深入。