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新闻与资讯

工时表管理的有效使用方案

工时表对于经理及其团队成员而言都是真正有益的。关键在于为你的团队选择合适的工具,建立可以定期遵循的流程,并通过持续的沟通来支持一切。 

什么是工时表管理?

简单来说:工时表管理是监视和分析时间表(记录的工作时间)的一种做法。它还包括采取不同的措施,例如根据这些工时表计算员工工资或为客户开具发票。

过去,工作时间通常是在一张纸上汇总的,因此才有了工时表的说法。 如今,在线工时表更加流行,也多了不同形式的选择:从简单的电子表格到基于AI的软件工具。
 

工时表管理的有效使用方案


有意思的是,工时表因其在员工中不受欢迎而出名,我们不妨探讨下一个经常被提出的问题:

工时表是“邪恶”的吗?

不一定,但在某些情况下,工时表绝对是浪费时间,可能会极大地加剧人们对工作场所的不满。

从历史上看,工时表是证明人们确实完成工作的一种方式——这就是问题所在。首先,这很容易创造一种文化,使人们认为他们的工时表比工作效果更重要。不得不证明你的工作或你被上司密切监视(和计时),这种感觉不太好。

而且,这并没有激励人们提高工作效率。如果你可以在工时表中记录更多工时(并可能获得更多报酬),为什么还要寻找更好的解决方案?

这并不是说按小时付费就一定不好,即使在项目设置中也是如此。虽然在本文中,我们不会详细介绍如何使用工时表来确定一个人的月收入,但我们了解到,对于那些与自由职业者一起工作的公司来说,这是一个重要的用例。因此,我们创建了单独的指南来计算员工工资。

最后,人们不善于记住自己实际花了多少时间来做某事。这就是为什么在本周结束时(甚至更糟糕的是在一个月后)填写工时表更像是编故事,而不是在收集可靠的数据。

总而言之,我们可以说工时表不起作用,除非:

▪ 你和你的团队了解他们的目的并看到其价值;
▪ 工时表定期如实填写;
▪ 通过定期交流来支持定量工时表数据,以收集更多描述性见解;
▪ 采用合适的工时表工具。

最后一点值得强调,因为许多团队仍然依靠简单的电子表格来完成这项工作,可喜的是大多数公司已经不再使用实际的纸张。这是朝着正确方向迈出的一步,因为在线文档可以轻松地由多个团队成员进行更新和访问,但它仍然是需要填写的表单,这并不是最方便的事情。

现代工时跟踪软件通常带有启动/停止跟踪器,只需单击即可将其打开和关闭。还有一些公司提供自动记录输入和输出时钟的信标。

从管理的角度来看,另一个重要方面是工时表软件与休假管理工具配对使用。人们需要能够记录他们的工作时间和休息时间,否则你可能会担心某人的空白工时表,最后发现他只是在度假。

使用工时表软件,还可以作为你团队的日程安排,可将计划的工作时间与记录的工作时间进行比较,从而为你带来额外的价值。数据驱动的项目经理可以利用这种洞察力来评估其项目的状态以及是否应进行任何调整。

这只是工时表管理如何支持项目经理执行任务的一个例子,还有更多其他的例子。 下面将为你介绍如何使用团队的工时表以使团队和项目受益。

工时表管理的用例是什么?

以下是有效工时表管理的示例:

1、计算你的项目成本

对于按时间和材料合同运营的公司来说,这是一个必备条件。由于你是根据团队在项目中投入的劳力向客户收费的,因此你可以简单地使用其工时表作为发票的基础。许多资源管理工具都支持工时表数据导出或在外部共享。

2、找到改进和节省的空间

分析团队的工时表是一个很好的机会,可以更深入地研究数据并确定改进机会。许多工时跟踪工具都提供了一个选项,可以使用预定义的类别标记记录的时间条目或向其添加注释。这样,你可以分析团队中有多少时间用于非计费活动。 

当然,其中很多可能是合理的,但你也可能会看到令人担忧的模式。比如,大量的会议可能是一个危险信号。在管理任务上花费大量时间的人们将是另一个问题。事实证明,从长远来看,对协作或知识共享工具进行投资可以节省资金。你的团队士气也将从更强大的过程中受益。
 8Manage 工时表管理
3、预测资源

工时表等历史数据也可用于预测招聘需求。通过查看前几年或几个月的数据,企业能够发现可能再次发生的趋势。 

4、在问题升级之前识别问题

有时候,仅通过查看记录的工时表就可以很容易地注意到项目困难。 例如,为了交付下一个里程碑,人们可能会开始记录大量的加班时间。

但是,最好定期将你团队的记录时间条目与估算的工时表进行比较。 这样一来,你就可以发现所有不一致之处,从而避免错过最后期限。

关于工时表管理,要记住的另一件重要事情是,工时表无法代替你与团队之间的定期沟通。

这些数字将为你提供某些事情发生的信息。但是,为了理解“为什么”,你需要与项目团队讨论这些事项。这不仅能让你找到问题的根源,而且也是建立一种员工真正被倾听和尊重的职场文化的好方法。因此,他们不太可能将工时表视为必要的“邪恶”手段。

单是工时表本身并不能告诉你所有需要了解的有关团队效率或工作质量的信息,但是工时表可以为项目经理提供重要信号,让他们采取行动。制定有计划和透明的工时表管理策略,并与团队进行开放式沟通,可以帮助你控制项目,同时保持较高的员工满意度。

有效使用工时表管理

现代工时表软件(例如8Manage工时表)与现代项目管理软件(例如8Manage PM)结合使用,可以实现上述用例的好处,多维度量化项目及团队表现。
 8Manage 工时表软件
8Manage支持工时表与项目管理一体化,当两者结合在一起时,你可以了解许多有关团队效率的信息,例如可交付的接受/拒绝率,时间消耗百分比与完成百分比。

团队成员可以随时快捷地在8Manage工时表软件填报工时信息。通过跟踪项目工时,你可以确定成员在哪些地方花费的时间比分配的时间多,有助于确定项目工作人员的可用性,使分工更合理,有效衡量项目的整体效率。

对于资源工时的监控,8Manage工时表能够提供丰富的报表,供管理层查看不同时间段所有资源或某种工作的工时使用情况,以便更好地调配资源,提升资源利用率,促进项目顺利执行。

作为一个出色的工时管理工具,8Manage工时表软件支持多种工时管理类型,能够匹配管理者和个人对工作时间的管理需求。有了高质量的工时管理软件,也就有了更好的时间管理,离项目成功就更近一步!