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新闻与资讯

项目经理看过来!掌握项目管理致胜五步法

项目方法论是项目的一组蓝图,为团队成员提供如何前进的清晰方向。项目管理将条理带入混乱,这看起来像是额外的工作,但从长远来看,拥有一个可靠的方法能够节省时间。

项目管理方法有很多,从瀑布式(Waterfall)到敏捷式(Agile)、再到敏捷大项目(Agile Large Project)和混合式项目管理方法(Hybrid)。
 
大多数项目管理有以下5个主要步骤:
1.启动项目
2.规划和设置项目
3.开展项目
4.跟踪和重新规划项目
5.结束项目


项目管理方法


合作项目管理的五步法适用于该范围内项目的任何部分。在以下情况下,跟踪项目的高层次细节是引入某些过程的理想方式:
- 你的团队是项目管理的新手。         
- 项目简单,工期短。         
- 你此前管理过此类项目。         
 
首先,在Excel中记录一些关键信息,例如:
- 项目名称         
- 项目经理         
- 项目类型         
- 开始日期和结束日期      
- 项目客户         
- 项目健康         
- 有关项目的其他评论
 
团队可以使用这些数据,决定如何改进当前项目,以及如何开发项目管理方法。
 
当你和你的团队准备好接受更多流程时,请继续采用以下五步方法:
 
1.启动项目
 
在此阶段,项目将得到审批、赞助和资源。你还会决定使用上述范围来管理项目。当然,你可以在项目进行过程中添加或删除元素,例如风险。最后,如果你使用的是项目工具,请设置包含文档和模板的团队站点。如有需要,请使用项目管理范围来识别要包含的相关元素。
 
2.规划和设置项目
 
接下来,根据团队意见规划项目,涵盖主要里程碑、任务、所有者、可能风险等领域。一起规划项目会增加团队成员的支持,任何有关任务的问题或疑虑将会浮现。
 
团队成员了解项目目标及其在实现这些目标中的作用至关重要。理解“为什么”是强大的动力。计划最终确定后,分配任务,并让团队成员知道他们的职责。召开项目启动会议,使用项目管理软件设置任务,或将两者结合,与团队成员沟通计划。
 
3.开展项目
 
此阶段将开展真正的项目工作。随着项目的进行,团队成员应该能够快速找到任务、执行任务和更新任务进度,这包括根据需要将任务标记为风险。我们推荐使用合作项目管理工具,让所有人保持一致意见,提高可见性。
 
理想情况下,应将单个任务的更新汇总到项目报告中,创建项目的整体画面。由于你可能会与利害关系人共享此类报告,因此团队成员随时更新工作状态非常重要。项目依赖于协作和沟通,你需要花一些时间定义团队动力和工作方式,也可以使用以下指导原则:
 
- 诚信是关键。
- 对你的可交付成果承担个人责任。         
- 团队合作是取得更大成功的关键。保持开放态度,期望在可交付成果之外有新任务。         
- 出现错误。承认并改正错误,总是在错误中学习。         
- 快速处理问题。问题解决后,就别管它。         
- 遵守可交付成果的截止日期和签字日期。         
- 投资时间管理实践,从而兑现你的承诺。         
- 承担赋予你的责任,并为团队做出贡献。         
- 挑战方向,然后接受团队方向。         
 
项目管理的现实是,你的团队成员可能参与一些项目,并且承担其他非项目任务。在项目启动会议上,要求团队遵循每周的节奏,这样他们就能掌控任务。


8Manage 项目管理软件


4.跟踪和重新规划项目
 
项目很少按照计划进行,因此你需要在项目进度表中包含定期跟踪和重新规划。在完成一个里程碑或在利害关系人参与的反馈会议之后,可以进行周期性的重新规划。
 
评估项目状态的方法有很多,包括项目站点中的概览、与团队成员开会、即将到来的变更请求等等。审查项目时,应评估问题和风险。问题是指在项目规划过程中发现的风险,现已成为现实。找到并解决尽可能多的问题,因为这些问题可能是项目进度表中最大的障碍。
 
检查工作报告是否存在延迟或未分配的任务,并根据需要处理这些任务。在对项目进行重大变更之前,与项目赞助人和利害关系人联系,寻求建议和授权。在重新规划项目之前,确保变更获得审批和签字同意。
 
最后,如果工作量或任务发生变化,一定要告知相关团队成员。 当然,如果项目在任何阶段偏离轨道,请花一些时间进行评估并根据需要重新规划。
 
5.结束项目
 
项目团队经常直接跳到一个新项目,而不复盘上一个项目。错过宝贵的审查和学习机会,从长期来看,不利于提高团队和项目绩效。
 
复盘项目从调查和会议开始,收集团队成员的意见,你可以用以下三个问题开始对话:
1)一切顺利吗?
2)哪里进展不顺?
3)我们应该怎么做才能改善下一个项目?
 
将你的发现记录在一个重要的位置,任何人在规划未来的目时都能使用。项目结束的另一个要素是,将新可交付成果的所有权移交给相关利害关系人。举个例子,IT团队开发了一个新的公司网站,那么现在营销团队将负责这个网站。
 
结束项目还可以通过重新分配资源和更新项目文档来达成,希望你和你的团队已经准备好以结构化的方式管理项目。
 
现代项目管理软件
 

8Manage敏捷大项目管理软件支持上述5个步骤,并为你提供轻松规划,跟踪和重新规划功能。最佳实践是内置的现代项目管理软件,可以指导你完成整个项目过程。


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