OA与电子招采，哪个更适合招采团队？

每个行业的招采团队都面临同样的挑战：如何更好地管理招采和供应流程，从而减少开支和保持健康的现金流，为客户提供优质的产品和服务。

从传统意义上讲，这说起来容易做起来难。不过，近年来，OA办公系统和电子招采软件有所发展，招采流程的优化明显变得更容易——前提是，你需要拥有合适的工具。

办公自动化（OA）系统和招采软件之间的关键区别在于，前者主要用于公司所有文件的管理，它是静态的，而后者协助完成整个招采流程，从采购订单到审批工作流和应付账款。公司需要两个系统到位，两者应结合在一起，支持招采软件访问所有公司文件。

从过往经验看，公司建立OA系统的目的只有一个：帮助公司存储和归档文件。这个功能当然有益处，使你能够轻松跟踪整个公司的数字文件和记录。但许多情况下，OA系统的好处也仅限于此。

许多招采团队选择不用OA系统，而是决定尝试专为招采设计的软件。一般来说，招采软件比标准的OA系统功能更加丰富。你不仅可以在整个公司范围内跟踪记录、应付账款发票、采购订单、文件等，员工还可以阅读、编辑和协作完成这些文件——甚至可以在他们的移动设备上进行操作。

更重要的是，高端电子招采软件的设计支持大量集成，包括OA功能。这样的平台还具有自动化功能、报告和监督功能以及自动通知功能，让团队对整个招采流程掌握更多的控制权。

此外，现代电子招采软件具有内置功能，有助于企业确保遵守所有适用于它们自身情况的法规。

而且，有了合适的电子招采软件，公司就不必担心人工评估是否符合规定——大部分评估都是自动进行的。例如，安全功能能够自动防止未经授权的支出，让高管和招采经理安心，因为他们知道，一些现成机制可以提高法规遵从性。

最终的结果是什么？更有效的招采方式和更满意的客户基础，以及，也许是最重要的——更健康的净利润。现代电子招采软件为什么能实现这些结果？我们以8Manage SRM电子招采软件为例，为你解密。


▪ 更有效的招采方式

采购产品品类需求的多样性必然导致招采方式多样性。8Manage SRM根据企业的不同需求支持不同的招采方式，包括公开招标、邀请招标、询价、竞价等，帮助企业以高效的方式获取采购价格。

每当供应商报价时，采购员可看到供应商的出价的偏差与波动，系统自动提醒采购员每一项与其采购的产品的基准价的偏离，使招标采购更加便捷高效。

▪ 更满意的客户基础

8Manage SRM电子招采软件提供一个有效的框架，用于创建不同类型的招标计划和战略，明确了质量标准及各关联方对标准的执行。

企业可以通过8Manage SPM对整个招采流程进行实时把控，跟踪每个环节业务数据变化的历史记录，招采数据能真实、精准传递，极大地方便了采购员的执行及管理层的管控。因此，招采活动各细节得以落实，信息反馈到位，人为误差减少，可以有效避免、减少抱怨，提高内部客户满意度。

▪ 更健康的净利润

采购省下的都是净利润。在8Manage SPM，采购订单与库存信息实时联动，企业可避免不必要采购。

8Manage SPM可汇总和分类整个组织架构的开支费用，创建审批架构、工作流和分配用户权限，确保采购申请在下订单前得到审批，从预算管控和审批上把好关，从而确保所有开支严格合规，帮助企业更好地降低成本，提高运营绩效。

企业还可利用系统侦察采购欺骗行为，防止采购腐败，既保证生产的高质，又可以缩减招采成本。

随着应用服务理念的提出，电子招采的优势正在日益突出，电子招标采购完全可以成为一种独立的、高级的市场交易模式。相比OA系统，8Manage SRM电子招采软件更适用于招采团队，它不但能实现招采任务自动化、招采流程规范化、采购行为可视化，还能实时连接外部供应链，快来申请免费演示吧。