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新闻与资讯

8Manage:项目问题管理的方法和建议

在项目的整个生命周期中,总会出现项目管理常见问题以及各种意想不到的问题。当这些问题出现时,你必须准备好应对它们,否则它们会影响项目的成果。大多数问题就其本质而言,都是意料之外的问题,如何能确保快速有效地处理问题呢?这就涉及到项目问题管理的方法。

理想情况下,在项目开始前,你需要一个问题解决流程,确保按计划行事,实现项目目标。问题管理是识别和解决问题的过程。员工或供应商的问题、技术故障、材料短缺等都可能对项目产生负面影响。如果问题得不到解决,可能会造成不必要的冲突、延误,甚至无法产出可交付成果。


 项目问题管理的方法和建议


问题与风险

问题和风险虽然不是一回事,但两者在本质上有共通点。在项目开始前,问题和风险都是未知的。对于风险,你通常会事先有个大概的想法,知道令人担忧的原因。但问题往往难以预测,它可能在没有征兆的情况下出现。例如,你无法找到合格的员工,这是个可识别的风险。但是,如果你的一名员工由于突发原因不能参与项目,那就成了问题。

问题日志

当问题(又称难题、差距、矛盾或冲突)出现时,你需要记录下来。创建问题日志,用于报告和交流项目情况。这能确保快速有效地提出问题、研究问题和解决问题。如果没有明确的流程,你可能会忽略问题,或者没有给予足够的重视,直到想解决它们为时已晚。大多数现代项目管理软件(例如8Manage PM)都提供问题日志功能。

问题日志能帮您实现以下内容:

拥有安全可靠的方法,供团队成员提出问题。        
跟踪每个问题,并将问题分配给特定人员。        
更轻松地分析问题,并确定问题的优先级。        
记录问题解决方案,以备将来参考和项目学习。        
监控项目总体的运行状况和状态。

问题日志内容

可以在问题日志中创建不同的问题类型,以更好地跟踪问题,并分配合适的人员来解决问题。一旦发现问题,问题的记录可帮助项目团队了解如何应对问题。问题日志内容应该包括以下信息:

技术类——与项目中的技术问题有关。
业务流程——与项目的设计有关。
变更管理——与业务变更、客户变更或环境变更有关。
资源——与设备、材料或人员问题有关。
第三方——与销售商、供应商或其他外部团体的问题有关。
提出人——记录谁发现了问题。
时间——记录问题被发现的时间。
描述——提供问题相关详情以及潜在影响。如果问题得不到解决,确定项目哪些部分将会受到影响。
优先级——为问题分配优先级。按照问题的重要程度及对项目的影响程度分为高、中、低优先级。
分配人/所有者——确定谁负责解决问题。此人可能会,也可能不会实际执行解决方案。但是,他或她负责跟踪问题,并确保根据优先级处理问题。
目标解决日期——确定解决问题的截止日期。
状态——使用清晰的标签跟踪解决方案的进度,比如:公开、调查、实施、升级和已解决,这些标签能标识问题的总体状态。
 
问题解决
 
问题管理的主要挑战之一是,迅速解决问题,然后继续推进工作,尽可能降低对项目的影响。问题出现时,问题管理框架提供决策制定的结构。记住,在设定问题管理框架时,要考虑团队的需求。同时,可通过8Manage PM项目管理软件中多种有效的机制管理项目层及活动层的问题,跟踪问题和系统性地解决问题:

把问题链接到相关的风险,变更需求和行动
提供问题地图以帮助项目人员层层深入了解问题的来龙去脉
提供问题上报机制,所有上报的问题都会红色高亮,负责人必须及时确认并处理
下一层活动提出的问题会自动汇总到上一层活动和项目层

8Manage项目问题管理

解决方案实施后审查要涵盖所有问题非常重要。越了解问题,才能为下一个项目做越充分的准备。某些问题可能再次发生,通过记录从先前项目中学到的内容,后续的项目团队就能更轻松地识别和解决问题。其他问题可能是风险模式的一部分,可以通过早期风险评估来主动识别和管理这些问题。
 
结语
 
在项目开展过程中,问题管理框架提供识别和记录问题的一种可靠方式;问题日志捕捉每个问题的详细信息,项目团队可快速查看问题状态,以及负责解决此问题的人员。添加问题管理框架,你将拥有快速有效解决问题的全面计划。这种管理问题的方法提供许多宝贵见解,可用于完善和改进未来的项目成果。利用高效的8Manage PM项目管理软件,你将可以通过不同模块、不同功能的实施和管理,深入了解项目的每一步实施状况,有效管理项目问题,从而提升企业项目管控的能力。